Manuale aziendale OCSE‑FAO sulla deforestazione e la due diligence nelle catene di fornitura agricole

Fase 4: Verificare la due diligence sulla deforestazione

Sommario

La Fase 4 delle linee guida OCSE-FAO riguarda la creazione di sistemi per tracciare e monitorare le azioni di due diligence per assicurarsi che siano efficaci.

Domande strategiche per le imprese

• Conduciamo valutazioni di due diligence nei punti chiave della catena di fornitura (ad es. punti di strozzatura)?

• Le nostre valutazioni di due diligence sono condotte internamente o effettuate da valutatori esterni di terze parti, o entrambi? Abbiamo utilizzato audit esterni per individuare eventuali lacune, al fine di garantire che la valutazione sia completa e consideri i diversi modi in cui avviene la deforestazione (ad esempio attraverso l'outsourcing a diversi fornitori, ecc.)? In tal caso, abbiamo verificato l’indipendenza e la qualità di tali audit e delle informazioni che ne derivano, e abbiamo rafforzato le nostre attività di monitoraggio e verifica basate sul rischio?

• Che ruolo può svolgere la tecnologia nelle valutazioni delle nostre azioni di due diligence sulla deforestazione?

• Esistono opportunità di collaborare con altri per condividere dati e ridurre i costi?

• Come abbiamo risposto alle denunce di terzi sui rischi di deforestazione?

• Se utilizziamo sistemi di certificazione di merci o prodotti di terze parti, sappiamo se tali sistemi sono uniformi alle linee guida OCSE-FAO e al quadro di due diligence basato sul rischio? In caso contrario, quali misure possiamo adottare per garantire che siano più allineati?

• Come monitoriamo i fornitori con i quali non abbiamo un contratto, al fine di attuare il cambiamento?

Monitorare l'implementazione e l'efficacia delle attività di due diligence

Le imprese dovrebbero adottare misure per verificare che le loro pratiche di due diligence siano efficaci, vale a dire che i rischi siano stati adeguatamente identificati e prevenuti e che gli impatti negativi siano stati mitigati. Ciò comporta sia il monitoraggio degli impatti per valutare e documentare la misura in cui le azioni, i progressi, le prestazioni e la conformità vengono eseguite o raggiunte; e verifica della conformità, delle prestazioni e/o delle azioni relative ad un impegno, standard o target dichiarato.

Questo processo dovrebbe essere proporzionato al rischio; tenere conto delle capacità delle varie imprese, poiché tali processi possono essere costosi; e, ove necessario, generare raccomandazioni per migliorare le pratiche di due diligence.

Il monitoraggio dell'efficacia del processo di due diligence dell'impresa può avvalersi delle tipologie di informazioni elencate nel Capitolo 5 sulle tipologie e potenziali fonti di informazione su merci e prodotti; e sulle fonti di informazione sulla deforestazione. Questo monitoraggio dovrebbe considerare quanto segue:

• I livelli di deforestazione e i livelli di rischio di deforestazione nelle aree da cui l'impresa si approvvigiona di materie prime e i prodotti cambiano nel tempo e devono essere continuamente monitorati. Gli elementi elencati nel Riquadro 2 (sui tipi e sulle potenziali fonti di informazioni su merci e prodotti) aiuteranno a fornire informazioni sui prodotti e sulle merci nelle operazioni e nelle catene di fornitura dell'impresa.

• Le fonti elencate nel Riquadro 3 possono aiutare a identificare la deforestazione nell'area di fornitura durante il periodo monitorato: qualsiasi cambiamento nella copertura arborea in quest'area costituisce un allarme per il quale deve essere valutato il livello di responsabilità dell'impresa.

La verifica degli effetti della procedura di due diligence dell'impresa comprende revisioni di documenti e meccanismi di controllo interno, verifica tramite dati satellitari, audit di terzi1, indagini in loco e consultazioni con le comunità locali, la società civile e le autorità governative. La frequenza e l'intensità degli sforzi di verifica dovrebbero essere essi stessi basati sul rischio, in linea con la fase 2 delle linee guida OCSE-FAO (identificazione dei rischi).

I risultati degli sforzi di monitoraggio e verifica dovrebbero essere reintegrati nella progettazione e nel funzionamento del sistema di due diligence, poiché questa è un processo dinamico. Laddove il rischio è stato mitigato o prevenuto, l’impresa dovrebbe condurre una due diligence continua per garantire che il rischio non si ripeta o che non compaiano nuovi rischi.

L’impresa dovrebbe inoltre monitorare i propri meccanismi di controllo interno e garantire che siano solidi e funzionino come previsto. La consultazione e il coinvolgimento di stakeholder esterni come le popolazioni indigene, le comunità locali, la società civile e le organizzazioni internazionali possono aiutare a identificare i problemi ed è fondamentale per la verifica imparziale ed efficiente dei processi di due diligence.

Suggerimenti per le PMI

Tutte le PMI:

• Identificare le ONG e le comunità locali o le organizzazioni internazionali con conoscenza delle comunità di approvvigionamento agricolo nei settori merceologici di interesse; parlare con loro regolarmente per triangolare le informazioni che ricevete dai fornitori.

• Comprendere dai clienti o dalle normative esistenti il tipo e la frequenza dei dati necessari.

• Cercare modi in cui i dati possono essere raggruppati tra i clienti o come la tecnologia possa essere utilizzata per aumentare l’efficienza e ridurre i costi.

• Consultare le piattaforme esistenti che possono aiutarvi a identificare le segnalazioni di deforestazione nelle tue aree di approvvigionamento.

• Prendere in considerazione la possibilità di collaborare con partner e fornitori per introdurre reclami congiunti o sistemi di denuncia. Anche i punti di contatto nazionali dell’OCSE per l’RBC possono rappresentare una risorsa in questo senso.

• Prendere in considerazione l'utilizzo di strumenti e indicatori provenienti da iniziative di settore, schemi di certificazione o piattaforme di deforestazione di cui potreste far parte, per supportare la verifica della due diligence.

• Collaborare con aziende simili e gruppi industriali per aumentare la vostra influenza quando i rischi di deforestazione persistono all’interno delle vostre catene di fornitura.

• Collaborare con altri fornitori, associazioni imprenditoriali e ONG, se la vostra influenza sui partner commerciale non è sufficiente per incoraggiare il cambiamento.

Inoltre, le PMI a monte possono:

• Assicurarsi che i clienti sappiano come verificate e raccogliete le informazioni, compreso il tipo di dati raccolti, la frequenza della raccolta e con chi collaborate per ottenere tali dati.

• Essere trasparenti nel comunicare quali informazioni non avete e perché.

• Discutere con gli acquirenti a monte su come possono supportare le vostre attività di raccolta dati e utilizzare la loro influenza e capacità, che potrebbe essere maggiore della vostra.

Nota

← 1.  Laddove un audit sia ritenuto appropriato, l’indipendenza e la qualità degli audit sono fondamentali per la loro efficacia. I revisori dovrebbero essere indipendenti, competenti e responsabili. Le imprese potrebbero prendere in considerazione l’utilizzo di un istituto indipendente responsabile dell’accreditamento dei revisori, della verifica degli audit, della pubblicazione di rapporti di audit, dell’implementazione di moduli per sviluppare le capacità dei fornitori di condurre la due diligence e di aiutare a dare seguito ai reclami delle parti interessate.