Manuel OCDE‑FAO sur la déforestation et le devoir de diligence dans les filières agricoles

Étape 5 : Rendre compte de l’exercice du devoir de diligence

Description

L’étape 5 du Guide OCDE‑FAO consiste à rendre compte publiquement des efforts déployés par l’entreprise pour mettre en œuvre son devoir de diligence.

Questions stratégiques pour les entreprises

• Communiquons-nous sur les risques de déforestation identifiés dans notre chaîne d’approvisionnement et sur les mesures d’atténuation spécifiques mises en place ?

• Faisons-nous un bilan annuel sur nos engagements en matière de lutte contre la déforestation et sur nos progrès (ou l’absence de progrès) à cet égard ?

• Devons-nous publier nos informations sous la forme d’un rapport unique, de plusieurs rapports distincts liés à nos engagements ou à nos matières premières, ou encore sous la forme d’un chapitre dans notre rapport de développement durable ?

• Avons-nous intégré les recommandations du Guide OCDE‑FAO concernant la communication des informations ?

• Partageons-nous ces rapports avec des parties prenantes externes, et sollicitons-nous des retours honnêtes sur les éléments qui fonctionnent bien et ceux qui nécessitent des améliorations ?

• Comment nos rapports sur le devoir de diligence contribuent-ils à l’amélioration de notre apprentissage général et du devoir de diligence pour lutter contre la déforestation ?

• Divulguons-nous publiquement nos efforts concernant l’ensemble des étapes de notre processus de devoir de diligence, y compris notre coopération avec les fournisseurs pour atténuer les risques de déforestation ?

Élaboration de rapports publics

Il est important que les entreprises exposées à des risques réels ou potentiels de déforestation publient régulièrement des rapports publics sur leurs politiques et leurs pratiques en matière de devoir de diligence lié à la forêt (le cas échéant, dans le cadre d’un dispositif plus large comprenant des engagements visant à mettre fin à la déforestation et à la conversion des terres), en tenant dûment compte de la confidentialité commerciale et d’autres considérations liées à la concurrence. Cela peut inclure des informations qualitatives sur la conception du système, ainsi que des données quantitatives sur les performances. Ce type de communication peut fournir aux parties prenantes, partenaires commerciaux et investisseurs affectés des informations claires, précises et actualisées sur les effets négatifs réels et potentiels identifiés dans le cadre des évaluations d’impact continues, ainsi que sur les étapes et mesures prises pour les atténuer et les prévenir.

Voici quelques exemples d’informations pouvant figurer dans ces rapports :

• les engagements de l’entreprise en matière de la lutte contre la déforestation et la dégradation des forêts, y compris les objectifs (déforestation zéro ou réduction du risque d’un pourcentage défini, etc.), la définition interne des concepts de forêt, déforestation et dégradation, les dates de référence, le champ d’application en termes de produits et de zones géographiques, etc.

• le pourcentage du volume de production (provenant à la fois des terres gérées par l’entreprise et des achats) considéré comme exempt de déforestation, ou le pourcentage pour lequel cette information n’est pas disponible.

• les synthèses de données et d’informations collectées, présentant le degré d’exposition de l’entreprise aux risques, les progrès réalisés pour chaque objectif et engagement (de préférence sous forme de série temporelle permettant de visualiser les évolutions annuelles) et tout impact négatif causé ou auquel l’entreprise a contribué.

• les systèmes de gestion de l’entreprise, y compris sa politique de devoir de diligence, précisant la structure de gestion responsable pour le devoir de diligence de l’entreprise et les personnes directement responsables au sein de l’entreprise.

• les systèmes d’analyse, d’atténuation et de gestion des risques, y compris la manière dont ils fonctionnent, les contrôles associés et les dispositifs tels que la certification, la traçabilité ou la chaîne de contrôle.

• la façon dont les informations collectées ont été utilisées pour renforcer l’approvisionnement et la gestion responsables, atténuer les risques, remédier aux impacts négatifs et respecter les engagements pris par l’entreprise.

• la coopération avec les parties prenantes et les modalités de diffusion de l’information auprès des clients et fournisseurs, en amont comme en aval, notamment dans le cadre de l’identification ou de la gestion des facteurs de déforestation.

• les informations relatives au respect des exigences législatives nationales et normes internationales en matière de devoir de diligence et de lutte contre la déforestation.

L’élaboration de rapports sur les systèmes de devoir de diligence et sur la performance de l’entreprise peut avoir lieu dans différents contextes et sous différentes formes : rapport annuel, rapport de durabilité, ou rapport spécifique sur les impacts de l’entreprise sur les forêts. Les rapports peuvent être rendus publics sur le site Internet de l’entreprise, via les réseaux sociaux ou lors de réunions avec les parties prenantes, y compris les partenaires de la chaîne d’approvisionnement. La communication doit être adaptée aux impacts et au public visés, notamment en ce qui concerne la forme (y compris la traduction dans les langues appropriées), la fréquence, l’accessibilité et la pertinence des informations. Les données collectées peuvent également être communiquées dans le cadre d’initiatives de divulgation, tels que le système de divulgation de CDP Forests, les normes de signalement de la Global Reporting Initiative (GRI), le site Internet supply-change.org ou encore par le biais d’associations et groupes professionnels nationaux ou internationaux.

Les rapports doivent utiliser des mesures claires, cohérentes et constantes afin de faciliter le suivi et l’analyse, notamment au niveau de la filière ou du pays. Les entreprises doivent rendre compte des résultats obtenus à chacune des étapes du devoir de diligence, conformément au Guide OCDE‑FAO ; cela pourrait également contribuer au respect des cadres de déclaration telles que les normes de la GRI. S’agissant par exemple de l’étape 1, les entreprises pourraient décrire leurs engagements politiques en matière de conduite responsable, fournir des liens vers ces engagements (lorsqu’ils sont publiquement disponibles, ou en expliquer l’indisponibilité le cas échéant), indiquer le niveau d’approbation interne de chacun de ces engagements politiques, notamment s’ils ont été validés au plus haut niveau de l’organisation, préciser la portée de ces engagements, en indiquant dans quelle mesure ils s’appliquent aux activités de l’entreprise et à ses relations commerciales, et décrire les modalités de communication de ces engagements à l’intention du personnel, des partenaires commerciaux et des autres parties concernées. De plus, les entreprises doivent expliquer comment elles intègrent chacun de leurs engagements politiques en matière de conduite responsable dans l’ensemble de leurs activités et relations commerciales.

Suggestions pour les PME

Pour toutes les PME :

• Déterminer comment et quand communiquer avec les clients et partenaires commerciaux de manière rentable ; cette communication peut se faire par courriel et être appuyée par les réseaux sociaux.

• Inclure les informations pertinentes sur les risques de déforestation identifiés et leurs efforts d’atténuation dans les rapports annuels, le cas échéant.

• Si l’entreprise participe à des systèmes de certification infranationaux, nationaux ou internationaux, ou à des initiatives de protection des forêts, communiquer sur les efforts déployés pour atténuer les risques de déforestation, conformément au Guide OCDE‑FAO et au présent Manuel.

En outre, les PME en amont peuvent :

• Envisager de publier des mises à jour régulières et plus concises, affichées dans leurs locaux, sur leur site Internet ou via les médias sociaux.