Manuale aziendale OCSE‑FAO sulla deforestazione e la due diligence nelle catene di fornitura agricole

Fase 5: Rapporto sulla due diligence per affrontare la deforestazione

Sommario

La fase 5 delle Linee Guida OCSE-FAO riguarda il reporting pubblico sugli sforzi aziendali volti ad attuare la due diligence.

Domande strategiche per le imprese

• Comunichiamo i rischi di deforestazione identificati nella nostra catena di fornitura e le specifiche misure di mitigazione che abbiamo intrapreso?

• Forniamo un aggiornamento annuale sui nostri impegni in materia di deforestazione e su come stiamo procedendo (o meno) rispetto ad essi?

• Il nostro reporting dovrebbe essere effettuato attraverso un unico documento o attraverso diversi report distinti legati agli impegni della nostra azienda in materia di deforestazione o alle materie prime che trattiamo, o attraverso un capitolo del nostro report aziendale sulla sostenibilità?

• Abbiamo incorporato le raccomandazioni di reporting secondo le linee guida OCSE-FAO?

• Condividiamo questi rapporti con le parti interessate esterne e chiediamo un feedback sincero su ciò che è bene e cosa si può migliorare?

• In che modo i nostri rapporti sulla due diligence contribuiscono a migliorare il nostro apprendimento complessivo e miglioramento della due diligence per affrontare la deforestazione?

• Divulghiamo pubblicamente i nostri sforzi nelle diverse fasi di due diligence, inclusa la cooperazione con i fornitori per mitigare i rischi di deforestazione?

Reporting pubblico

È importante che le imprese esposte a rischi di deforestazione reali o potenziali riferiscano pubblicamente e regolarmente sulle loro politiche e pratiche di due diligence legate alle foreste (ove appropriato come parte di un quadro più ampio, come obiettivi di assenza di deforestazione e conversione), con la dovuta attenzione riguardo alla riservatezza aziendale e ad altri problemi di concorrenza. Ciò può includere sia informazioni qualitative sulla progettazione del sistema, che resoconti quantitativi sulle prestazioni. Ciò può fornire alle parti interessate, ai partner commerciali e agli investitori informazioni chiare, accurate e tempestive sugli effetti negativi effettivi e potenziali identificati attraverso valutazioni d’impatto continue e sulle misure adottate per mitigarli o prevenirli.

Le informazioni che potrebbero essere presenti in tali rapporti includono:

• Gli impegni dell'impresa riguardo alla lotta alla deforestazione e al degrado forestale, compresi non solo gli obiettivi (nessuna deforestazione o riduzione del rischio di una percentuale definita, ecc.), ma anche la definizione dell'impresa su foreste, deforestazione e degrado forestale, le date limite, portata in termini di materie prime e aree geografiche e così via.

• La percentuale del volume di produzione dell'impresa (sia da terreni gestiti dall'impresa che da fonti rinnovabili) che si ritiene essere esente da deforestazione o la percentuale per la quale ciò non è noto.

• Sintesi dei dati e delle informazioni raccolte, che descrivono l'esposizione dell'impresa ai rischi, i progressi compiuti rispetto a ciascun obiettivo e impegno (preferibilmente in una serie temporale, che mostri i progressi anno per anno) e qualsiasi impatto negativo che potrebbe aver causato o a cui ha contribuito.

• I sistemi di gestione dell'impresa, inclusa la politica di due diligence, specificando la struttura gestionale responsabile della due diligence dell'azienda e chi all'interno dell'azienda ne è direttamente responsabile.

• I sistemi di analisi e mitigazione del rischio messi in atto dall'impresa per affrontare la deforestazione, compreso il modo in cui funzionano, e i sistemi di controllo in atto, inclusa la certificazione, la tracciabilità o la catena di custodia.

• Il modo in cui le informazioni raccolte vengono utilizzate per rafforzare l'approvvigionamento e la gestione responsabile, mitigare i rischi, fornire soluzioni correttive e rispettare gli impegni dell'impresa.

• Cooperazione con le parti interessate e metodi per divulgare informazioni a tutti i clienti e fornitori, a monte e a valle, anche nel contesto dell'identificazione o della gestione dei fattori che determinano la deforestazione

• Informazioni sul rispetto di eventuali requisiti legislativi nazionali e standard internazionali sulla due diligence e sulla deforestazione.

Il reporting sui sistemi di due diligence e sulle prestazioni dell'impresa può avvenire in vari contesti e formati, inclusi i rapporti annuali dell'azienda, i rapporti di sostenibilità o i rapporti specifici sugli impatti dell'impresa sulle foreste. I rapporti possono essere resi pubblici attraverso il sito web dell’impresa, i social media e gli incontri con le parti interessate, compresi i partner a monte e a valle. La comunicazione deve essere adeguata agli impatti e al pubblico in termini di forma (compresa la traduzione nelle lingue appropriate), frequenza, accessibilità e adeguatezza delle informazioni fornite. Le informazioni raccolte possono anche essere comunicate in strutture di reporting, come il sistema di divulgazione di CDP Forests, gli standard di reporting della Global Reporting Initiative (GRI), il sito web supply-change.org o associazioni e gruppi di categoria nazionali o internazionali.

I report dovrebbero, ad esempio, adottare parametri chiari e costanti, per facilitare il monitoraggio e l’analisi a livello di catena di fornitura o di paese. Le imprese dovrebbero riferire sugli esiti dei processi in tutte le fasi di due diligence, in linea con le linee guida OCSE-FAO; farlo potrebbe anche contribuire all’allineamento con gli standard di reporting come quelli del GRI. Ad esempio, rispetto alla fase 1, le imprese potrebbero descrivere i propri impegni politici per RBC, fornire collegamenti a tali impegni (se disponibili al pubblico o, in caso contrario, spiegarne il motivo), segnalare il livello al quale ciascuno degli impegni politici è stato approvato all'interno dell'organizzazione, specificando se si tratta del livello più elevato, riferire in che misura gli impegni politici si applicano alle attività dell'impresa e ai suoi rapporti commerciali e descrivere come gli impegni politici vengono comunicati ai lavoratori, ai partner commerciali e ad altri parti interessate. Inoltre, le imprese dovrebbero descrivere il modo in cui integrano ciascuno dei loro impegni politici per RBC in tutte le loro attività e relazioni commerciali.

Suggerimenti per le PMI

Tutte le PMI:

• Decidere come e quando comunicare con i propri clienti e partner commerciali nel modo più efficiente in termini di risorse; questo può avvenire via e-mail e supportato dai social media.

• Includere informazioni pertinenti sui rischi di deforestazione identificati e sugli sforzi di mitigazione nelle vostre relazioni annuali, qualora le produciate.

• Se la vostra azienda partecipa a iniziative di certificazione o protezione forestale subnazionali, nazionali o internazionali, comunicare i vostri sforzi per mitigare i rischi di deforestazione secondo le Linee guida OCSE- FAO e questo Manuale.

Inoltre, le PMI a monte possono:

• Prendere in considerazione l'utilizzo di aggiornamenti regolari più brevi pubblicati nelle vostre premesse, sul sito web o tramite i social media