Die mit den verschiedenen Programmen gemachten Erfahrungen zeigen, dass Menschen nur dann effektiv an individuellen Lern- und Weiterbildungsprogrammen teilnehmen können, wenn diese benutzerfreundlich sind.
Schwerfällige Prozesse können Negativanreize für die Teilnahme schaffen, wie vor allem das französische Beispiel zeigt. In seiner ersten Umsetzungsphase (2015-2018) führte die Komplexität des CPF dazu, dass die beteiligten Akteure (Geldgeber, Unternehmen und Weiterbildungsanbieter) etwas Zeit brauchten, um das Programm zu verstehen und mit ihm zurechtzukommen. Außerdem war sie für die Einzelnen ein Hindernis für die Teilnahme. Komplexe Finanzierungsvereinbarungen und eine fragmentierte Governance machten es den Menschen schwer, das Programm anzunehmen, und führten dazu, dass sich Arbeitnehmer auf ihre Personalabteilung und Arbeitsuchende auf die öffentliche Arbeitsverwaltung verließen, um Unterstützung zu erhalten. Folglich hat sich die Autonomie des Einzelnen bei der Gestaltung des eigenen Bildungswegs nicht nennenswert verbessert (IGAS, 2017[8]). Ziel des reformierten französischen Programms ist es, sowohl die Governance als auch die Prozesse zu vereinfachen und die Benutzerfreundlichkeit des Informationssystems bzw. der Website zu erhöhen.
Andere Länder/Regionen haben die Prozesse ebenfalls vereinfacht. So können im Kanton Genf und in Oberösterreich jetzt online Anträge gestellt werden, und die Fristen für die Antragsbearbeitung sind kürzer geworden. Gut konzipierte und benutzerfreundliche Websites, wie sie in Singapur, Schottland und den Vereinigten Staaten für das ITA zur Verfügung stehen, tragen wesentlich dazu bei, dass der bzw. die Einzelne die Programme wirklich autonom nutzen können. Andererseits besteht bei einer vollständig papierlosen Bearbeitung der Anträge (d.h. wenn ausschließlich das Internet genutzt wird) die Gefahr, dass jene ausgeschlossen werden, die mit dem Internet nicht vertraut sind, d.h. geringqualifiziertere Arbeitskräfte.1 Daher ist es wichtig, entweder eine alternative Möglichkeit der Antragstellung vorzusehen – z.B. papierbasiert wie in Oberösterreich oder über eine Hotline wie in Singapur – oder Einzelpersonen beim Ausfüllen der Anträge im Internet persönlich zu unterstützen, wie dies im Kanton Genf der Fall ist.2
Die durchgeführten Untersuchungen machen es nicht möglich, deutliche Empfehlungen für Governance-Modelle auszusprechen, es zeichnen sich aber einige Erkenntnisse ab:
Wie der französische Fall zeigt, sollte die Governance einfach gehalten und insbesondere nicht auf zu viele Akteure aufgeteilt werden, vor allem auf einer bestimmten Zuständigkeitsebene (Verantwortung für Umsetzung, Verwaltung, Durchführung).
Das einzige Beispiel, in dem die Verwaltung eines individuellen Lernprogramms an ein privates gewinnorientiertes Unternehmen ausgelagert wurde (d.h. das ILA-Programm im Vereinigten Königreich), hat sich nicht als erfolgreich erwiesen – doch dies war zum Teil auf den fehlenden Qualitätssicherungsrahmen zurückzuführen. Die private Erbringung der Dienstleistungen selbst, wie beim ITA in den Vereinigten Staaten, in Deutschland mit der Bildungsprämie und in Flandern mit dem zur Verfügung gestellten Scheck, scheint funktional und weniger riskant zu sein, für die Kosteneffizienz der verschiedenen Optionen gibt es jedoch keine Belege.
In Schottland wurde das Programm anfangs von einer anderen öffentlichen Stelle verwaltet als der, die für die Konzeption und Umsetzung zuständig war. Seit der Einführung des neuen Programms (ITA) wird die Verwaltung jedoch wieder intern übernommen. Dies sollte Änderungen erleichtern, ermöglichte jedoch auch eine straffere praktische Umsetzung und verringerte bürokratiebedingte Kosten.
Die Verwaltung individueller Sparkonten für Weiterbildungsmaßnahmen scheint kostspielig zu sein, vor allem wenn sie nur in geringer Zahl aufgelegt werden. Im kanadischen learn$ave-Programm monierten Finanzinstitute aufwendige Sicherheitsmaßnahmen sowie technologische und administrative Verfahren zur Pflege der Datenbank und zur Ausstellung von Schecks, die von den Konten abgezogen wurden (Leckie et al., 2010[4]). Die Evaluierung kam zu dem Schluss, dass sie sicherlich nicht kosteneffizient waren, insbesondere aufgrund der sehr hohen Verwaltungskosten im Verhältnis zum Dollarwert der an die Teilnehmer übertragenen Leistungen (die Hälfte der Kosten entfiel auf die Verwaltung). Außerdem ergab die Evaluierung, dass andere Programme wie direkte Finanzhilfen, Darlehen oder subventionierte Freistellungen die gleichen Ziele bei niedrigeren Stückkosten hätten erreichen können. Im toskanischen Programm schien der Umgang mit den Verbindungen zu den kontoführenden Banken für Wirtschaftsprüfer und Steuerberater in der Provinz recht kompliziert zu sein. Dies war ein nicht unwesentlicher Beweggrund für den Wechsel zu dem Gutscheinprogramm, das die Carta ILA nun abgelöst hat.