Proiectarea inteligentă a licitațiilor poate reduce semnificativ riscul de coluziune. Acest capitol conține o „Listă de verificare pentru conceperea procesului de achiziții publice în vederea reducerii riscurilor de trucare a licitațiilor” (Lista de proiectare a ofertelor). Această listă vizează informarea funcționarilor responsabili cu achizițiile publice cu privire la măsurile care pot contribui la planificarea și desfășurarea achizițiilor publice într-un mod care să limiteze riscurile de trucare a licitațiilor. Astfel de măsuri includ înțelegerea pieței și a potențialilor furnizori; adoptarea unor cerințe de participare a ofertanților favorabile concurenței și a unor criterii de atribuire a contractelor; nedivulgarea reciprocă a identității ofertanților; avertizarea ofertanților cu privire la existența și amploarea sancțiunilor pentru trucarea licitațiilor.
Liniile directoare OCDE pentru combaterea trucării licitațiilor în procedurile de achiziții publice (Actualizare 2025)
Abstract
Autoritățile și entitățile contractante pot lua numeroase măsuri pentru a promova concurența în domeniul achizițiilor publice și pentru a reduce riscul de trucare a licitațiilor, inclusiv cele descrise în secțiunile 2.1-2.6 din Lista de proiectare a ofertelor și rezumate în Figura 2.1.
Recomandarea OCDE privind combaterea practicilor frauduloase în materie de achiziții publice [OCDE/LEGAL/0396] prevede că autoritățile relevante ar trebui să înțeleagă caracteristicile pieței relevante, efectuând studii de piață adecvate. Cu toate acestea, autoritățile contractante ar trebui să fie conștiente de faptul că coluziunea poate afecta și influența rezultatele cercetării de piață.
În mod concret, autoritățile contractante ar trebui să ia în considerare următoarele măsuri:
Determinați cu precizie nevoile de cumpărare, concentrându-vă asupra rezultatului final dorit. În cazurile în care nu este posibilă satisfacerea cerințelor cu bunuri interoperabile cu soluțiile tehnologice existente, oferta ar trebui să acopere întregul ciclu de viață (inclusiv, de exemplu, piese de schimb, întreținere și toate celelalte servicii auxiliare), în special în cazurile în care valoarea pieței serviciilor post-vânzare este semnificativă.
Fiți la curent cu activitățile sau tendințele recente ale industriei care pot afecta concurența pentru licitație.
Să stabilească dacă piața pe care vor cumpăra sau potențialii ofertanți au un istoric de coluziune (de exemplu, dacă au existat decizii relevante de asigurare a respectării legislației ale autorității competente în materie de concurență sau dacă potențialii ofertanți au fost excluși de la licitațiile publice pentru că s-au implicat în manipularea ofertelor) sau dacă piața are caracteristici care ar putea face coluziunea mai probabilă.
Colectarea de informații privind furnizorii reali și potențiali, inclusiv din alte regiuni sau piețe, caracteristicile produselor lor, prețurile acestora și, dacă este posibil, factorii de cost ai acestora. Dacă este posibil, comparați prețurile oferite în cadrul achizițiilor publice de către alte autorități sau în sectorul privat.
Colectarea de informații cu privire la licitațiile anterioare pentru aceleași articole sau articole similare, la modificările și tendințele recente ale prețurilor, la prețurile din zonele geografice învecinate, inclusiv din străinătate, și la prețurile posibilelor bunuri, lucrări sau servicii alternative, dacă este cazul.
Contactați alți achizitori din sectorul public care au achiziționat recent articole similare din aceeași regiune sau țară sau din alte regiuni sau țări cu caracteristici similare, pentru a îmbunătăți înțelegerea bunurilor, lucrărilor sau serviciilor oferite pe piață și a participanților la acestea.
În cazul în care utilizează consultanți externi pentru a defini strategia de licitație și termenii licitației, aceștia ar trebui verificați pentru a se identifica eventualele conflicte de interese și relații cu ofertanții. Consultanții ar trebui să semneze declarații privind conflictul de interese și/sau acorduri de confidențialitate care să acopere aspectele confidențiale ale activității lor. Aceștia ar trebui să fie calificați pentru activitatea care le-a fost încredințată, să fie instruiți în ceea ce privește integritatea și concurența și să aibă obligația de a raporta orice suspiciune de comportament necorespunzător al concurenților sau orice potențial conflict de interese.
Pe termen lung, dezvoltarea expertizei interne pe piețe pentru a reduce dependența de consilierea externă, eventual prin intermediul rețelelor de profesioniști în domeniul achizițiilor publice.
Să asigure păstrarea corespunzătoare a evidențelor privind contribuțiile primite în cursul cercetării de piață și al consultării pieței, pentru a putea analiza o posibilă coluziune premergătoare licitației sau o favorizare a elaborării caietului de sarcini.
Luarea în considerare a consultării cu autoritatea competentă în materie de concurență înainte de lansarea unei oferte cu valoare sau volum mare pentru a verifica dacă există preocupări legate de concurență.
Nu publicați numele societăților și prețurile constatate în timpul cercetării de piață, de exemplu atunci când faceți publicitate ofertei.
Recomandarea OCDE privind combaterea procedurilor de ofertare în domeniul achizițiilor publice [OCDE/LEGAL/0396] prevede că autoritățile relevante ar trebui să promoveze concurența prin maximizarea participării potențialilor ofertanți printr-o serie de inițiative, cum ar fi cerințe de participare transparente și nediscriminatorii și luarea în considerare a agregării sau dezagregării ofertelor. În mod similar, Recomandarea (2021[1]) OCDE privind neutralitatea concurențială [OCDE/LEGAL/0462] recomandă ca aderenții „să stabilească condiții de concurență deschise, echitabile, nediscriminatorii și transparente în cadrul proceselor de achiziții publice, pentru a se asigura că nicio întreprindere, indiferent de proprietar, naționalitate sau formă juridică, nu beneficiază de avantaje necuvenite”. Setul de instrumente pentru neutralitatea competitivă (OECD, 2024[2]) sprijină punerea în aplicare a acestei dispoziții a recomandării, oferind consiliere detaliată cu privire la modul de asigurare a unor condiții de concurență echitabile în rândul potențialilor ofertanți.
În mod concret, autoritățile contractante ar trebui să ia în considerare următoarele măsuri:
Utilizați caiete de sarcini simple și clare.
Licitații deschise tuturor ofertanților potențiali ori de câte ori este posibil.
Atunci când se lansează invitații de participare la licitație pentru anumite întreprinderi, se invită cât mai multe și nu întotdeauna aceleași întreprinderi.
Evitați orice restricții inutile care ar putea reduce numărul de ofertanți calificați. Cerințele minime ar trebui să fie relevante și proporționale cu obiectivul, dimensiunea și conținutul contractului de achiziții publice. De exemplu:
Evitați cifra de afaceri excesivă și cerințele privind experiența anterioară. Ori de câte ori este posibil, luați în considerare alte experiențe relevante.
Evitați tratamentul preferențial pentru o anumită clasă sau tip de furnizor. Nu favorizați operatorii tradiționali (adică furnizorul actual) sau întreprinderile de stat.
Nu solicitați garanții bancare sau de altă natură disproporționate din partea ofertanților ca o condiție pentru ofertare.
Oferiți termeni de plată, cum ar fi plăți eșalonate sau cicluri de plată mai scurte pentru a face participarea mai atractivă pentru întreprinderile mici și mijlocii.
Reducerea, ori de câte ori este posibil, a constrângerilor privind participarea internațională sau non-locală la achiziții publice.
Să aibă în vedere evaluarea caracterului adecvat al ofertanților pentru executarea contractului (calificarea ofertanților) în timpul procesului de achiziții publice și nu înainte, pentru a evita coluziunea în rândul grupului precalificat și pentru a spori incertitudinea în rândul concurenților în ceea ce privește numărul și identitatea ofertanților. Evitați o perioadă foarte lungă de timp între calificare și atribuire, deoarece acest lucru poate facilita coluziunea și, dacă este posibil, nu divulgați numele ofertanților calificați.
Cu toate acestea, în cazul în care există liste de furnizori pre-aprobați, asigurați-vă că furnizorii pot fi adăugați cu ușurință la acestea în orice moment, inclusiv în timpul unei proceduri de achiziții publice înainte de termenul de depunere a ofertelor.
Să evalueze dacă acordurile-cadru (și anume acordurile privind furnizorii, prețurile și condițiile de efectuare a achizițiilor în viitor) riscă să creeze sau au creat efecte de blocare care pot facilita coluziunea, limitând autoritățile contractante să cumpere exclusiv de la furnizorii aprobați în temeiul acordului-cadru. Atunci când acordurile-cadru sunt obligatorii pentru autoritățile contractante, acest lucru poate încuraja furnizorii să concureze pentru o piață potențial mare, reducând astfel riscurile de coluziune în etapa inițială de ofertare. În orice caz, luați în considerare să nu comunicați în prealabil datele și volumele exacte ale achizițiilor planificate în temeiul acordului-cadru și să vă concentrați asupra calității în raport cu prețul.
Reducerea costurilor de pregătire a ofertei prin:
Furnizarea tuturor informațiilor privind contractul, procesul de selecție, mecanismele de stabilire a câștigătorilor, printre altele, în anunțarea ofertei. Cu toate acestea, să ia în considerare o abordare echilibrată în ceea ce privește nivelul de detaliere furnizat cu privire la mecanismul de decizie a câștigătorului, pentru a descuraja strategiile de trucare a licitațiilor.
Raționalizarea procedurilor de licitație în funcție de timp și de produse (de exemplu, utilizarea acelorași formulare de candidatură, solicitarea aceluiași tip de informații, utilizarea unor clauze contractuale generale standardizate etc.). Să urmărească îmbunătățirea continuă a formularelor și a modelelor de achiziții publice, pe baza experienței dobândite.
Agregarea ofertelor, inclusiv, dacă este necesar, prin achiziții publice comune cu alte autorități contractante, pentru bunuri, servicii sau lucrări similare, atunci când autoritatea contractantă se așteaptă ca achizițiile mai mari să atragă mai mulți ofertanți și oferte mai competitive. Să se asigure că o astfel de agregare sau achiziții publice comune are sens din punct de vedere comercial și nu riscă concentrarea ofertei pe termen mediu și lung și nici nu împiedică întreprinderile mici și mijlocii să participe. În general, aveți grijă să mențineți un lanț de aprovizionare competitiv.
Acordarea unui timp adecvat pentru pregătirea și depunerea unei oferte. Să aibă în vedere publicarea în prealabil a informațiilor generale privind proiectele viitoare pe portalul (portalurile) de achiziții publice și pe platformele comerciale și profesionale. În cazul în care sunt publicate, planurile anuale de achiziții nu ar trebui să includă valoarea și ora exacte estimate ale fiecărei oferte.
Ori de câte ori este posibil, permiteți oferte pentru anumite loturi sau obiecte din contract sau pentru combinații ale acestora (licitație pentru pachete), mai degrabă decât oferte doar pentru întregul contract. De exemplu, în cazul contractelor mai mari, să ia în considerare licitarea loturilor (părților) de contracte care ar fi atractive și adecvate pentru întreprinderile mici și mijlocii, ținând seama de lista de verificare a OCDE pentru protejarea concurenței atunci când se împart contractele în loturi. (OECD, 2018[3]) În special, pe piețele foarte concentrate, unde se așteaptă puține oferte, se evită divizarea ofertelor într-un număr de loturi care corespund numărului de ofertanți potențiali sau sunt un multiplu al numărului de ofertanți. Acest lucru poate facilita coluziunea, permițând împărțirea loturilor între ofertanți, în special dacă valoarea loturilor respective este similară.
să solicite ofertanților să dezvăluie dacă aceștia sau grupurile lor economice au fost amendați sau excluși de la licitațiile publice pentru trucarea licitațiilor în ultimii cinci ani și să consulte bazele de date disponibile ale furnizorilor excluși.
Fiți flexibili în ceea ce privește numărul minim de ofertanți. Analizați dacă este posibil să se obțină un rezultat competitiv de la mai puțini ofertanți, mai degrabă decât de la o nouă licitație, ceea ce este de natură să clarifice faptul că concurența este redusă.
Elaborarea caietului de sarcini este o etapă a ciclului de achiziții publice care este vulnerabilă la prejudecăți, fraudă și corupție. Specificațiile ar trebui să fie clare, cuprinzătoare și nediscriminatorii pentru a exclude orice risc de favoritism sau arbitrar.
Modul de redactare a caietului de sarcini afectează numărul și tipul de furnizori care sunt atrași de ofertă și, prin urmare, succesul procesului. Cu cât specificațiile sunt mai clare, cu atât va fi mai ușor pentru potențialii furnizori să le înțeleagă și cu atât vor avea mai multă încredere în pregătirea și depunerea ofertelor. Claritatea nu trebuie confundată cu predictibilitatea. Calendarele de achiziții previzibile și cantitățile neschimbate vândute sau cumpărate pot facilita coluziunea. O valoare mai mare și oportunități de achiziții mai puțin frecvente, cu calendare de licitație și cantități neregulate, pot spori stimulentele ofertanților de a concura, deoarece astfel de licitații sunt mai dificil de împărțit între concurenți.
În mod concret, autoritățile contractante ar trebui să ia în considerare următoarele măsuri:
Definiți caietul de sarcini cât mai clar posibil. Caietul de sarcini ar trebui să fie verificat în mod independent înainte de publicarea ofertei, de exemplu pe plan intern (în cadrul autorității contractante) și pe plan extern (împreună cu alte organisme din sectorul public), pentru a se asigura că acesta poate fi înțeles în mod clar. Acestea nu ar trebui să lase furnizorilor posibilitatea de a interpreta caietul de sarcini după atribuirea ofertei.
Utilizați specificații funcționale și de performanță și precizați ce este de fapt necesar, mai degrabă decât modul în care trebuie făcut sau furnizarea unei descrieri sau a unei trimiteri la anumite mărci sau brevete. Acest lucru va încuraja soluțiile inovatoare și raportul calitate-preț.
Ori de câte ori este posibil, evitați stabilirea de standarde naționale în caietul de sarcini fără a recunoaște posibilitatea unor standarde internaționale echivalente, încurajând astfel participarea străină sau nelocală la procedura de achiziții publice.
Distingeți, ori de câte ori este posibil, între standardele obligatorii și cele voluntare și, dacă este posibil, permiteți oferte bazate pe alte tipuri de certificare.
Definirea specificațiilor care să permită înlocuirea bunurilor, lucrărilor sau serviciilor, ori de câte ori este posibil. Sursele alternative sau inovatoare de aprovizionare îngreunează coluziunea.
Evitați inițierea procedurii de ofertare în timp ce contractul se află în primele etape ale caietului de sarcini. O definiție cuprinzătoare a nevoii de achiziții publice este esențială pentru o bună achiziție publică. Atunci când acest lucru este inevitabil, de exemplu pentru proiectele inovatoare, utilizați metode de achiziții aplicabile care permit dezvoltarea soluției împreună cu furnizorii aleși, justificând în mod corespunzător utilizarea unor astfel de metode.
Evitați previzibilitatea cerințelor contractuale: să ia în considerare modificarea dimensiunii și a calendarului licitațiilor. În general, evitați să licitați contracte cu valori identice în același timp sau unul după altul, deoarece acestea pot fi partajate mai ușor între concurenți.
Eficiența procesului de achiziție va depinde de procedurile de licitație alese, dar și de modul în care este concepută și realizată oferta. Transparența este indispensabilă pentru o procedură solidă de achiziții publice care să contribuie la combaterea corupției. Transparența ar trebui realizată într-un mod echilibrat, pentru a evita facilitarea coluziunii prin diseminarea de informații dincolo de cerințele legale.
Recomandarea OCDE privind combaterea practicilor frauduloase în materie de achiziții publice [OCDE/LEGAL/0396] prevede că autoritățile relevante ar trebui să conceapă procesul de licitație astfel încât să evite dezvăluirea reciprocă a identității ofertanților și să utilizeze, în măsura posibilului, sisteme electronice de achiziții publice pentru toate etapele procesului de achiziții publice.
În mod concret, autoritățile contractante ar trebui să ia în considerare următoarele măsuri:
Soluționarea on-line și anonimă a întrebărilor furnizorilor interesați cu privire la procedura de ofertare și la caietul de sarcini. Împărtășiți informațiile semnificative furnizate ca răspuns la o interogare prompt și anonim cu toți potențialii ofertanți.
Limitarea cât mai mult posibil a comunicărilor dintre ofertanți în timpul procesului de licitație. De exemplu, dacă ofertanții trebuie să efectueze o inspecție la fața locului, evitați să adunați ofertanții în aceeași unitate în același timp.
Mijloacele electronice ar trebui utilizate pentru toate etapele procesului de achiziții publice, dacă este fezabil. Ofertanții nu ar trebui să se poată identifica între ei.
să solicite ofertanților să prezinte în oferta lor structura lor corporativă și proprietatea, inclusiv beneficiarul real, numele contractanților lor comuni și/sau al subcontractanților, dacă este cazul. Ofertanții ar trebui, de asemenea, să aibă obligația de a dezvălui legăturile cu alte societăți care sunt relevante pentru oferta respectivă (de exemplu, dacă ofertantul ar achiziționa produse de la un alt ofertant).
Evitați, ori de câte ori este posibil, deschiderea publică a ofertelor și nu dezvăluiți identitatea sau numărul ofertanților altor participanți pe piață în timpul procesului de licitație.
Luați în considerare cu atenție ce informații sunt dezvăluite ofertanților în momentul deschiderii ofertei.
Atunci când publicați rezultatele unei licitații, analizați cu atenție ce informații sunt publicate și evitați divulgarea de informații sensibile din punct de vedere concurențial, deoarece acest lucru poate facilita formarea de scheme de trucare a licitațiilor. Funcționarii responsabili cu achizițiile publice ar trebui să fie formați cu privire la tratamentul informațiilor sensibile din punct de vedere comercial și confidențiale.
Chiar dacă pentru stabilirea caietului de sarcini sunt utilizați consultanți externi, procesul de achiziții publice ar trebui să se desfășoare la nivel intern.
Criteriile de evaluare a ofertelor și de atribuire a contractelor afectează intensitatea și eficacitatea concurenței în cadrul procedurii de ofertare.
Recomandarea OCDE privind combaterea practicilor frauduloase în materie de achiziții publice [OCDE/LEGAL/0396] prevede că autoritățile relevante ar trebui să semneze caietul de sarcini și criteriile de selecție și de atribuire care îmbunătățesc intensitatea și eficacitatea concurenței în cadrul procesului de licitație.
În mod concret, autoritățile contractante ar trebui să ia în considerare următoarele măsuri:
Să ia în considerare posibilul impact pe care alegerea criteriilor de atribuire l-ar putea avea asupra concurenței viitoare.
Să analizeze dacă alte criterii de atribuire a contractelor decât prețul sau în plus față de preț (calitate, inovare, termene de livrare, durata garanțiilor, servicii post-vânzare, economii operaționale etc.) pot conduce la un rezultat mai bun, pot îngreuna coluziunea și/sau pot încuraja dezvoltarea unor soluții inovatoare de aprovizionare în viitor. Criteriile de atribuire bazate pe preț sunt mai adecvate atunci când caracteristicile calitative ale bunului, lucrării sau serviciului sunt ușor de definit.
Ori de câte ori este posibil, adăugați criterii pentru a rezolva orice legătură între ofertanți. Să investigheze motivele unor oferte identice și, dacă este necesar, să ia în considerare reemiterea invitației de participare la procedura de ofertare.
Atunci când oferta este împărțită în loturi, evitați să solicitați ca un ofertant să câștige doar unul sau doar un anumit număr de loturi. O astfel de limitare poate facilita divizarea contractelor între ofertanți (în special în cazul în care valoarea loturilor este similară) și/sau poate descuraja participarea, deoarece societățile pot să nu liciteze dacă pot câștiga doar câteva loturi. Cu toate acestea, limitarea numărului de loturi pe care le poate câștiga un singur ofertant poate proteja concurența viitoare, în special pe piețele în care există riscul ca loturile să fie câștigate de un singur ofertant, cum ar fi piețele cu puțini operatori, barierele ridicate la intrare și costurile de schimbare a furnizorului.
Utilizați un preț de referință numai dacă se bazează pe o cercetare aprofundată a pieței. Nu publicați prețul de referință, ci îl păstrați la dosar și îl puneți la dispoziția altor autorități care ar putea avea nevoie să îl cunoască, cum ar fi autoritățile de concurență sau auditorii din sectorul public.
Să își rezerve dreptul de a anula achiziția publică în cazul în care rezultatul licitației nu este competitiv.
Recomandarea OCDE privind combaterea manipulării ofertelor în domeniul achizițiilor publice [OCDE/LEGAL/0396] prevede că autoritățile relevante ar trebui să solicite tuturor ofertanților să semneze o atestare, cum ar fi un certificat de stabilire independentă a ofertei, a faptului că oferta depusă este autentică, necoluzivă și făcută cu intenția de a accepta contractul în cazul în care este atribuită și să includă în invitația de participare la licitație un avertisment privind sancțiunile pentru manipularea ofertelor.
În mod concret, autoritățile relevante ar trebui să ia în considerare următoarele măsuri:
Să solicite ofertanților să prezinte un certificat semnat de stabilire independentă a ofertei și să dezvăluie orice comunicare cu concurenții. Își rezervă dreptul de a respinge ofertele în cazul în care un astfel de certificat lipsește sau în cazul în care ofertantul indică faptul că a comunicat cu concurenții.
Pe lângă avertismentul privind sancțiunile pentru trucarea licitațiilor (inclusiv amenzile, posibila excludere, posibilele sancțiuni penale și dreptul de a solicita despăgubiri pentru prejudiciile cauzate de carteluri), furnizați informații privind programul de clemență aplicabil în documentele licitației.
Să utilizeze mecanisme de raportare anonimă pentru terți (cum ar fi angajații întreprinderilor, funcționarii responsabili cu achizițiile publice și/sau cetățenii), cum ar fi un sistem de denunțare a neregulilor gestionat de autoritățile din domeniul achizițiilor publice sau al concurenței. Furnizați informații cu privire la astfel de mecanisme de avertizare în interes public în documentele de licitație. Explicați unde și cum pot fi depuse plângerile (și, dacă sunt disponibile, furnizați datele de contact) și asigurați confidențialitatea.
