Unternehmenshandbuch zu Sorgfaltspflichten im Kakaosektor

Schritt 5: Die Erfüllung der Sorgfaltspflichten kommunizieren und darüber Bericht erstatten

Abstract

Schritt 5 enthält Empfehlungen dazu, wie sich relevante Informationen zu Due-Diligence-Strategien, -Prozessen und -Aktivitäten zur Bestimmung und Behebung tatsächlicher und potenzieller Effekte wie auch die Erkenntnisse aus diesen Maßnahmen extern kommunizieren lassen.

Strategische Fragen für Unternehmen

• Inwieweit erstellen Sie Berichte über die im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeiten und in Ihren Lieferketten ergriffenen Maßnahmen zur Bekämpfung von Kinderarbeit und Zwangsarbeit? Sind diese Berichte öffentlich zugänglich?

• Welche erheblichen negativen Effekte oder Risiken wurden festgestellt, priorisiert und bewertet, und nach welchen Kriterien erfolgt die Priorisierung? Wurden diese Effekte und Risiken der Öffentlichkeit mitgeteilt?

• Welche Aktivitäten führt Ihr Unternehmen durch, um Risiken und negative Effekte festzustellen, zu verhindern oder zu mindern? Wurden Fristen und Benchmarks für Verbesserungen und Ergebnisse eingeführt? Wurde ein effektives System zur Bekämpfung von Kinderarbeit und Zwangsarbeit eingeführt? Wurden diesbezügliche Einzelheiten mitgeteilt?

• Wie misst und verfolgt Ihr Unternehmen die Umsetzung von Aktivitäten, um Kinderarbeit und Zwangsarbeit festzustellen, zu verhindern, zu beseitigen und zu mindern? Wurden die Ergebnisse veröffentlicht?

• Inwieweit haben Sie in Fällen, in denen Sie eine Situation von Kinder- oder Zwangsarbeit verursacht oder dazu beigetragen haben, die betroffenen Akteure über Ihre Folgemaßnahmen und deren Ergebnisse informiert?

• Welche Ergebnisse hat Ihr Unternehmen erzielt, wenn es Abhilfemaßnahmen ergriffen oder daran mitgewirkt hat? Wurden diese Informationen veröffentlicht?

Die Erfüllung der Sorgfaltspflichten kommunizieren und darüber Bericht erstatten

Unternehmen sollten ihre Due-Diligence-Aktivitäten, die ermittelten Risiken – insbesondere Kinder- und Zwangsarbeit – und die zur Bekämpfung dieser Risiken ergriffenen Maßnahmen extern kommunizieren. Die Veröffentlichung dieser Art von Informationen wird sowohl im Rahmen der nichtfinanziellen Berichterstattung und in den Rechtsvorschriften zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten, als auch in den freiwilligen Offenlegungsregeln der Investoren zunehmend gefordert. In einigen Staaten gelten u. U. besondere Berichtspflichten hinsichtlich der Maßnahmen zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten.

Relevante Informationen zu Due-Diligence-Prozessen veröffentlichen

Was kommunizieren Sie extern?

Die beteiligten Akteure und Geschäftspartner sollten klare, präzise und zeitnahe Informationen erhalten, sowohl über festgestellte tatsächliche und potenzielle Situationen von Kinderarbeit und Zwangsarbeit als auch über die Schritte und Maßnahmen, die Ihr Unternehmen ergriffen hat, um diese zu mindern oder zu verhindern. Selbstverständlich müssen die veröffentlichten Unternehmensberichte der Vertraulichkeit geschäftlicher Informationen und anderen Wettbewerbs- oder Sicherheitsbelangen gebührend Rechnung tragen.

• Due-Diligence-Richtlinien und -Managementsysteme: Relevante Informationen, insbesondere zu Managementstrukturen, Mitarbeiterschulungen und bestehenden Due-Diligence-Prozessen sowie zum Kontroll- und Transparenzsystem, das Ihr Unternehmen in der gesamten Kakaolieferkette eingerichtet hat oder derzeit einrichtet (d. h. ein Chain-of-Custody- oder Rückverfolgungssystem, über das das Unternehmen selbst oder zusammen mit anderen Stakeholdern verfügt).

• Due-Diligence-Prozess und Lieferkettenrisiken: Die Berichterstattung sollte sich auf den Prozess erstrecken, den Ihr Unternehmen verwendet, um Risiken in der Kakaolieferkette festzustellen, zu priorisieren und zu bewerten. Außerdem sollten die Ergebnisse dieser Bewertung erfasst werden. Dabei sollten auch all die Maßnahmen berücksichtigt werden, die Sie ergreifen, um Kinderarbeit und Zwangsarbeit in Ihrer Lieferkette zu mindern und zu verhindern. In diesem Zusammenhang geht es um Informationen zu den Maßnahmen, die ergriffen werden, wenn Ihr Unternehmen von Kinderarbeit und Zwangsarbeit in Ihrer Lieferkette erfährt, sowie um Fristen für Abhilfemaßnahmen und die Einbeziehung der relevanten Akteure. Die öffentliche Berichterstattung kann auch Folgendes erfassen: Bewertungen Dritter zu den Due-Diligence-Bemühungen Ihres Unternehmens, nicht vertrauliche Bewertungen von Unternehmen an Kontrollpunkten in Ihrer Lieferkette sowie sonstige Bewertungen, die in einzelnen Segmenten Ihrer Lieferkette durchgeführt wurden, in denen das Risiko von Kinderarbeit und Zwangsarbeit als hoch eingestuft wird.

• Fortschritte und Ergebnisse: Die Berichterstattung kann auch die Erkenntnisse und Ergebnisse zur Frage erfassen, was in den Due-Diligence-Bemühungen gut funktioniert hat und was verbessert werden sollte.

Kasten 8. Beispiele für Informationen, die bei einer Berichterstattung über Fortschritte und Ergebnisse von Due-Diligence-Bemühungen kommuniziert werden können

• Die Reichweite der Due-Diligence-Prüfungen eines Unternehmens in Bezug auf Kinder- und Zwangsarbeit im Vergleich zum gesamten Beschaffungsprozess. Zum Beispiel: „Unsere Due-Diligence-Bemühungen im Jahr 2022 erstreckten sich auf 200 Haushalte, die 80 % der direkten Lieferkette und ungefähr 50 % unserer gesamten Kakaolieferkette ausmachen (einschl. der indirekten Lieferkette).“

• Die Anzahl oder der Prozentsatz der Kinder, die im Rahmen der Due-Diligence-Prüfungen eines Unternehmens als von Kinderarbeit betroffen oder bedroht ermittelt wurden. Zum Beispiel: „2022 befanden sich ungefähr 27 % der im Rahmen unserer Due-Diligence-Systeme befragten Kinder in Kinderarbeit.“

• Die Art der gewährten Unterstützung, darunter Verbreitung von Informationen zur Verhinderung und Behebung von Kinder- und Zwangsarbeit, wie z. B. Sensibilisierungsaktivitäten, Unterstützung für einen besseren Zugang zu guter Bildung, Einkommen generierende Aktivitäten usw. Zum Beispiel: „Im Rahmen der Bemühungen, Kinder- und Zwangsarbeit in der Kakaolieferkette zu bekämpfen, nahmen 200 Haushalte an Sensibilisierungsaktivitäten teil, wurden 150 Schulkits verteilt und erhielten 100 Haushalte Unterstützung, alternative Einkommen generierende Aktivitäten zu finden.“

• Die Ergebnisse dieser Aktionen, z. B. die Zahl der Kinder, die sich nun nicht mehr in Kinderarbeit befinden, sowie andere Veränderungen, die im Rahmen der Follow-up-Maßnahmen gegen drohende und tatsächliche Situationen von Kinderarbeit erfasst wurden. Zum Beispiel: „Ein Drittel der Kinder, die Opfer von Kinderarbeit waren, befinden sich nach zwei Follow-up-Besuchen nicht mehr in Kinderarbeit.“ Oder: „In den Gemeinschaften, aus denen wir den Kakao beziehen, ist die Kinderarbeit um 30 % gesunken.“

• Die Wirksamkeit und Effizienz der Due-Diligence-Bemühungen, wie z. B. Verbesserungen bei den Fallzahlen, beim Tempo der geleisteten Unterstützung sowie bei den Ergebnissen (z. B. ein Rückgang der Kinderarbeit).

Die oben genannten Informationen in einer leicht zugänglichen und geeigneten Form veröffentlichen

Berichte über die Due Diligence eines Unternehmens sollten leicht zugänglich sein und z. B. auf der Website oder in Nachhaltigkeits- oder integrierten Berichten des Unternehmens veröffentlicht werden. Letztere sollten in den Geschäftsräumen und in den Lokalsprachen verfügbar sein. Dabei ist zu beachten, dass die Kommunikation mit betroffenen oder potenziell betroffenen Rechteinhabern möglicherweise einen anderen Ansatz erfordert als die Kommunikation mit anderen Stakeholdern. Es ist wichtig, dass die betroffenen Gemeinschaften die Zusagen der Unternehmen im Hinblick auf Maßnahmen zur Beseitigung negativer Effekte wie Kinderarbeit und Zwangsarbeit verstehen, und wissen, welche Aktivitäten aus welchen Gründen durchgeführt werden, welche Ergebnisse im Zeitverlauf erwartet werden und welche Rechtsmittel den betroffenen Personen zur Verfügung stehen, wenn die Unternehmen ihre Zusagen nicht einhalten.