Manuale aziendale OCSE‑FAO sulla deforestazione e la due diligence nelle catene di fornitura agricole

Fase 1: Stabilire una politica sulla deforestazione e sistemi di gestione efficaci

Sommario

La Fase 1 delle Linee guida OCSE-FAO riguarda la creazione di solidi sistemi e politiche di gestione aziendale, che a loro volta supportino tutte le fasi successive del quadro di due diligence OCSE-FAO. Questo capitolo illustra come la Fase 1 può contribuire a sostenere gli impegni delle aziende in materia di deforestazione.

Domande strategiche per le imprese

• Che livello di ambizione abbiamo come azienda riguardo alla deforestazione? Qual è la nostra definizione di foreste? Abbiamo considerato una data limite per la deforestazione nelle nostre pratiche di fornitura (vedere Glossario per le definizioni)?

• La nostra politica soddisfa o va oltre la legislazione relativa alla protezione delle foreste nel nostro paese d'origine, nel paese di produzione e nei principali mercati di esportazione?

• La nostra politica soddisfa le aspettative di investitori, consulenti legali, comunità locali e società civile?

• I dirigenti senior dell'azienda (compreso il Consiglio) comprendono: (1) gli impegni assunti dall'azienda in materia di deforestazione; (2) le implicazioni della scelta di una particolare politica; (3) i sistemi necessari per attuare tale politica (ad esempio, revisione dei contratti e dei rapporti esistenti, implicazioni in termini di budget e personale); e (4) i costi derivanti dalla mancata lotta alla deforestazione per l’azienda (impatti diretti o indiretti sulla produzione e sui ricavi) e a livello globale (in termini di cambiamento climatico e perdita di biodiversità e la relativa insicurezza a medio e lungo termine dell’approvvigionamento di materie prime agricole )?

• È stato nominato un punto di riferimento all'interno dell'azienda per coordinare e gestire l'implementazione dell'approccio di due diligence all'approvvigionamento responsabile (compresi gli impegni in materia di deforestazione), insieme ad altri dipartimenti aziendali (ad esempio legale, affari pubblici/aziendali, appalti, marketing)? Esiste una comunicazione adeguata tra loro?

• Con quali fornitori e altri stakeholder dovremmo impegnarci per sviluppare i nostri impegni contro la deforestazione? Nelle nostre catene di fornitura sono presenti produttori vulnerabili, come i piccoli proprietari terrieri, che richiedono un supporto specifico per il rispetto della politica aziendale e dei requisiti normativi?

• Gli indicatori chiave di performance (KPI) aziendale sono collegati al raggiungimento degli obiettivi di due diligence legati alla deforestazione come parte dei nostri sistemi di gestione?

• Quali sistemi o processi di due diligence esterna stiamo utilizzando per supportare la nostra gestione interna della due diligence (ad esempio, linee guida OCSE-FAO, codici di settore, sistemi/schemi di certificazione delle merci, protocolli di audit, ecc.)?

Stabilire o aggiornare politiche di sostenibilità sulla deforestazione e integrarle nei processi aziendali

I seguenti elementi chiave sono stati identificati come importanti nello sviluppo di una politica sulla deforestazione:

• La politica si applica all'intera azienda (comprese le sue filiali) e alle sue catene di fornitura e garantisce che tutti i dipartimenti interessati lavorino insieme per fornire un impegno comune per combattere la deforestazione attraverso pratiche di produzione e fornitura responsabili.

• Stabilisce obiettivi misurabili per ridurre la deforestazione e il rischio di deforestazione accettabile nelle operazioni, nelle catene di fornitura e nei rapporti commerciali dell'impresa. Ad esempio, l’obiettivo può essere quello di raggiungere zero deforestazione, o zero deforestazione illegale, o una riduzione dei livelli di deforestazione da raggiungere entro una data specifica. La definizione dell’obiettivo comprende obiettivi chiari con limiti di tempo, date limite e definizioni di termini quali “foresta”, “deforestazione” e “degrado forestale” (vedere Glossario per le definizioni).

• Obiettivi e definizioni possono spesso essere derivati da impegni collettivi assunti dall'impresa, accordi e impegni internazionali e nazionali, legislazione nazionale, linee guida di associazioni di settore, aspettative degli investitori o standard volontari di sostenibilità nei sistemi di certificazione (vedere l'Allegato A per ulteriori risorse).

• La politica è basata sul rischio, nel senso che affronta innanzitutto i rischi e gli impatti più significativi, prendendo in considerazione la probabilità di un impatto nonché la portata, l’ambito e gli aspetti irrimediabili dell'impatto.

• La politica viene rivista e adattata regolarmente alla luce delle nuove aree di approvvigionamento, dei mutevoli modelli di deforestazione e della crescente conoscenza dei rischi di deforestazione nella catena di fornitura e degli standard internazionali e della legislazione nazionale.

Integrare la politica sulla deforestazione negli organi di controllo e sistemi di gestione e nelle diverse funzioni aziendali

Le pratiche dovrebbero essere conformi in tutte le operazioni dell’impresa, compresi tutti i dipartimenti o le unità che possono prendere decisioni che influiscono su materie prime e prodotti potenzialmente associati alla deforestazione, comprese in particolare le funzioni di acquisto e approvvigionamento. Le procedure relative alla deforestazione dovrebbero essere coerenti e integrate con qualsiasi altra politica di due diligence eventualmente adottata dall’impresa.

Incorporare aspettative e politiche nell'impegno con i fornitori e in altri rapporti commerciali

Poiché la due diligence si applica a tutte le catene di fornitura e ai rapporti commerciali di un'impresa, nonché alle sue stesse operazioni, la comunicazione regolare con i fornitori e altri partner commerciali è fondamentale. Per i prodotti e le catene di fornitura ad un alto rischio associato di deforestazione, l’impresa dovrebbe:

• Comunicare gli aspetti chiave della propria politica sulla deforestazione ai fornitori e ad altri rapporti commerciali rilevanti. Le relazioni a lungo termine con i partner commerciali possono aumentare la leva finanziaria per incoraggiare l’adozione di tale politica e migliorare la trasparenza.

• Includere condizioni e aspettative sulla due diligence in materia di deforestazione nei contratti con i fornitori o nei rapporti commerciali, codici di condotta dei fornitori o altre forme di accordi scritti, adattati alle capacità dei fornitori.

• Sviluppare e implementare processi di prequalificazione sulla due diligence in materia di deforestazione per i fornitori e altri rapporti commerciali, ove possibile, adattando tali processi ai rischi e alle circostanze specifici che devono affrontare.

• Fornire risorse adeguate, rafforzamento delle capacità e formazione ai fornitori e ad altri rapporti commerciali per aiutarli a comprendere e applicare la politica e attuare la due diligence in relazione alla deforestazione. Ciò potrebbe includere, ad esempio, un quadro di reporting standardizzato per i fornitori.

• Alcuni fornitori, come i piccoli agricoltori, avranno bisogno di livelli di sostegno maggiori rispetto ad altri.

• Cercare di comprendere e affrontare le barriere derivanti dal modo di fare affari dell'impresa che potrebbero impedire la capacità dei fornitori e di altri rapporti commerciali di attuare la politica di due diligence in relazione alla deforestazione, come le pratiche di acquisto dell'impresa e gli incentivi commerciali.

Le imprese possono trovarsi ad affrontare limitazioni pratiche e legali su come poter incidere o influenzare i rapporti commerciali per prevenire, cessare o mitigare gli impatti negativi sulle foreste o per porvi rimedio. Le imprese possono cercare di superare queste sfide per influenzare i rapporti commerciali attraverso accordi, requisiti di prequalificazione, patti di sindacato, accordi di licenza o franchising, e anche attraverso sforzi di collaborazione per unire le forze nelle associazioni di settore o nelle iniziative intersettoriali.

Anche i piani di attuazione sviluppati in coordinamento con i partner commerciali e coinvolgendo, ove opportuno, i governi locali e centrali, le organizzazioni internazionali, le comunità locali e la società civile, possono migliorare la conformità, in particolare offrendo sviluppo di capacità e formazione. Le associazioni di settore e le iniziative multilaterali possono spesso essere in grado di fornire supporto per molte delle fasi sopra descritte.

Stabilire sistemi di controllo lungo la catena di fornitura

La creazione di sistemi che consentano alle imprese di monitorare l’attuazione e gli impatti della propria politica sulla deforestazione è fondamentale per la credibilità e l’efficacia della politica e per buoni rapporti con le parti interessate, compresi investitori e governi.

Ciò comporta:

• Creare procedure di verifica per intraprendere revisioni periodiche, indipendenti e trasparenti del rispetto della politica; ciò può includere il coinvolgimento e il monitoraggio continui dei fornitori, nonché audit interni e di terze parti indipendenti (quest’ultimo è preferito laddove il rischio di associazione con la deforestazione è maggiore) e copre sia l’impresa che i suoi fornitori.

• Stabilire sistemi di monitoraggio e controllo per le catene di fornitura delle materie prime e dei prodotti che le imprese identificano come potenzialmente associati alla deforestazione. Ciò è descritto più dettagliatamente nella Fase 4 delle Linee guida OCSE-FAO (verifica della due diligence).

In genere, queste fasi avranno luogo contemporaneamente o subito dopo che l'impresa avrà iniziato a condurre la mappatura della catena di fornitura secondo la Fase 2 delle Linee guida OCSE-FAO (identificazione dei rischi).

Stabilire un meccanismo di reclamo a livello operativo, in consultazione e collaborazione con le parti interessate

Meccanismi di reclamo, che dovrebbero includere sia sistemi di allerta precoce e di consapevolezza del rischio che sistemi di reclamo, possono aiutare ad avvisare le imprese delle deviazioni dalla loro politica sulla deforestazione nelle loro attività o in quelle dei loro fornitori o in altri rapporti commerciali, aiutarle a identificare e mitigare i rischi, anche attraverso una migliore comunicazione con le parti interessate, e fornire un meccanismo per prevenire e risolvere i conflitti. I meccanismi di reclamo possono anche incorporare un canale per feedback e suggerimenti. Possono essere stabiliti a livello di progetto, impresa o settore. Le imprese possono sia stabilire i propri meccanismi di reclamo sia partecipare ad altri meccanismi di reclamo. È importante che i meccanismi di reclamo siano accessibili, soprattutto laddove opportuno, alle parti interessate locali, comprese le donne e altri gruppi vulnerabili ed emarginati. I reclami devono essere gestiti entro un periodo di tempo ragionevole e l'anonimato deve essere rispettato quando richiesto.

Suggerimenti per le PMI

• Decidere quale livello di impegno politico si è disposti ad adottare date le leggi nazionali e gli impegni internazionali, nonché gli impegni aziendali nei confronti dei clienti.

• Scegli le definizioni di “foresta” e “deforestazione” che desideri utilizzare e la/e data/e limite/i. (Le iniziative settoriali o le politiche e gli impegni di altre PMI possono fornire modelli utili).

• Decidere come rendere operativo l'impegno politico in base alle vostre esigenze finanziarie e risorse umane.

• Rendere noti i vostri impegni; ciò può avvenire tramite un impegno scritto o una dichiarazione autonoma o come parte della visione aziendale, della dichiarazione di valore o della politica di approvvigionamento responsabile.

• Partecipare a piattaforme multilaterali sui prodotti sostenibili che mirano a minimizzare la deforestazione attraverso l’azione collettiva.

• Menzionare i propri limiti e il proprio approccio alla determinazione delle priorità dei rischi, comprese le azioni che intraprenderete se scoprite che un partner commerciale si approvvigiona da aree deforestate.