기업지배구조 체계는 주주의 권리 행사를 보호하고 활성화해야 하며, 소수주주와 외국인 주주를 포함한 모든 주주의 평등한 대우를 보장해야 한다.
모든 주주는 합리적인 비용으로 과도한 지체 없이 자신의 권리 침해에 대하여 효과적으로 구제받을 수 있는 기회를 가져야 한다.
주식 투자자는 재산권을 가지며, 상장회사의 주식은 매입, 매각 또는 양도될 수 있다. 또한 주식은 투자자에게 회사의 이익 배분에 참여할 수 있는 권리와 투자 규모에 비례한 책임을 부여한다. 아울러 주식 소유권은 회사에 대한 정보를 얻을 수 있는 권리와 주주총회에 참여하고 투표함으로써 회사에 영향을 미칠 수 있는 권리를 제공한다.
그러나 현실적으로 주주 투표(referendum)만으로는 회사를 경영할 수 없다. 주주는 개인과 기관으로 구성되며, 이들의 이해관계, 목표, 투자 기간 및 역량은 다양하다. 또한 회사 경영진은 사업상 의사결정을 신속하게 내릴 수 있어야 한다. 이러한 현실과 빠르게 움직이고 끊임없이 변화하는 시장에서 회사 업무를 관리하는 복잡성을 고려할 때 주주가 회사 활동 관리에 대한 책임을 질 것으로 기대되지는 않는다. 회사 전략 및 운영에 대한 책임은 일반적으로 이사회와 경영진에 있으며, 경영진은 이사회에 의해 선임되고 목표가 부여되며, 필요시 교체될 수 있다.
회사에 영향을 미칠 수 있는 주주의 권리는 이사회 구성원 선임이나 기타 이사회 구성에 영향을 미치는 수단, 회사 정관 개정, 특별 거래 승인, 회사법 및 회사 내부 규정에 명시된 기본 이슈들과 같은 특정 근본적인 이슈에 중점을 두고 있다. 이는 주주의 가장 기본적인 권리로 간주되며, 대부분의 국가에서 법적으로 인정되고 있다. 개별 이사회 구성원이나 이사회 구성원 후보의 직접 지명, 주식의 담보 설정, 이익 분배 승인, 이사회 구성원 및/또는 주요 임원 보수에 대한 투표권, 중요 특수관계인 거래의 승인 등의 추가적인 권리도 많은 국가에서 확립되고 있다.
투자자가 제공하는 자본이 회사 경영진, 이사회 구성원 또는 지배주주에 의한 오용이나 남용으로부터 보호될 것이라는 투자자의 확신은 자본시장이 발전하고 원활하게 작동하는 데 있어 중요한 요소이다. 반대로, 비효율적인 기업지배구조 메커니즘은 이사회, 경영진 및 지배주주가 비지배주주를 희생시키면서 자신의 이익을 증진하는 활동에 참여할 기회를 제공할 수 있다. 투자자 보호를 위하여 사전적 권리와 사후적 권리를 구분하는 것이 유용할 수 있다. 사전적 권리에는 특정 주주의 우선권과 특정 결정에 대한 가중 다수결 등이 있다. 사후적 권리는 권리가 침해된 경우 시정을 요구하는 것을 허용한다. 법률 및 규제 체계의 집행이 취약한 국가에서는 주주총회 안건을 상정하기 위해 낮은 소유지분 기준을 적용하거나 특정 중요 결정에 대해 초다수의결(supermajority)을 요구하는 등 사전에 주주의 권리를 강화하는 것이 바람직할 수 있다. 이 원칙은 기업지배구조에서 외국 주주와 국내 주주의 동등한 대우를 지지하며, 외국인 직접 투자를 규제하는 정부 정책을 지지하지 않는다.
주주가 권리를 행사할 수 있는 방법 중 하나는 경영진과 이사회 구성원을 상대로 법적, 행정적 절차를 제기하는 것이다. 경험에 따르면, 주주 권리보호 수준을 결정하는 중요한 요소는 합리적인 비용으로 과도한 지체 없이 고충을 처리할 수 있는 효과적인 방법의 존재 여부이다. 소수주주들이 자신의 권리가 침해되었다고 믿을 만한 합리적인 근거가 있을 때 소송을 제기할 수 있는 메커니즘을 법체계에서 허용할 경우 소액투자자들의 신뢰는 높아진다. 일부 국가에서는 소송 비용의 분배가 적절하게 설정된 경우 회사를 대신하여 소수주주가 제기한 대표소송이 이사의 신인 의무를 강제하기 위한 효율적인 추가 도구 역할을 하고 있다. 이러한 집행 메커니즘을 제공하는 것은 입법기관과 규제기관의 핵심적인 책임이며, 법원의 역량과 수준도 중요한 역할을 한다.
투자자가 법원에 회사 활동에 이의를 제기할 수 있도록 하는 법률 체계는 과도한 소송으로 이어질 위험이 있다. 이에 많은 법률 체계에서는 소의 남용으로부터 경영진과 이사회 구성원을 보호하기 위해 스크리닝 메커니즘 형태의 조치들, 예를 들어 소의 이익을 평가하는 본안재판 전 절차, 경영진과 이사회 구성원의 조치에 대한 면책 조항(경영판단원칙 등), 정보 공시에 대한 면책 조항 등을 도입했다. 궁극적으로 투자자가 소유권 침해에 대한 구제를 모색하도록 허용하면서 과도한 소송을 방지할 수 있도록 균형이 이루어져야 한다.
많은 국가에서는 증권 규제기관이나 기타 기구가 조직한 행정 심리 또는 중재 절차와 같은 대체 판결 절차가, 적어도 1심 수준에서는 주주 권리를 보호하는 효율적인 방법이라고 보고 있다. 전문 법원에서의 절차는 적시에 금지 명령을 얻고 침해 주장에 대한 증거를 수집하여 궁극적으로 주주 권리 침해에 대한 효과적인 구제를 촉진하는 실질적인 도구가 될 수 있다.
II.A. 주주의 기본 권리에는 다음과 같은 권리가 포함되어야 한다: 1) 소유권의 안전한 등록, 2) 주식의 양도, 3) 회사 관련 중요 정보의 적시 및 정기적 획득, 4) 주주총회 참여 및 의결권 행사, 5) 이사회 구성원의 선임 및 해임, 6) 회사 이익의 공유, 7) 외부감사인 선출, 임명 또는 승인.
II.B. 주주는 다음과 같은 기본적인 회사 변화에 관한 결정에 대해 충분한 정보를 얻고 이를 승인하거나 참여할 권리가 있어야 한다: 1) 회사의 정관 또는 이와 유사한 회사의 기본 규칙을 정하는 문서의 개정, 2) 신주 발행의 승인, 3) 사실상 회사 매각으로 이어지는 회사 자산의 양도를 포함한 특별 거래.
회사가 공동 회사 및 관계 회사를 설립하고 운영 자산, 현금흐름 권리 및 기타 권리와 의무를 이전하는 능력은 사업의 유연성과 복잡한 조직에서 권한을 위임하는 데 중요하다. 또한 이를 통해 회사는 운영 자산을 매각하고 지주회사로 전환할 수 있다. 그러나 적절한 견제와 균형이 없으면 이러한 가능성이 남용될 수도 있다.
II.C. 주주들은 주주총회에 효과적으로 참여하고 의결할 수 있는 기회를 가져야 하며, 의결 절차를 포함하여 주주총회에 적용되는 규정에 대한 정보를 제공받아야 한다.
II.C.1. 주주들은 총회의 일자, 형식, 장소 및 안건에 관한 충분한 정보를 시의적절하게 제공받아야 하며, 주주총회에서 결정될 사안에 대해서도 자세하고 충분한 정보를 시의적절하게 제공받아야 한다.
II.C.2. 주주총회의 절차, 형식 및 과정에 있어서 모든 주주가 공평하게 대우받을 수 있도록 하여야 한다. 회사의 절차가 의결권 행사를 지나치게 어렵게 하거나 비용이 많이 들도록 해서는 안 된다.
주주총회 참여는 주주의 기본적인 권리이다. 경영진과 지배주주는 종종 비지배주주나 외국인 투자자가 회사의 방향에 영향을 미치려는 시도를 저지하려고 노력해 왔다. 일부 회사는 의결권 행사에 대하여 수수료를 부과하였다. 다른 잠재적인 장애물로는 의결권 대리행사 금지, 주주총회 직접 참석 요구, 관련 없는 의안에 대한 병합, 접근이 불편한 장소에서의 주주총회 개최, 거수투표만 허용하는 경우 등이 있다. 그 외에도, 다른 절차로 인해 소유권 행사가 사실상 불가능할 수도 있다. 예를 들어, 주주총회 관련 정보가 주주총회 일자와 지나치게 가까운 시점에 송부되어 투자자들이 숙고하고 협의할 시간을 갖지 못할 수 있다. 많은 회사들이 주주들과의 더 나은 의사결정 채널을 마련하고 더 나은 의사결정을 위해 노력하고 있다. 회사는 주주총회 참여에 대한 인위적인 저해요소를 제거하기 위하여 노력하여야 하며, 이를 위하여 의결권 대리행사 권유 관련 참고자료의 전자적 배포, 신뢰성 있는 투표 확인 시스템 등 의결권 대리행사를 촉진할 수 있는 기업지배구조 체계를 수행해야 한다. 민간 영역의 의결권 관련 인프라가 취약한 국가에서는 규제당국이 불공정 투표 관행을 억제할 수 있어야 한다.
II.C.3. 국가는 주주의 참여를 촉진하고 참여비용을 줄이기 위하여 주주의 원격 참여가 가능한 주주총회를 허용해야 한다. 주주총회는 모든 주주에게 정보에 접근하고 참여할 기회를 동등하게 보장하는 방식으로 진행되어야 한다.
가상 또는 하이브리드 방식(일부 주주는 현장에 참석하고 다른 주주는 가상으로 참석하는 방식)의 주주총회는 참여 시간과 비용을 줄여 주주의 주주총회 참여를 향상시키는 데 도움이 된다. 가상 플랫폼 제공업체를 이용함으로써 회사에 추가 비용이 발생할 수 있으나, 이를 통해 주주의 안건 및 관련 정보에 대한 접근을 간소화하고 주주의 의견과 질문을 고려하고 해결할 수 있는 안전한 인프라와 보다 효율적인 수단 또한 제공할 수 있다. 그러나 원격 주주총회가 현장 주주총회에 비해 주주들이 이사회와 경영진에 관여하고 질문할 수 있는 기회를 제한하지 않도록 적절한 주의가 필요하다. 일부 국가에서는 이사회와 경영진이 질문의 수집, 구성, 답변 및 공개 방법 등을 투명하게 처리하도록 보장하기 위해 주주 질문, 응답 및 공개 절차를 포함하여 원격 주주총회를 용이하게 진행하기 위한 지침을 발표하였다. 이러한 지침은 또한 주주총회의 가상 접속을 저해할 수 있는 기술적 방해 요소를 어떻게 처리할 것인지에 대해서도 다룰 수 있다.
많은 회사가 기술 공급업체에 의존하여 주주총회 원격 참여를 관리하고 있다. 서비스 제공업체 선정 시 공정하고 투명한 주주총회 진행을 지원하기 위한 적절한 전문성과 데이터 처리 및 디지털 보안 역량을 갖추고 있는지, 특히 보다 엄격한 보안조치가 필요한 개인 데이터와 관련하여, 서비스 운영 과정의 각각의 절차에 대한 적절한 기술적 및 조직적 보안조치를 갖추고 있는지를 고려하는 것이 중요하다. 이러한 절차는 참석자의 보안 인증을 통해 주주의 신원을 확인하고, 주주의 평등한 참여와 주주총회 개최 전 투표 결과의 비밀 및 보안을 보장할 수 있어야 한다.
II.C.4. 주주는 연례 외부감사 등에 대한 사항을 포함하여 이사회에 질문하고, 총회의 안건을 상정하고, 합리적인 제한 조건 하에서 의안을 제안할 수 있는 기회를 가져야 한다.
많은 국가에서는 주주의 총회 참여를 독려하기 위해 주주들이 의안을 제출하는 간단한 절차를 통해 의제에 의안을 추가하고, 총회에 앞서 질의서를 제출하도록 하여 투명성을 보장하는 방식으로 경영진과 이사회 구성원으로부터 적절한 답변을 얻을 수 있도록 주주 역량을 개선시켜 왔다. 주주들은 감사보고서와 관련하여 질문을 할 수 있어야 하고, 회사는 그러한 기회가 남용되지 않도록 하여야 한다. 예를 들어, 주주 제안이 주주총회 의제로 상정되기 위해서는 일정 수준의 주식가치나 주식 비율 또는 의결권을 보유하고 있는 주주들의 지지를 받아야 한다고 요구하는 것이 합리적이다. 이 기준은 소수주주의 주주제안이 실효적으로 방해받지 않도록 소유 집중도를 고려하여 결정되어야 한다. 주주총회에서 승인된 주주 제안은 이사회에서 논의되어야 한다.
II.C.5. 이사회 구성원의 후보 지명 및 선임과 같은 주요 기업지배구조 결정에 대한 효과적인 주주 참여가 촉진되어야 한다. 주주는, 해당되는 경우, 이사회 구성원 및/또는 주요 임원의 보수에 대해 주주총회에서의 의결권 행사 등을 포함한 방법을 통해 자신의 견해를 밝힐 수 있어야 한다. 이사회 구성원 및 직원에 대한 주식 연계 보상 계획은 주주의 승인을 받아야 한다.
이사회 구성원을 선임하는 것은 주주의 기본적인 권리이다. 효과적인 선임 절차를 위하여 주주들이 이사회 구성원의 후보 지명에 참여하고 개별 후보자 또는 다양한 후보자 목록에 투표할 수 있어야 한다. 이를 위해 여러 국가에서는 주주가 남용 방지 범위 내에서 회사의 의결권 관련 자료에 접근할 수 있도록 하고 있다. 후보자 추천과 관련하여 많은 회사의 이사회는 추천 절차의 올바른 준수와 투명성을 보장하며, 균형성, 다양성 및 자격을 갖춘 임원 후보를 찾는 것을 용이하게 하고 조직화하기 위해 추천위원회를 설치하였다. 독립적인 이사회 구성원이 추천위원회에서 중요한 역할을 맡는 것은 좋은 사례로 인식되고 있다. 또한 선정 과정을 더욱 개선하기 위해, 이 원칙은 각 후보자의 능력과 적합성에 대한 정보를 바탕으로 평가할 수 있도록 후보자의 경험과 배경, 후보 지명 과정을 시기적절하게 완전히 공시할 것을 요구한다. 일부 국가에서는 후보자의 타 이사회 또는 위원회 직책에 대한 정보도 공시하도록 요구하거나 그렇게 하는 것이 좋은 사례로 인식되고 있으며, 일부 국가에서는 후보 지명된 직위도 공시해야 한다.
이 원칙은 이사회 구성원과 주요 임원의 보수 공시를 요구한다. 특히, 주주들이 보상 정책뿐만 아니라 보상 정책에 따라 실행된 총 보수 및 보수 구조를 아는 것이 중요하다. 또한 주주들은 이사회의 역량과 이사회 후보자에게 추구해야 할 자질을 평가할 때 보상과 회사 성과의 연관성에 대해서도 관심을 갖고 있다. 다양한 형태의 세이온페이(say-on-pay)(구속적 또는 자문 성격의 투표, 사전 및/또는 사후, 이사회 구성원 및/또는 핵심 임원, 개인 및/또는 총 보수, 보상 정책 및/또는 실제 보수)는 주주 정서의 강도와 분위기를 이사회에 전달하는 중요한 역할을 한다. 주식 기반 보상 계획(equity-based scheme)은 주주의 자본을 잠재적으로 희석시키고 경영진의 인센티브를 높게 결정할 수 있기 때문에 개별 또는 계획 전체에 대한 정책에 대해 주주의 승인을 받아야 한다. 기존 계획에 중대한 변경이 있는 경우에도 주주의 승인이 필요하다.
II.C.6. 주주들은 직접 또는 부재자 투표를 할 수 있어야 하며, 직접 또는 부재자 투표에도 동등한 효력이 부여되어야 한다.
주주 확인 및 참여를 강화한다는 목표는 국가 및/또는 회사가 투표 과정에서 정보통신기술 사용의 확대를 장려한다는 것을 의미하고, 이는 원격 및 대면 주주총회 모두에 대해 모든 상장회사에서의 안전한 전자투표를 포함한다. 이 원칙은 의결권 대리 행사를 일반적으로 허용할 것을 권고한다. 실제로, 투자자들의 의결권 대리 행사를 허용하는 것은 주주 권리의 증진과 보호를 위해 중요하다. 기업지배구조 체계는 위임장 보유자의 지시에 따라 투표가 이루어질 수 있도록 보장해야 한다. 회사가 위임장을 취득할 수 있는 국가에서는 주주총회 의장(회사가 획득한 주주 위임장을 일반적으로 수령하는 사람)이 의사표시가 없는 위임장에 부여된 의결권을 행사하는 방법을 공개하는 것이 중요하다. 이사회나 경영진이 회사 연기금 및 우리사주 보유 계획에 대한 위임장을 보유하는 경우 의결권 행사 방향을 공개해야 한다. 많은 국가에서 자사주와 자회사가 보유한 회사 주식에 대하여 의결권을 허용하지 않거나 정족수 계산에서도 제외시키는 것을 요구하거나 그렇게 하는 것이 좋은 사례로 인식되고 있다.
II.C.7. 해외 투표의 장애요소는 해소되어야 한다.
외국인 투자자는 중개기관들의 연결망을 통해 주식을 보유하는 경우가 많다. 주식은 일반적으로 해외 중개기관 및 중앙 증권 예탁기관에 계좌가 있는 증권 중개기관의 계좌에 보유되며, 상장회사는 제3의 국가에 소재해 있는 경우가 많다. 이러한 국가 간 연결은 외국인 투자자의 의결권 행사 자격 결정 및 해당 투자자와의 의사소통 과정과 관련하여 특별한 어려움을 야기한다. 이러한 어려움과 매우 짧은 통지기간만 제공하는 관행으로 인해, 주주들은 회사의 소집 통지에 대응하고 의사결정에 필요한 정보를 충분히 검토할 시간이 매우 제한적인 경우가 많다. 이로 인해 해외 투표가 어려워질 수 있다. 법률 및 규제 체계는 해외 투표에 대해 누가 의결권을 통제할 자격이 있는지, 필요한 경우 예탁망을 간소화할 수 있는 곳을 명확히 해야 한다. 더욱이 외국인 투자자가 국내 투자자와 사실상 동일한 소유권을 행사할 수 있는 기회를 가질 수 있도록 통지기간을 보장해야 한다. 외국인 투자자의 투표 참여를 더욱 촉진하기 위해서는 법률, 규정 및 회사 관행에서 그들이 전자적 수단을 통해 비차별적인 방식으로 투표에 참여할 수 있도록 허용해야 한다.
II.D. 기관투자자를 포함한 주주들은 남용 방지 예외 하에 이 원칙에서 정의된 기본적인 주주 권리에 관한 문제에 대해 서로 협의할 수 있어야 한다.
소유가 분산된 회사에서는 개별 주주가 회사에 대한 지분이 너무 적어 조치를 취하거나 성과를 모니터링하는 데 드는 비용을 감당하기 어렵다는 인식이 오랫동안 지속되어 왔다. 더욱이, 소수주주들이 그러한 활동에 자원을 투자했다면 다른 주주들은 별다른 기여 없이 이익을 얻을 것이다. 많은 경우 기관투자자들은 개별 회사에 대한 소유 지분을 제한하는 데, 이는 투자 여력을 초과하거나 한 기업에 적절한 수준이나 허용 기준보다 더 많은 자산을 투자해야 하기 때문이다. 다각화에 우호적인 이 비대칭성을 극복하려면, 가령 주주가 실질주주 보고사항 등의 해당 법규를 준수하는 경우 지배구조 개선을 위하여 이사회 구성원 후보 선출 및 선임, 안건 제안, 회사와 직접 논의 등의 활동에 협력하고 조율하는 것이 허용되고 장려되어야 한다. 일부 주요 기관투자자들은 기후 관련 이슈를 다루기 위해 협력하는 계획을 수립하였다. 지배주주가 있는 상장회사의 경우, 이러한 조치는 소수주주의 이익을 보호하는 동시에 회사 문제에 대한 발언권을 강화하는 데 도움이 된다. 보다 일반적으로, 주주들은 의결권 대리행사 권유의 절차를 따르지 않더라도 상호 의사소통을 할 수 있어야 한다.
그러나 투자자 간의 협력이 시장을 조작하고 기업인수규정 또는 공시규정을 우회할 목적으로 회사에 대한 지배권을 획득하는 데 사용될 수도 있다는 점을 인식해야 한다. 더욱이, 투자자 간의 협력은 경쟁 관련 법규를 회피하기 위한 목적으로 활용될 수도 있다. 따라서 반경쟁적 행동과 남용 행위를 방지하기 위해 안전장치가 필요할 수 있으며, 이는 특히 기관투자자가 상장회사의 주요 소유자이고 이들의 공동 행동이 회사의 결정에 미치는 영향이 더 큰 국가에서는 더욱 그렇다. 공동 행동은 공시를 통해 시장에 해당 조치의 범위를 명확하게 할 수 있다. 그러나 투자자 간 협력이 회사 지배권 문제와 뚜렷하게 연관되지 않거나 시장 효율성 및 공정성에 대한 우려와 상충하지 않을 경우, 보다 효과적인 소유권의 이점을 누릴 수 있다. 주주들에게 명확성과 확실성을 제공하기 위해 규제기관은 협력의 형태와 합의가 인수, 경쟁 및 기타 규제에서 금지되는 공동행위에 해당하는지에 관한 지침을 마련할 수 있다.
II.E. 보통 주식을 포함한 동일한 종류주식의 모든 주주는 동등하게 대우받아야 한다. 모든 투자자들은 주식 매입 전에 모든 종류주식에 부여된 권리에 대한 정보를 얻을 수 있어야 한다. 경제적 권리 또는 의결권의 모든 변경사항은 부정적인 영향을 받는 종류주식의 승인을 받아야 한다.
회사의 최적 자본 구조는 주주의 승인을 받아 경영진 및 이사회에 의해 결정되는 게 가장 적절하다. 일부 회사는 회사 이익 배분 측면에서 우선권을 갖지만 일반적으로 의결권이 제한되거나 전혀 없는 우선주를 발행한다. 회사는 또한 의결권이 제한되거나 없는 참여 증명서(participation certificate) 또는 주식을 발행할 수 있는데, 이는 온전한 의결권을 가진 주식과 다른 가격으로 거래될 수 있다. 이 모든 구조는 회사의 최대 이익과 비용 효율적인 자금 조달에 도움이 되는 방향으로 위험과 보상을 분배하는 데 효과적일 수 있다.
동일 종류주식은 동일한 권리를 보유해야 한다. 투자자는 투자하기 전에 자신의 의결권에 관한 정보의 제공을 기대할 수 있다. 일단 투자한 후에는 의결권 보유자가 결정에 참여할 기회를 갖지 않는 한 그들의 권리가 변경되어서는 안 된다. 다양한 종류주식에 대한 의결권을 변경하려는 제안은 영향을 받는 범주 내에 있는 의결권 주식의 특정 다수(일반적으로 과반)에 의한 승인을 받기 위해 주주총회에 제출되어야 한다.
II.F. 특수관계인 거래는 이해상충의 적절한 관리를 보장하고 회사와 주주의 이익을 보호하는 방식으로 승인되고 수행되어야 한다.
II.F.1. 특수관계인 거래에 내재된 이해상충은 해결되어야 한다.
내부거래의 남용 가능성은 모든 시장에서 중요한 정책 이슈이며, 특히 소유구조가 집중되어 있고 기업집단이 지배적인 시장에서는 더욱 그렇다. 이러한 거래를 전면 금지하는 것은 일반적으로 해결책이 아니다. 적절한 모니터링 및 공시 등을 통해 해당 거래에 내재된 이해상충이 적절히 관리된다면 특수관계인과의 거래를 개시하는 것 자체에는 문제가 없기 때문이다. 이는 수입 및/또는 비용의 상당 부분이 특수관계인과의 거래에서 발생하는 경우 더욱 중요하다.
각 국가에서는 이러한 거래를 명확하게 식별할 수 있는 효과적인 체계를 마련해야 한다. 여기에는 특수관계인으로 간주되는 대상에 대한 광범위하면서도 정확한 정의가 포함되어야 한다. 또한 사전 설정된 기준을 초과하지 않은 거래, 검증 가능한 시장 조건에서 반복적으로 발생하는 거래, 또는 특수관계인과 특별한 이해관계가 없는 자회사에서 발생하는 거래는 특수관계자 거래로 간주되지 않거나 추가적인 승인 절차를 면제할 수 있는 규정을 포함해야 한다. 국가들은 특수관계인 거래가 확인되면 부정적인 영향을 최소화하는 방식으로 이를 승인하는 절차를 설정해야 한다. 많은 국가에서는 감사위원회 검토 후 이사회 승인을 받는 것이 매우 중요하게 여겨지며, 이 경우 종종 사외이사가 중요한 역할을 담당한다. 일부 국가에서는 이사회가 회사에 대한 거래의 이익과 거래 조건의 공정성을 입증하도록 요구하기도 한다. 많은 국가에서는 이해관계가 있는 이사회 구성원이 특수관계인 거래에 대한 이사회 의결에서 배제되도록 요구하거나 이를 좋은 사례로 권고하고 있다.
이사회 승인에 대한 대안 또는 보완으로, 주주는 특정 거래를 승인하는 데 발언권을 가질 수 있으며, 일부 국가에서는 이해관계가 없는 주주의 승인이 필요하다. 여기에는 특히 규모가 크거나 비일상적인 거래 또는 이사회 구성원이 이해관계를 갖고 있는 거래가 포함될 수 있다. 일부 국가에서는 경우에 따라 주주 승인을 위한 전제 조건으로 거래 제안 가격이나 가치의 공정성에 대한 외부감사인이나 독립적인 외부 전문가의 의견이나 평가를 요구하기도 한다.
II.F.2. 이사회 구성원과 주요 경영진은 회사에 직접적으로 영향을 미치는 거래나 사안에 대해 직접적으로, 간접적으로 또는 제3자를 대신하여 중요한 이해관계가 있는지 여부를 이사회에 공개해야 한다.
이사회 구성원, 주요 경영진, 지배주주(일부 국가에서)는 회사에 영향을 미치는 특정 거래나 사안과 관련하여 판단에 영향을 미칠 수 있는 회사 외부의 사업, 가족 또는 기타 특수 관계가 있는 경우 이를 이사회에 알릴 의무가 있다. 이러한 특수 관계에는 경영진과 이사회 구성원이 지배권을 행사하는 주주와 연계하여 회사와 관계를 형성하는 상황이 포함된다. 중요한 이해관계가 발견된 경우, 많은 국가에서는 해당 개인이 거래나 문제와 관련된 결정에 관여하지 않도록 하고, 이사회의 결정이 그러한 이해관계에 반할 수 있도록 하거나, 또는 특히 거래 조건을 공개함으로써 회사의 거래 이익을 정당화하도록 요구하거나 그렇게 하는 것을 좋은 사례로 권고하고 있다.
II.G. 소수주주들은 지배주주의 직간접적 이익을 위한 행위 또는 지배주주가 직간접적으로 취하는 남용 행위로부터 보호받아야 하며 효과적인 구제수단을 가져야 한다. 자기거래의 남용은 금지되어야 한다.
많은 상장회사에는 지배주주가 있다. 지배주주는 경영진에 대한 면밀한 모니터링을 통해 대리인 문제를 줄일 수 있지만, 법률 및 규제 체계가 취약할 경우 회사의 다른 주주들을 남용하는 결과를 초래할 수 있다. 자기거래의 남용은 지배주주를 포함하여 회사와 밀접한 관계에 있는 사람들이 그 관계를 이용하여 회사와 투자자에게 손해를 끼칠 때 발생한다.
지배권 남용의 가능성은 소유와 지배를 분리하는 법적 장치를 이용하여 지배주주가 소유자로서 갖는 위험 수준에 상응하지 않는 수준의 지배력을 행사하는 것을 법적 체계가 허용하고 시장이 용인하는 경우에 나타난다. 이러한 남용은 친인척 및 관계인에 대한 높은 보수 및 상여를 통한 직접적인 사적 이익의 착취, 부적절한 특수관계인 거래, 경영 의사결정의 체계적 편향, 지배주주에게 유리한 증권 등 발행을 통한 자본 구조의 변화 등 다양한 방식으로 자행될 수 있다. 공시 외에도 이러한 남용 가능성을 해결하기 위한 핵심 메커니즘은 이사회 구성원이 회사와 모든 주주에 대해 명확히 규정된 충실 의무(duty of loyalty)를 갖는 것이다. 실제로, 소수주주에 대한 남용은 이와 관련하여 법률 및 규제 체계가 취약한 국가에서 가장 두드러진다. 기업집단이 일반적이고 이사회 구성원의 충실 의무가 모호하거나, 그 의무가 기업집단에 대한 것으로 해석될 수 있는 일부 국가에서는 문제가 발생할 소지가 있다. 이 경우, 일부 국가에서는 기업집단 내 다른 계열회사에 유리한 거래를 하는 경우에는 기업집단 내 또다른 계열회사로부터 상응하는 혜택을 받음으로써 상쇄되어야 한다고 명시하는 등 부정적인 영향을 통제하기 위한 일련의 규정을 마련하였다. 기업집단 구조 내에서 활동하는 이사회 구성원의 핵심 원칙은 회사가 다른 회사에 의해 지배될 수 있더라도 이사회 구성원의 충실 의무는 기업집단의 지배회사가 아니라 회사 및 모든 주주와 관련이 있다는 것이다.
소수주주를 보호하는 효과가 입증된 기타 일반적인 조항에는 신주인수권, 특정 결정에 대한 가중 결의요건, 이사회 구성원 선임시 집중투표제 사용 가능성 등이 있다. 일부 기업집단 구조는 불균형하고 불투명한 통제로 이어질 수 있으며 이로 인해 비지배주주의 권리가 위험에 처할 수 있다는 점을 고려하여, 일부 국가에서는 상호출자 등 기업집단의 특정 구조에 제한을 두고 있다. 또한 일부 국가에서는 특정 상황에서 지배주주가 독립적인 평가를 통해 설정된 주가로 잔여 주식을 매수하도록 요구하거나 허용하고 있다. 이는 지배주주가 회사의 상장폐지를 결정할 때 특히 중요하다. 소수주주의 권리를 향상시키는 다른 방법으로는 대표소송과 집단소송이 있다. 대부분의 규제기관은 주주로부터 불만사항을 접수하고 조사하는 체계를 확립했으며 일부는 관련 정보 공시(내부 고발 메커니즘 포함) 및/또는 자금 조달을 통해 소송을 지원할 수 있다. 시장 신뢰도 제고라는 공통 목표를 위해 소수주주를 보호하기 위한 다양한 규제의 선택과 궁극적인 설계는 필수적으로 전체 규제 체계와 국가의 법체계에 따라 달라진다.
II.H. 기업 경영권 시장은 효율적이고 투명한 방식으로 작동하도록 허용되어야 한다.
II.H.1. 자본시장에서 기업 경영권 획득, 합병 등 특별 거래, 회사 자산 상당 부분의 매각에 관한 규정 및 절차는 명확하게 설명되고 공개되어 투자자가 자신의 권리와 구제수단을 이해할 수 있도록 해야 한다. 거래는 주식 종류에 따라 모든 주주의 권리를 보호하는 공정한 조건과 투명한 가격 하에서 이루어져야 한다.
II.H.2. 경영권 방어 장치는 경영진과 이사회를 책임으로부터 보호하기 위해 사용해서는 안 된다.
일부 국가에서는 회사가 경영권 방어 장치를 사용하고 있다. 그러나 투자자와 증권거래소 모두 경영권 방어 장치의 광범위한 사용이 기업 경영권 시장의 기능에 심각한 장애가 될 수 있다는 가능성에 대해 우려를 표명해 왔다. 경우에 따라 경영권 방어 장치가 단순히 경영진이나 이사회를 주주 감시로부터 보호하기 위한 장치일 수도 있다. 경영권 방어 장치를 시행하고 인수 제안을 처리함에 있어서, 주주와 회사에 대한 이사회의 신인 의무는 여전히 최우선적으로 유지되어야 한다. 일부 국가에서는 합병을 포함한 주요 기업구조조정의 경우 반대 주주들에게 공정하고 합리적인 시장가격으로 주식을 매도할 수 있는 선택권을 부여하고 있다.