Los gobiernos de todo el mundo están realizando importantes esfuerzos para brindar servicios públicos más eficaces, reducir las cargas administrativas, mejorar la comunicación, así como las experiencia de los ciudadanos con los trámites gubernamentales. En estos esfuerzos, las herramientas de mejora regulatoria, como la simplificación administrativa, las licencias digitales y las ventanillas únicas, desempeñan un papel central. En los últimos años, Costa Rica ha introducido la Ventanilla Única de Inversiones (VUI), que reúne todos los trámites necesarios para invertir en el país. La VUI reduce las cargas para los emprendedores y empresarios, al proporcionar un único punto de contacto digital para las licencias y los permisos emitidos por las distintas agencias gubernamentales. De esta manera, la VUI ayuda a impulsar la competitividad de Costa Rica y atraer más inversiones. Este informe proporciona una descripción general de la VUI, así como un análisis comparativo de su diseño y funcionamiento, utilizando los principios de mejores prácticas de la OCDE en ventanillas únicas. El informe también proporciona recomendaciones para mejorar el desempeño de la VUI.
Estudio de la Ventanilla Única de Inversión de Costa Rica
Abstract
Executive Summary
La Ventanilla Única de Inversión de Costa Rica (VUI) es una iniciativa interinstitucional liderada por la Promotora del Comercio Exterior de Costa Rica (PROCOMER). Está diseñada para simplificar, digitalizar y centralizar los trámites necesarios para constituir una empresa. Originalmente, la VUI fue desarrollada para gestionar los procedimientos de la zona franca; Sin embargo, ha evolucionado para incluir procedimientos relacionados con la apertura de todo tipo de negocios. Actualmente, la VUI de Costa Rica tiene una gran demanda entre las instituciones nacionales y subnacionales.
La VUI pretende hacer al país más competitivo eliminando barreras regulatorias y/o requisitos innecesarios en la gestión de los procedimientos. La estrategia de la VUI se basa en la simplificación de procesos y la digitalización de procedimientos.
PROCOMER realizó en primer lugar un mapeo exhaustivo para identificar las agencias y trámites necesarios para constituir y operar una empresa en Costa Rica y los tiempos estimados de trámite.
Un marco regulatorio sólido compuesto por diversos instrumentos jurídicos y decretos sirve de base legal para el establecimiento y funcionamiento de la VUI. El marco regulatorio de la VUI fue desarrollado para permitir a PROCOMER monitorear la plataforma tecnológica que gestiona los trámites de manera eficiente y así promover la inversión en el país.
Este informe evalúa la eficacia de la VUI en relación con los principios de la OCDE, revelando fortalezas, tales como el compromiso político, el liderazgo proactivo y una base regulatoria adecuada. PROCOMER ha jugado un papel fundamental en la expansión de la VUI, demostrando un liderazgo claro y un compromiso con la mejora de procesos.
A pesar de estas fortalezas, aún quedan desafíos. La coordinación entre PROCOMER y el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) necesita mejorar, particularmente en alinear estrategias regulatorias y definir procedimientos de manera consistente. Si bien existen canales de comunicación formales e informales, los municipios no están representados directamente, lo que limita su influencia en la toma de decisiones. Además, si bien se llevan a cabo consultas públicas, éstas no siempre se han traducido en resultados plenamente satisfactorios para las partes interesadas.
La VUI ha logrado avances importantes en la digitalización, pero no todos los procesos son totalmente digitales de principio a fin. La plataforma incluye elementos esenciales como un registro de trámites, mapas georreferenciados, un motor de pagos, firmas digitales y un sistema para administrar y almacenar información y documentos comerciales relevantes denominado expediente digital. Sin embargo, la adopción de la firma digital sigue siendo baja y la plataforma de inspección aún se encuentra en sus primeras etapas de desarrollo, lo que impide una experiencia digital completamente fluida.
Para maximizar su impacto, la VUI debe mejorar la coordinación con el MEIC, reuniendo las estrategias de mejora regulatoria bajo un marco unificado. Los programas de capacitación deben diseñarse para dotar a los funcionarios de las habilidades necesarias para simplificar eficientemente los procesos. Se deben establecer mecanismos formales de coordinación tanto a nivel técnico como operativo para garantizar una colaboración fluida.
La planificación estratégica es crucial para gestionar la creciente demanda de las instituciones que desean integrarse en la VUI. PROCOMER debe definir objetivos claros a corto, mediano y largo plazo para estructurar sus esfuerzos de manera efectiva. También es necesario un enfoque más centrado en el usuario, que incorpore un modelo de “eventos de vida” que simplifique el proceso para iniciar un negocio desde la perspectiva del usuario. Se deben fortalecer los mecanismos sistemáticos de consulta pública, garantizando que la retroalimentación de las partes interesadas se integre consistentemente en las mejoras de la plataforma. Establecer indicadores de desempeño claros ayudará además a evaluar y mejorar la eficacia de la VUI.
Además, se deben realizar esfuerzos para aumentar la adopción de la VUI entre las empresas. Una campaña de comunicación dirigida puede generar conciencia y fomentar un mayor uso de la plataforma. Las mejoras adicionales en la infraestructura digital, en particular en áreas como las firmas digitales y procedimientos totalmente integrados de punta a punta, harán que la creación de empresas sea aún más fluida y eficiente.
La VUI ha logrado avances notables en la simplificación y digitalización de los procedimientos de inversión, obteniendo un fuerte apoyo institucional y ampliando su alcance. Sin embargo, para aprovechar plenamente su potencial, debe seguir fortaleciendo la coordinación, perfeccionando su planificación estratégica e incrementando sus esfuerzos de transformación digital. Al abordar estas áreas, la VUI puede mejorar el clima de inversión de Costa Rica y posicionar al país como líder en la facilitación de negocios.
