Kerangka tata kelola perusahaan harus memastikan panduan strategis perusahaan, pemantauan manajemen yang efektif oleh dewan, dan akuntabilitas dewan terhadap perusahaan dan pemegang saham.
Struktur dan prosedur dewan bervariasi baik di dalam maupun antar yurisdiksi. Beberapa yurisdiksi mempunyai dua tingkat dewan yang memisahkan fungsi pengawasan dan fungsi manajemen ke dalam badan yang berbeda. Sistem seperti ini umumnya memiliki “dewan pengawas” yang terdiri dari anggota dewan non-eksekutif, seringkali termasuk perwakilan karyawan, dan “dewan manajemen” yang seluruhnya terdiri dari eksekutif. Yurisdiksi lain memiliki dewan “kesatuan”, yang menyatukan anggota dewan eksekutif dan non-eksekutif. Di beberapa yurisdiksi, terdapat pula badan statutori tambahan untuk tujuan audit. Prinsip ini dimaksudkan untuk diterapkan pada struktur dewan manapun yang diberi fungsi untuk mengelola perusahaan dan memantau manajemen.
Selain memandu strategi perusahaan, dewan juga memiliki tanggung jawab utama untuk memantau kinerja manajerial dan mencapai imbal hasil yang memadai bagi pemegang saham, sekaligus mencegah konflik kepentingan dan menyeimbangkan tuntutan yang bersaing pada perusahaan. Agar dewan dapat memenuhi tanggung jawab mereka secara efektif, mereka harus mampu melakukan penilaian yang objektif dan independen. Tanggung jawab dewan yang penting lainnya adalah mengawasi sistem dan mekanisme manajemen risiko yang dirancang untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi hukum yang berlaku, termasuk yang berkaitan dengan perpajakan, persaingan, ketenagakerjaan, hak asasi manusia, lingkungan hidup, kesempatan yang setara, keamanan digital, privasi data dan perlindungan data pribadi, serta kesehatan dan keselamatan. Di beberapa yurisdiksi, perusahaan merasa berguna untuk secara eksplisit mengartikulasikan tanggung jawab yang diemban dewan dan yang menjadi tanggung jawab manajemen.
Dewan tidak hanya bertanggung jawab kepada perusahaan dan pemegang sahamnya, tetapi juga mempunyai kewajiban untuk bertindak demi kepentingan terbaik mereka. Selain itu, dewan diharapkan untuk mempertimbangkan dan menangani secara adil kepentingan pemangku kepentingan termasuk kepentingan tenaga kerja, kreditur, pelanggan, pemasok, dan masyarakat yang terdampak.
V.A. Anggota dewan harus bertindak berdasarkan informasi yang lengkap, dengan itikad baik, dengan ketelitian dan kehati-hatian yang tepat, dan demi kepentingan terbaik perusahaan dan pemegang saham, dengan mempertimbangkan kepentingan pemangku kepentingan.
Prinsip ini menyatakan dua elemen utama dari kewajiban fidusia anggota dewan, yaitu kewajiban kehati-hatian dan kewajiban loyalitas. Kewajiban kehati-hatian mengharuskan anggota dewan untuk bertindak berdasarkan informasi lengkap, dengan itikad baik, serta dengan ketelitian dan kehati-hatian yang tepat. Di beberapa yurisdiksi, terdapat standar acuan yang merujuk pada perilaku yang akan dilakukan oleh seseorang yang cukup bijaksana dalam keadaan serupa. Praktik yang baik menganggap bertindak berdasarkan informasi yang lengkap berarti bahwa anggota dewan harus memastikan bahwa informasi perusahaan utama dan sistem kepatuhan secara mendasar telah terstruktur dengan baik dan mendasari peran pemantauan utama dewan yang dianjurkan oleh Prinsip ini. Di banyak yurisdiksi, pengertian ini sudah dianggap sebagai elemen dari kewajiban kehati-hatian, sementara di yurisdiksi lain hal ini diwajibkan oleh peraturan sekuritas, standar akuntansi, dan lain-lain.
Kewajiban loyalitas sangat penting, karena mendasari implementasi yang efektif atas prinsip lain yang berkaitan dengan, misalnya, perlakuan yang adil terhadap pemegang saham, pemantauan transaksi pihak berelasi, dan pembentukan kebijakan remunerasi untuk manajemen kunci dan anggota dewan. Ini juga merupakan prinsip utama bagi anggota dewan yang bekerja dalam struktur grup perusahaan: meskipun sebuah perusahaan mungkin dikendalikan oleh perusahaan lain, kewajiban loyalitas bagi anggota dewan berhubungan dengan perusahaan dan seluruh pemegang sahamnya, dan bukan dengan perusahaan pengendali dalam grup tersebut.
Anggota dewan harus mempertimbangkan, antara lain, kepentingan pemangku kepentingan, ketika mengambil keputusan bisnis demi keberhasilan dan kinerja jangka panjang perusahaan serta demi kepentingan pemegang sahamnya. Hal ini dapat membantu perusahaanm misalnya, untuk menarik, mempertahankan, dan mengembangkan karyawan yang lebih produktif, mendapat dukungan dari masyarakat di mana mereka beroperasi, dan memiliki pelanggan yang lebih loyal, sehingga menciptakan nilai bagi pemegang saham mereka.
V.A.1. Anggota dewan harus dilindungi dari tuntutan hukum jika keputusan dibuat dengan itikad baik dan dengan ketelitian yang wajar.
Melindungi anggota dewan dan manajemen dari tuntutan hukum, jika mereka membuat keputusan bisnis dengan ketelitian, dengan kehati-hatian prosedural, berdasarkan informasi yang tepat dan tanpa konflik kepentingan, akan lebih memungkinkan mereka mengambil risiko keputusan yang diharapkan menguntungkan perusahaan, tetapi yang pada akhirnya mungkin tidak berhasil. Dengan syarat kondisi ini terpenuhi, perlindungan semacam itu akan berlaku meskipun terdapat biaya jangka pendek yang jelas dan dampak negatif jangka panjang yang tidak pasti bagi perusahaan, sepanjang manajer menilai dengan cermat apakah keputusan tersebut dapat diharapkan secara wajar untuk berkontribusi pada keberhasilan dan kinerja jangka panjang perusahaan.
V.B. Jika keputusan dewan dapat mempengaruhi kelompok pemegang saham yang berbeda secara berbeda, dewan harus memperlakukan semua pemegang saham dengan adil.
Dalam melaksanakan tugasnya, dewan tidak boleh dipandang, atau bertindak, sebagai kumpulan perwakilan individu dari berbagai konstituen. Meskipun anggota dewan tertentu mungkin memang dicalonkan atau dipilih oleh pemegang saham tertentu (dan kadang-kadang ditentang oleh yang lain), penting bagi anggota dewan untuk menjalankan tugas mereka dengan cara yang adil terhadap seluruh pemegang saham. Hal ini sangat penting apabila ada pemegang saham pengendali yang secara de facto dapat memilih mayoritas atau seluruh anggota dewan.
V.C. Dewan harus menerapkan standar etika yang tinggi.
Dewan mempunyai peran kunci dalam menetapkan nada etik perusahaan, tidak hanya melalui tindakan mereka sendiri, tetapi juga dalam menunjuk dan mengawasi manajemen kunci dan dengan demikian manajemen secara umum. Standar etika yang tinggi merupakan kepentingan jangka panjang perusahaan sebagai cara untuk menjadikannya kredibel dan dapat dipercaya, tidak hanya dalam kegiatan operasional sehari-hari, tetapi juga dalam kaitan dengan komitmen jangka panjang. Untuk membuat tujuan dewan menjadi jelas dan operasional, banyak perusahaan merasa berguna untuk mengembangkan pedoman perilaku perusahaan berdasarkan, antara lain, standar profesional dan kadang-kadang pedoman perilaku yang lebih luas, serta mengomunikasikannya ke seluruh lapisan organisasi. Ini dapat mencakup komitmen perusahaan (termasuk anak perusahaannya) untuk mematuhi OECD Principles for Multinational Enterprises dan standar kehati-hatian yang terkait. Demikian pula, yurisdiksi semakin menuntut agar dewan mengawasi strategi lobi, keuangan, dan perencanaan pajak, sehingga memberikan informasi yang tepat waktu dan terarah kepada otoritas, serta menghindari praktik-praktik, misalnya upaya perencanaan pajak yang agresif, yang tidak berkontribusi pada kepentingan jangka panjang perusahaan dan pemegang sahamnya, dan dapat menimbulkan risiko hukum dan reputasi.
Pedoman perusahaan yang mencakup seluruh perusahaan berfungsi sebagai standar perilaku bagi dewan dan manajemen kunci, yang menetapkan kerangka untuk penerapan penilaian dalam menangani konstituen yang berbeda-beda dan sering kali bertentangan. Paling tidak, kode etik harus menetapkan batasan yang jelas dalam mengejar kepentingan pribadi, termasuk transaksi saham perusahaan. Kerangka umum untuk perilaku etis melampaui kepatuhan terhadap hukum, yang harus selalu menjadi persyaratan mendasar.
V.D. Dewan harus memenuhi fungsi-fungsi utama tertentu, termasuk:
V.D.1. Meninjau dan memandu strategi perusahaan, rencana aksi utama, anggaran tahunan, dan rencana bisnis; menetapkan tujuan kinerja; memantau pelaksanaan dan kinerja perusahaan; dan mengawasi belanja modal utama, akuisisi dan divestasi.
Dewan bertugas menetapkan strategi perusahaan secara keseluruhan; menentukan kebijakan perusahaan; menilai dan membimbing kinerja; dan mengawasi operasi keuangan perusahaan. Dewan membuat keputusan penting sebagai fidusia atas nama perusahaan dan pemegang sahamnya. Struktur dan proses untuk melaksanakan fungsi-fungsi ini dapat bervariasi antar perusahaan, misalnya terkait dengan ukuran dan industri atau pembagian tanggung jawab antara dewan pengawas dan dewan manajemen dalam sistem dewan dua tingkat. Untuk memastikan transparansi mengenai tugas-tugas dewan, beberapa yurisdiksi merekomendasikan agar tugas-tugas tersebut dimasukkan dalam piagam dewan, anggaran dasar, atau peraturan perusahaan.
V.D.2. Mereviu dan menilai kebijakan dan prosedur manajemen risiko.
Menetapkan selera dan budaya risiko perusahaan, serta mengawasi manajemen risikonya, termasuk pengendalian internal, merupakan hal yang sangat penting bagi dewan dan sangat terkait dengan strategi perusahaan. Ini melibatkan pengawasan terhadap akuntabilitas dan tanggung jawab untuk mengelola risiko, menentukan jenis dan tingkat risiko yang bersedia diterima oleh perusahaan dalam mencapai tujuannya, dan bagaimana perusahaan akan mengelola risiko yang timbul dari kegiatan operasional dan hubungan yang dijalankan. Dengan demikian, pengawasan dewan memberikan panduan penting bagi manajemen dalam menangani risiko untuk mencapai profil risiko yang diinginkan perusahaan.
Dalam melaksanakan fungsi-fungsi utama ini, dewan harus memastikan bahwa masalah keberlanjutan yang material dipertimbangkan. Dengan tujuan meningkatkan ketahanan, dewan juga harus memastikan bahwa mereka memiliki proses yang memadai dalam kerangka manajemen risiko untuk menghadapi risiko eksternal yang relevan dengan perusahaan yang signifikan, seperti krisis kesehatan, gangguan rantai pasokan, dan ketegangan geopolitik. Kerangka ini harus berfungsi ex ante (karena perusahaan harus memupuk ketahanannya ketika terjadi krisis) dan ex post (karena perusahaan harus mampu menyiapkan proses manajemen krisis ketika terjadi peristiwa negatif yang mendadak).
Hal yang sangat penting adalah pengelolaan risiko keamanan digital yang dinamis dan dapat berubah dengan cepat. Risiko dapat terkait, antara lain, dengan keamanan dan privasi data, penanganan solusi cloud, metode otentikasi, dan perlindungan keamanan bagi personel jarak jauh yang bekerja di jaringan eksternal. Seperti halnya risiko lainnya, risiko ini harus diintegrasikan lebih luas dalam kerangka manajemen risiko perusahaan secara keseluruhan.
Isu penting lainnya adalah pengembangan kebijakan manajemen risiko pajak. Strategi dan sistem manajemen risiko yang komprehensif yang diadopsi oleh dewan harus mencakup manajemen pajak dan risiko kepatuhan pajak, dengan tujuan memastikan bahwa risiko keuangan, peraturan dan reputasi yang terkait dengan perpajakan diidentifikasi dan dievaluasi sepenuhnya.
Untuk mendukung dewan dalam pengawasan manajemen risiko, beberapa perusahaan telah membentuk komite risiko dan/atau memperluas peran komite audit, sesuai dengan persyaratan peraturan atau rekomendasi mengenai manajemen risiko dan evolusi sifat risiko. Standar kehati-hatian OECD mengenai perilaku bisnis yang bertanggung jawab juga dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan merespons risiko dan dampak lingkungan dan sosial yang berasal dari kegiatan operasional dan rantai pasokan mereka.
V.D.3. Memantau efektivitas praktik tata kelola perusahaan dan melakukan perubahan sesuai kebutuhan.
Pemantauan tata kelola oleh dewan mencakup reviu yang dilakukan secara terus-menerus terhadap struktur internal perusahaan untuk memastikan bahwa ada jalur akuntabilitas yang jelas bagi manajemen di seluruh organisasi. Pemantauan tersebut juga harus mencakup apakah kerangka tata kelola perusahaan tetap sesuai mengingat perubahan material pada ukuran perusahaan, kompleksitas, strategi bisnis, pasar, dan persyaratan peraturan. Selain mengharuskan pemantauan dan pengungkapan praktik tata kelola perusahaan secara berkala, setidaknya dalam bentuk ringkasan, banyak yurisdiksi telah bergerak untuk merekomendasikan, atau bahkan mengamanatkan, penilaian oleh dewan terhadap kinerja mereka dan kinerja komite mereka, masing-masing anggota dewan, ketua dan CEO.
V.D.4. Memilih, mengawasi, dan memantau kinerja manajemen kunci, serta, jika perlu, menggantinya dan mengawasi perencanaan suksesi.
Dewan harus mengawasi kinerja manajemen kunci dan memantau agar tindakan mereka konsisten dengan strategi dan kebijakan yang disetujui oleh dewan. Dewan harus memilih CEO dan dapat memilih manajemen kunci lainnya. Dalam melaksanakan fungsi dasar ini, dewan dapat dibantu oleh komite nominasi yang dapat diberi tugas untuk mendefinisikan profil CEO dan anggota dewan, serta memberikan rekomendasi kepada dewan mengenai pengangkatan mereka. Banyak yurisdiksi mengharuskan atau merekomendasikan agar seluruh atau mayoritas anggota komite nominasi adalah direktur independen. Komite nominasi juga dapat membantu mengarahkan manajemen talenta dan meninjau kebijakan yang terkait dengan pemilihan manajemen kunci. Dalam sebagian besar sistem dewan dua tingkat, dewan pengawas bertanggung jawab untuk menunjuk dewan manajemen yang biasanya terdiri dari sebagian besar manajemen kunci. Dewan juga harus bertanggung jawab untuk perencanaan suksesi CEO dan mungkin juga untuk manajemen kunci lainnya, dengan tujuan untuk memastikan kelangsungan bisnis. Meskipun mencakup mekanisme kontinjensi, perencanaan suksesi juga dapat menjadi alat strategis jangka panjang untuk mendukung pengembangan talenta dan keberagaman.
V.D.5. Menyelaraskan remunerasi manajemen kunci dan dewan dengan kepentingan jangka panjang perusahaan dan pemegang sahamnya.
Dianggap sebagai praktik yang baik bagi dewan untuk mengembangkan dan mengungkapkan pernyataan kebijakan remunerasi yang mencakup anggota dewan dan manajemen kunci, serta mengungkapkan tingkat remunerasi mereka yang ditetapkan berdasarkan kebijakan ini. Pernyataan kebijakan tersebut dapat menentukan, terutama yang berkaitan dengan eksekutif, hubungan antara remunerasi dan kinerja dengan kriteria ex ante yang terkait dengan kinerja, dan mencakup standar terukur yang menekankan kepentingan jangka panjang perusahaan dan pemegang sahamnya dibandingkan pertimbangan jangka pendek. Standar terukur tersebut antara lain dapat berkaitan dengan total pengembalian pemegang saham serta sasaran dan metrik keberlanjutan yang sesuai. Pernyataan kebijakan umumnya cenderung menetapkan persyaratan pembayaran kepada anggota dewan untuk kegiatan di luar dewan, seperti konsultasi. Mereka juga sering menentukan persyaratan yang harus dipatuhi oleh anggota dewan dan manajemen kunci terkait kepemilikan dan perdagangan saham perusahaan, dan prosedur yang harus diikuti dalam memberikan serta menetapkan kembali harga opsi saham. Di beberapa yurisdiksi, pernyataan kebijakan juga memberikan panduan mengenai pembayaran yang harus dilakukan ketika merekrut dan/atau mengakhiri kontrak eksekutif. Dewan juga dapat memantau pelaksanaan pernyataan kebijakan mengenai remunerasi.
Banyak yurisdiksi merekomendasikan atau mengharuskan kebijakan remunerasi dan kontrak untuk anggota dewan dan manajemen kunci agar ditangani oleh komite khusus dewan, yang terdiri dari seluruh atau mayoritas direktur independen dan mengecualikan eksekutif yang bertugas di komite remunerasi masing-masing, yang dapat menimbulkan konflik kepentingan. Pengenalan ketentuan malus dan clawback dianggap sebagai praktik yang baik. Ketentuan ini memberikan hak kepada perusahaan untuk menahan dan memulihkan kompensasi dari eksekutif dalam kasus penipuan manajerial dan keadaan lainnya, misalnya ketika perusahaan diharuskan menyajikan kembali laporan keuangannya karena ketidakpatuhan material terhadap persyaratan pelaporan keuangan.
Deasain kebijakan remunerasi dan kontrak untuk anggota dewan dan manajemen kunci sangat penting untuk menetapkan insentif yang selaras dengan strategi bisnis perusahaan, kerangka tata kelola perusahaan, dan manajemen risiko. Namun, kebijakan ini mungkin tidak mencapai tujuannya jika sering disesuaikan tanpa adanya perubahan signifikan dalam strategi bisnis atau transformasi struktural dalam konteks dimana perusahaan beroperasi. Secara khusus, kemungkinan terjadinya penurunan ekonomi yang signifikan merupakan faktor yang seharusnya dipertimbangkan oleh perusahaan ketika merancang kebijakan remunerasi mereka dan tidak serta merta membenarkan penyesuaian kebijakan tersebut.
V.D.6. Memastikan proses nominasi dan pemilihan dewan yang formal dan transparan.
Prinsip ini mendorong peran aktif pemegang saham dalam nominasi dan pemilihan anggota dewan. Dewan, dengan dukungan komite nominasi jika dibentuk, mempunyai peran penting dalam memastikan bahwa proses nominasi dan pemilihan dihormati. Pertama, meskipun prosedur nominasi yang sebenarnya dapat berbeda-beda antar yurisdiksi, dewan mempunyai tanggung jawab untuk memastikan bahwa prosedur yang ditetapkan bersifat transparan dan dihormati. Kedua, dewan mempunyai peran kunci dalam mendefinisikan profil kolektif atau individu anggota dewan yang dibutuhkan perusahaan pada suatu waktu tertentu, dengan mempertimbangkan pengetahuan, kompetensi, dan keahlian yang sesuai untuk melengkapi keterampilan yang sudah ada di dewan. Ketiga, dewan atau komite nominasi mempunyai tanggung jawab untuk mengidentifikasi calon potensial yang memenuhi profil yang diinginkan dan mengusulkan mereka kepada pemegang saham, dan/atau mempertimbangkan calon yang diajukan oleh pemegang saham. Keterlibatan dan dialog dewan dengan pemegang saham dapat mendukung penerapan proses ini secara efektif, asalkan dewan memastikan transparansi, perlakuan yang setara, dan bahwa informasi internal dan informasi sensitif bisnis tidak diungkapkan. Dianggap sebagai praktik yang baik unutk melakukan proses pencarian terbuka yang melibatkan berbagai latar belakang untuk merespon tujuan keberagaman dan risiko yang berkembang bagi perusahaan.
V.D.7. Memantau dan mengelola potensi konflik kepentingan manajemen, anggota dewan, dan pemegang saham, termasuk penyalahgunaan aset perusahaan dan penyalahgunaan transaksi pihak berelasi.
Dewan harus mengawasi penerapan dan pengoperasian kebijakan untuk mengidentifikasi potensi konflik kepentingan. Jika konflik ini tidak dapat dicegah, maka harus dikelola dengan baik. Merupakan fungsi penting dewan untuk mengawasi sistem pengendalian internal yang mencakup pelaporan keuangan dan penggunaan aset perusahaan, serta menjaga agar tidak terjadi transaksi pihak berelasi yang disalahgunakan. Fungsi ini seringkali ditugaskan kepada auditor internal yang harus menjaga akses langsung ke dewan. Jika pejabat perusahaan lainnya seperti penasihat umum bertanggung jawab, penting agar mereka memiliki tanggung jawab pelaporan yang serupa dengan auditor internal.
Dalam memenuhi tanggung jawab pengawasan pengendaliannya, penting bagi dewan untuk mengawasi kebijakan pelaporan pelanggaran (whistleblowing) perusahaan untuk memastikan integritas, independensi, dan kerahasiaan proses pelaporan pelanggaran, serta untuk mendorong pelaporan perilaku tidak etis/melanggar hukum tanpa rasa takut akan pembalasan. Keberadaan kode etik perusahaan yang tersedia secara publik seharusnya membantu proses ini, yang harus didukung oleh perlindungan hukum bagi individu yang bersangkutan. Titik kontak bagi karyawan yang ingin melaporkan secara rahasia kekhawatiran mengenai perilaku tidak etis atau ilegal, yang juga dapat membahayakan integritas laporan keuangan, harus disediakan oleh komite audit atau oleh komite etik atau badan setara.
V.D.8. Memastikan integritas sistem akuntansi dan pelaporan perusahaan untuk pengungkapan, termasuk audit eksternal independen, dan memastikan bahwa sistem pengendalian yang tepat telah diterapkan, sesuai dengan hukum dan standar yang relevan.
Dewan harus menunjukkan peran kepemimpinan untuk memastikan bahwa mekanisme pengawasan risiko yang efektif telah diterapkan. Memastikan integritas sistem pelaporan dan pemantauan yang penting akan mengharuskan dewan untuk menetapkan dan menegakkan garis tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas di seluruh organisasi. Dewan juga perlu memastikan bahwa ada pengawasan yang tepat oleh manajemen senior.
Biasanya, ini mencakup pembentukan fungsi audit internal. Fungsi ini dapat memainkan peran penting dalam memberikan dukungan secara terus menerus kepada komite audit dewan atau badan setara lainnya dalam pengawasan komprehensif terhadap pengendalian internal dan kegiatan operasional perusahaan. Peran dan fungsi audit internal dapat bervariasi antar yurisdiksi, tetapi dapat mencakup penilaian dan evaluasi terhadap proses tata kelola, manajemen risiko, dan pengendalian internal. Dianggap sebagai praktik yang baik bagi auditor internal untuk melapor kepada komite audit independen dewan atau badan setara yang juga bertanggung jawab untuk mengelola hubungan dengan auditor eksternal, sehingga memungkinkan respon yang terkoordinasi oleh dewan. Fungsi audit internal dan eksternal harus diartikulasikan dengan jelas agar dewan dapat memaksimalkan kualitas asurans yang diterima. Juga dianggap sebagai praktik yang baik bagi komite audit, atau badan setara, untuk mereviu dan melaporkan kepada dewan tentang kebijakan paling kritikal yang menjadi dasar laporan keuangan dan laporan perusahaan lainnya. Namun, dewan harus tetap mempertahankan tanggung jawab akhir atas pengawasan sistem manajemen risiko perusahaan dan memastikan integritas sistem pelaporan. Beberapa yurisdiksi telah menetapkan agar ketua dewan melaporkan proses pengendalian internal. Perusahaan dengan risiko besar atau kompleks (finansial dan non-finansial), termasuk grup perusahaan, harus mempertimbangkan untuk memperkenalkan sistem pelaporan serupa, termasuk pelaporan langsung kepada dewan, terkait dengan manajemen risiko grup secara keseluruhan dan pengawasan terhadap pengendalian.
Perusahaan juga sangat disarankan untuk membangun dan memastikan efektivitas pengendalian internal, etik, dan program kepatuhan atau langkah-langkah untuk mematuhi hukum, peraturan, dan standar yang berlaku, termasuk undang-undang yang mengriminalisasi suap terhadap pejabat publik asing, sebagaimana dipersyaratkan dalam OECD Anti-Bribery Convention, dan bentuk suap dan korupsi lainnya. Selain itu, kepatuhan juga harus terkait dengan undang-undang dan peraturan lain seperti yang mencakup sekuritas, perpajakan, persaingan, serta kondisi kerja dan keselamatan. Undang-undang lain yang mungkin berlaku mencakup yang terkait dengan hak asasi manusia, lingkungan hidup, penipuan, dan pencucian uang. Program kepatuhan semacam ini juga akan mendasari kode etik perusahaan. Agar efektif, struktur insentif bisnis perlu diselaraskan dengan standar etika dan profesionalnya, sehingga kepatuhan terhadap nilai-nilai ini dihargai dan pelanggaran terhadap hukum mendapatkan konsekuensi atau sanksi yang dapat mencegah. Program kepatuhan juga harus diperluas ke anak perusahaan dan, jika memungkinkan, kepada pihak ketiga, seperti agen dan perantara lainnya, konsultan, perwakilan, distributor, kontraktor dan pemasok, konsorsium, dan mitra usaha patungan.
V.D.9. Mengawasi proses pengungkapan dan komunikasi.
Fungsi dan tanggung jawab dewan dan manajemen sehubungan dengan keterbukaan dan komunikasi perlu ditetapkan secara jelas oleh dewan. Di beberapa yurisdiksi, penunjukan seorang pejabat hubungan investor yang melapor langsung kepada dewan dianggap praktik yang baik untuk perusahaan tercatat.
V.E. Dewan harus dapat melakukan penilaian independen dan objektif terhadap urusan perusahaan.
Untuk melaksanakan tugasnya dalam memantau kinerja manajerial, mencegah konflik kepentingan, dan menyeimbangkan tuntutan yang bersaing di perusahaan, sangat penting bagi dewan untuk dapat melakukan penilaian yang objektif. Pada awalnya, ini akan berarti independensi dan objektivitas terhadap manajemen, yang mempunyai implikasi penting untuk komposisi dan struktur dewan. Independensi dewan dalam kondisi ini biasanya mengharuskan agar sejumlah cukup anggota dewan, serta anggota komite utama, harus independen dari manajemen.
Di yurisdiksi dengan sistem dewan satu tingkat, objektivitas dewan dan independensinya terhadap manajemen dapat diperkuat dengan pemisahan peran kepala eksekutif dan ketua dewan. Pemisahan kedua jabatan ini dianggap sebagai praktik yang baik, karena dapat membantu mencapai keseimbangan kewenangan yang tepat, meningkatkan akuntabilitas, dan memperbaiki kapasitas dewan untuk membuat keputusan yang independen dari manajemen. Penunjukan seorang direktur utama yang independen dari manajemen juga dianggap sebagai alternatif praktik yang baik di beberapa yurisdiksi, jika peran tersebut didefinisikan dengan wewenang yang cukup untuk memimpin dewan dalam kasus-kasus dimana manajemen mempunyai konflik yang jelas. Mekanisme seperti ini juga dapat membantu memastikan tata kelola perusahaan yang berkualitas tinggi dan fungsi dewan yang efektif. Ketua dewan atau direktur utama independen mungkin, di beberapa yurisdiksi, didukung oleh seorang sekretaris perusahaan.
Dalam kasus sistem dewan dua tingkat, tidak adanya direktur eksekutif dari dewan pengawas memperkuat independensi dari manajemen. Dalam sistem seperti ini, perlu dipertimbangkan apakah masalah tata kelola perusahaan mungkin timbul jika ada tradisi dimana kepala dewan tingkat bawah menjadi ketua dewan pengawas setelah pensiun.
Cara bagaimana objektivitas dewan dapat ditegakkan juga bergantung pada struktur kepemilikan perusahaan. Pemegang saham pengendali mempunyai kekuasaan yang besar untuk menunjuk dewan dan secara tidak langsung juga manajemen. Namun, dalam hal ini, dewan tetap memiliki tanggung jawab fidusia kepada perusahaan dan seluruh pemegang saham, termasuk pemegang saham minoritas.
Keragaman struktur dewan, pola kepemilikan, dan praktik di yurisdiksi yang berbeda akan memerlukan pendekatan yang berbeda terhadap masalah objektivitas dewan. Dalam banyak kasus, objektivitas mensyaratkan bahwa sejumlah anggota dewan tidak dipekerjakan oleh perusahaan atau afiliasinya, serta tidak memiliki hubungan dekat dengan perusahaan atau manajemennya melalui ikatan ekonomi, keluarga, atau hubungan lainnya yang signifikan. Hal ini tidak menghalangi pemegang saham untuk menjadi anggota dewan. Di sisi lain, independensi dari pemegang saham pengendali dan pemegang saham utama perlu ditekankan, khususnya jika hak ex ante dari pemegang saham minoritas lemah dan kesempatan untuk memperoleh ganti rugi terbatas. Hal ini telah mendorong pedoman dan undang-undang di sebagian besar yurisdiksi mengharuskan beberapa anggota dewan untuk independen dari pemegang saham pengendali dan pemegang saham utama, dengan independensi yang mencakup tidak menjadi perwakilan mereka atau memiliki hubungan bisnis yang erat dengan mereka. Dalam kasus lain, pihak-pihak seperti kreditor tertentu juga dapat mempunyai pengaruh yang signifikan. Meskipun definisi pemegang saham utama berbeda-beda di berbagai yurisdiksi, ambang batas minimum adalah hal yang umum. Apabila ada pihak yang berada dalam posisi khusus untuk mempengaruhi perusahaan, harus ada uji ketat untuk memastikan penilaian objektif dewan.
Dalam mendefinisikan independensi bagi anggota dewan, beberapa pedoman nasional terkait tata kelola perusahaan atau standar pencatatan bursa telah menetapkan presumsi yang cukup rinci untuk ketidakindependensian. Meskipun menetapkan kondisi yang diperlukan, kriteria “negatif” seperti ini yang mendefinisikan kapan seseorang tidak dianggap independen, dapat dilengkapi dengan contoh “positif” tentang kualitas yang akan meningkatkan kemungkinan independensi yang efektif. Meskipun pendekatan nasional untuk mendefinisikan independensi bervariasi, beragam kriteria digunakan, seperti tidak adanya hubungan dengan perusahaan, grupnya, dan manajemennya, auditor eksternal perusahaan dan pemegang saham utama, serta tidak adanya remunerasi, baik langsung maupun tidak langsung, dari perusahaan atau grupnya selain honorarium jabatan. Dewan juga mungkin diminta untuk membuat temuan afirmatif bahwa seorang direktur independen dari perusahaan karena mereka tidak memiliki hubungan material dengan perusahaan, atau bahwa direktur tersebut tidak memiliki hubungan yang dapat mengganggu pelaksanaan penilaian independen dalam melaksanakan tanggung jawabnya sebagai direktur. Banyak yurisdiksi juga menetapkan masa jabatan maksimum bagi direktur untuk dianggap independen.
Anggota dewan yang independen dapat memberikan kontribusi yang signifikan terhadap pengambilan keputusan dewan. Mereka dapat memberikan pandangan objektif terhadap evaluasi kinerja dewan dan manajemen. Selain itu, mereka dapat memainkan peran penting dalam bidang-bidang di mana kepentingan manajemen, perusahaan, dan pemegang sahamnya mungkin berbeda, seperti remunerasi eksekutif, perencanaan suksesi, perubahan pengendalian perusahaan, pertahanan terhadap pengambilalihan, akuisisi besar, dan fungsi audit. Agar mereka dapat memainkan peran kunci ini, sangat diinginkan agar dewan mengumumkan siapa yang mereka anggap independen dan kriteria untuk penilaian ini. Beberapa yurisdiksi juga mensyaratkan adanya rapat terpisah dari direktur independen secara berkala.
V.E.1. Dewan harus mempertimbangkan untuk menugaskan sejumlah cukup anggota dewan yang independen yang mampu melakukan penilaian independen terhadap tugas-tugas yang berpotensi menimbulkan konflik kepentingan. Contoh tanggung jawab utama tersebut adalah memastikan integritas pelaporan keuangan dan pelaporan perusahaan lainnya, reviu transaksi pihak berelasi, serta nominasi dan remunerasi anggota dewan dan manajemen kunci.
Meskipun tanggung jawab atas pelaporan perusahaan, remunerasi, dan nominasi umumnya berada pada dewan secara keseluruhan, anggota dewan yang independen dapat memberikan asurans tambahan kepada pelaku pasar bahwa kepentingan mereka terlindungi. Dewan harus mempertimbangkan untuk membentuk komite-komite khusus untuk mempertimbangkan pertanyaan dimana ada potensi konflik kepentingan. Komite-komite ini harus mensyaratkan jumlah minimum atau seluruhnya terdiri dari anggota independen. Di beberapa yurisdiksi, praktik yang baik adalah agar komite-komite ini diketuai oleh anggota non-eksekutif yang independen. Di beberapa yurisdiksi, pemegang saham mempunyai tanggung jawab langsung untuk menominasikan dan memilih direktur independen untuk fungsi-fungsi khusus.
V.E.2. Dewan harus mempertimbangkan untuk membentuk komite-komite khusus untuk mendukung dewan dalam menjalankan fungsinya, khususnya komite audit – atau badan setara –untuk mengawasi pengungkapan, pengendalian internal, dan masalah terkait audit. Komite lain, seperti remunerasi, nominasi atau manajemen risiko, dapat memberikan dukungan kepada dewan tergantung pada ukuran, struktur, kompleksitas, dan profil risiko perusahaan. Mandat, komposisi, dan prosedur kerja mereka harus didefinisikan dengan jelas dan diungkapkan oleh dewan yang tetap bertanggung jawab penuh atas keputusan yang diambil.
Jika dibenarkan sesuai dengan ukuran, struktur, sektor atau tingkat perkembangan perusahaan serta kebutuhan dewan dan profil anggotanya, penggunaan komite dapat meningkatkan kerja dewan dan memungkinkan fokus yang lebih mendalam pada area tertentu. Untuk mengevaluasi manfaat komite dewan, penting bagi pasar untuk menerima gambaran yang lengkap dan jelas mengenai mandat, ruang lingkup, prosedur kerja, dan komposisi mereka. Informasi ini sangat penting di banyak yurisdiksi, di mana dewan diharuskan membentuk komite audit independen dengan wewenang untuk mengawasi hubungan dengan auditor eksternal. Komite audit juga harus mampu mengawasi efektivitas dan integritas sistem pengendalian internal, yang dapat mencakup fungsi audit internal.
Sebagian besar yurisdiksi menetapkan peraturan yang mengikat mengenai perilaku dan fungsi komite audit independen, dan merekomendasikan komite nominasi dan remunerasi berdasarkan prinsip “patuhi atau jelaskan”. Sementara komite risiko umumnya diwajibkan bagi perusahaan di sektor keuangan, sejumlah yurisdiksi juga mengatur tanggung jawab manajemen risiko bagi perusahaan non-keuangan, yang mewajibkan atau merekomendasikan penugasan peran ini kepada komite audit atau komite risiko khusus. Pemisahan fungsi komite audit dan komite risiko mungkin bermanfaat mengingat adanya pengakuan yang lebih besar terhadap risiko di luar risiko keuangan, untuk menghindari kelebihan beban komite audit dan memungkinkan waktu lebih untuk masalah manajemen risiko.
Pembentukan komite untuk memberi nasihat mengenai isu-isu tambahan harus tetap menjadi diskresi perusahaan, serta harus fleksibel dan proporsional sesuai dengan kebutuhan dewan. Beberapa dewan telah membentuk komite keberlanjutan untuk memberi nasihat kepada dewan mengenai risiko, peluang, tujuan dan strategi terkait sosial dan lingkungan hidup, termasuk yang berkaitan dengan iklim. Beberapa dewan juga telah membentuk komite untuk memberi nasihat mengenai pengelolaan risiko keamanan digital serta transformasi digital perusahaan. Komite ad hoc atau khusus juga dapat dibentuk sementara untuk merespon kebutuhan atau transaksi perusahaan yang spesifik. Pengungkapan tidak perlu meluas pada komite khusus yang dibentuk untuk menangani, misalnya, transaksi komersial yang bersifat rahasia. Ketika dibentuk, komite harus memiliki akses ke informasi yang diperlukan untuk menjalankan tugas mereka, menerima pendanaan yang sesuai, dan melibatkan ahli atau penasihat eksternal.
Komite mempunyai peran pemantauan dan pemberian nasihat, dan harus dipahami dengan jelas bahwa dewan secara keseluruhan tetap bertanggung jawab penuh atas keputusan yang diambil, kecuali ditentukan lain secara hukum, dan pengawasan serta akuntabilitasnya harus jelas.
V.E.3. Anggota dewan harus mampu berkomitmen secara efektif terhadap tanggung jawab mereka.
Melayani di terlalu banyak dewan atau komite dapat mengganggu kinerja anggota dewan. Beberapa yurisdiksi telah membatasi jumlah posisi dewan yang dapat dipegang. Pembatasan khusus mungkin kurang penting dibandingkan memastikan bahwa anggota dewan mempunyai legitimasi dan kepercayaan di mata pemegang saham. Oleh karena itu, pengungkapan tentang keanggotaan dewan dan komite lainnya, serta tanggung jawab ketua kepada pemegang saham merupakan instrumen utama untuk meningkatkan nominasi dewan dan komite. Pencapaian legitimasi juga akan difasilitasi dengan publikasi catatan kehadiran masing-masing anggota dewan (misalnya apakah mereka sering melewatkan rapat) dan pekerjaan lain yang dilakukan atas nama dewan serta remunerasi yang terkait.
V.E.4. Dewan harus secara rutin melakukan evaluasi untuk menilai kinerja mereka dan menilai apakah mereka memiliki perpaduan latar belakang dan kompetensi yang tepat, termasuk yang berkaitan dengan gender dan bentuk keberagaman lainnya.
Untuk meningkatkan praktik dewan dan kinerja anggotanya, makin banyak yurisdiksi mendorong perusahaan untuk melakukan evaluasi dan pelatihan dewan dan komite. Banyak pedoman tata kelola perusahaan yang merekomendasikan evaluasi tahunan terhadap dewan, yang secara berkala dapat didukung oleh fasilitator eksternal untuk meningkatkan objektivitas.
Kecuali ada kualifikasi tertentu yang diperlukan, misalnya untuk lembaga keuangan, anggota dewan mungkin perlu memperoleh keterampilan yang sesuai setelah diangkat melalui pelatihan atau cara lain. Setelah itu, langkah-langkah tersebut juga dapat mendukung anggota dewan untuk tetap mengikuti perkembangan peraturan peundang-undangan yang baru dan relevan, dan perubahan risiko komersial dan risiko lainnya.
Untuk menghindari pemikiran kelompok yang sempit dan untuk menghadirkan keberagaman pemikiran dalam diskusi dewan, mekanisme evaluasi juga dapat mendukung dewan untuk mempertimbangkan apakah mereka secara kolektif memiliki perpaduan latar belakang dan kompetensi yang tepat. Hal ini mungkin didasarkan pada kriteria keberagaman seperti gender, usia atau karakteristik demografis lainnya, serta pengalaman dan keahlian, misalnya dalam bidang akuntansi, digitalisasi, keberlanjutan, manajemen risiko atau sektor tertentu.
Untuk meningkatkan keberagaman gender, banyak yurisdiksi mengharuskan atau merekomendasikan agar perusahaan tercatat mengungkapkan komposisi dewan dan manajemen senior berdasarkan gender. Beberapa yurisdiksi telah menetapkan kuota wajib atau target sukarela untuk partisipasi perempuan dalam dewan dengan hasil yang nyata. Yurisdiksi dan perusahaan juga harus mempertimbangkan langkah-langkah tambahan dan pelengkap untuk memperlebar kesempatan perempuan dalam mengembangkan talenta di seluruh perusahaan dan memperkuat langkah kebijakan lain yang bertujuan untuk meningkatkan keberagaman dewan dan manajemen. Langkah pelengkap dapat berasal dari inisiatif pemerintah, swasta, dan pemerintah-swasta, dan dapat, misalnya berupa kegiatan advokasi dan peningkatan kesadaran; program jaringan, bimbingan dan pelatihan; pembentukan badan pendukung (asosiasi bisnis perempuan); sertifikasi, penghargaan atau daftar perusahaan yang patuh untuk meningkatan tekanan sejawat (peer pressure); dan reviu terhadap peran komite nominasi dan metode rekrutmen. Beberapa yurisdiksi juga telah menetapkan pedoman atau persyaratan yang dimaksudkan untuk memastikan pertimbangan bentuk keberagaman lainnya, seperti yang berkaitan dengan pengalaman, usia, dan karakteristik demografis lainnya.
V.F. Untuk memenuhi tanggung jawab mereka, anggota dewan harus memiliki akses terhadap informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu.
Anggota dewan memerlukan informasi yang relevan secara tepat waktu untuk mendukung pengambilan keputusan mereka. Anggota dewan non-eksekutif biasanya tidak memiliki akses yang sama terhadap informasi seperti manajer kunci dalam perusahaan. Kontribusi anggota dewan non-eksekutif terhadap perusahaan dapat ditingkatkan dengan memberikan akses kepada manajer kunci tertentu dalam perusahaan seperti, misalnya sekretaris perusahaan, auditor internal, dan kepala manajemen risiko atau pejabat utama risiko, dan memberikan hak untuk mendapatkan nasihat eksternal yang independen yang biayanya ditanggung perusahaan.
Untuk memenuhi tanggung jawab mereka, anggota dewan harus memiliki akses dan memastikan bahwa mereka memperoleh informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu. Dalam kasus dimana perusahaan tercatat merupakan induk dari suatu grup, kerangka pengaturan juga harus memastikan akses anggota dewan terhadap informasi penting tentang kegiatan anak perusahaan untuk mengelola risiko grup dan melaksanakan tujuan grup. Ketika komite dewan dibentuk, mekanisme yang efisien harus diterapkan untuk memastikan bahwa seluruh dewan memiliki akses terhadap informasi yang relevan. Pada saat yang sama, kerangka pengaturan harus mengatur pengamanan untuk memastikan bahwa orang dalam tidak akan menggunakan informasi untuk keuntungan pribadi mereka atau orang lain. Jika perusahaan mengandalkan model manajemen risiko yang kompleks, anggota dewan harus diberitahu tentang kemungkinan kelemahan model tersebut.
V.G. Ketika keterwakilan karyawan di dewan diamanatkan, mekanisme harus dikembangkan untuk memfasilitasi akses terhadap informasi dan pelatihan bagi perwakilan karyawan, sehingga keterwakilan ini dilaksanakan secara efektif dan memberikan kontribusi terbaik terhadap peningkatan keterampilan, informasi, dan independensi dewan.
Ketika keterwakilan karyawan di dewan diamanatkan oleh undang-undang atau perjanjian bersama, atau diadopsi secara sukarela, hal ini harus diterapkan dengan cara yang memaksimalkan kontribusinya terhadap independensi, kompetensi, informasi, dan keberagaman dewan. Perwakilan karyawan harus mempunyai tugas dan tanggung jawab yang sama seperti seluruh anggota dewan lainnya, dan harus bertindak demi kepentingan terbaik perusahaan.
Prosedur harus dibentuk untuk memfasilitasi akses terhadap informasi, pelatihan, dan keahlian, serta memastikan independensi anggota dewan karyawan dari CEO dan eksekutif. Prosedur ini juga harus mencakup prosedur penunjukan yang memadai dan transparan, hak untuk melapor kepada karyawan secara berkala – asalkan persyaratan kerahasiaan dewan dipatuhi – pelatihan, dan prosedur yang jelas untuk mengelola konflik kepentingan. Kontribusi positif terhadap pekerjaan dewan juga memerlukan penerimaan dan kolaborasi konstruktif dari anggota dewan lainnya serta manajemen.