Licences et permis

Principe n^o 4 : Faciliter l’utilisation des processus liés aux L&P

 

Définition du principe
Les autorités chargées de délivrer les licences devraient adopter une approche centrée sur l’usager, assurant aux particuliers et aux entreprises un accès simple aux informations et un soutien, tout en associant activement les parties prenantes au processus.
Sous-principes	Critères
4.1 Assurer un accès simple à l’information et aux données	Publier des informations fiables, complètes, adaptées à leur finalité et faciles à consulter Fournir différents types d’informations de manière proactive
4.2 Mettre en place des procédures numériques afin d’améliorer l’efficience et l’accès	Faire de la transformation numérique un levier d’efficience Ne pas passer au numérique sans avoir au préalable simplifié Adopter une approche du passage au numérique de bout en bout Établir une stratégie numérique à long terme pour les L&P
4.3 Rendre les processus liés aux L&P clairs et accessibles aux usagers	Employer des formulations simples, claires, concises et compréhensibles dans les cadres réglementaires liés aux L&P Se servir des canaux et formats de communication les plus adaptés pour communiquer et donner accès aux processus liés aux L&P. Associer des parties prenantes à la définition des outils, processus, critères et conditions relatifs aux L&P

Les processus liés aux L&P devraient donner la priorité aux usagers en leur proposant un accès facile à l’information et aux données. Des informations complètes et facilement accessibles aident les particuliers et les entreprises à se conformer à leurs obligations sans complexité ni charge inutiles.

Les autorités doivent également mettre en place de multiples canaux simples d’utilisation permettant d’accéder à l’information et à l’assistance, notamment en dématérialisant les procédures de façon à améliorer l’accessibilité. Qu’il s’agisse de portails en ligne ou d’une assistance en personne, ces canaux devraient être faciles à utiliser et accessibles au plus grand nombre.

Il est essentiel d’associer les parties prenantes à la conception et à l’amélioration des processus liés aux L&P. En associant les entreprises et les particuliers, les autorités chargées des L&P peuvent créer des systèmes plus à l’écoute, qui s’adaptent à l’évolution des besoins et favorisent l’innovation.

4.1. Assurer un accès simple à l’information et aux données

Publier des informations fiables, complètes, adaptées à leur finalité et faciles à consulter. Les citoyens devraient pouvoir trouver facilement ce qu’ils recherchent et repérer les solutions qui répondent à leurs besoins (OCDE, 2023[18]). Que cela corresponde à une obligation légale ou à la mise en œuvre d’une politique publique, les autorités chargées des L&P devraient publier des données et informations clés sur les processus liés aux L&P qui fassent autorité (c’est-à-dire qui ne soient pas contredites par les agents publics « sur le terrain »), complètes (à tout le moins sur les sujets couverts, adaptée à l’objectif recherché et faciles à consulter.

Fournir différents types d’informations de manière proactive. Un moyen d’améliorer la confiance dans les processus liés aux L&P réside dans la communication d’informations et de données ; en effet, si les données factuelles qui sous-tendent la prise de décision des autorités sont transparentes, la confiance s’en trouve renforcée (OCDE, 2024[4]). La transparence des processus liés aux L&P peut être assurée par la publication de rapports annuels d’activité, de rapports d’audit interne et d’informations sur les différents mandats et responsabilités des diverses autorités chargées des L&P (OCDE, 2022[19]). La création de registres, sous la forme de bases de données consultables en ligne, est un autre moyen pour les autorités chargées de délivrer les licences de rendre les informations facilement accessibles à des fins de contrôle et de suivi. Ainsi, dans certains pays, il existe des registres des entreprises qui exercent leurs activités dans des domaines sensibles, tels que celles impliquant de la pollution ou l’exploitation de ressources naturelles (la publication des registres devra être contrebalancée par une réglementation pour la protection des données). Le type d’informations sur les L&P fournies peut varier selon le secteur. Par exemple, s’agissant des L&P environnementaux, les autorités chargées des licences devraient publier de manière proactive les procédures d’étude d’impact sur l’environnement, les informations sur les autres instruments de gestion de l’environnement, ainsi que les licences ou permis environnementaux accordés. Cela permettra aux parties prenantes de suivre l’ensemble du cycle de L&P dans ce qui est reconnu comme un contexte environnemental sensible. Dans certains pays, la publication d’informations peut être imposée par la loi, en vertu de l’accès à l’information et/ou d’autres lois relatives à l’environnement (CEPALC, 2018[20]). Généralement, les lois sur l’accès à l’information donnent la possibilité de demander des informations sur le processus lié aux L&P qui ne sont pas mises à la disposition du grand public (OCDE, 2022[19]). Ainsi, les parties prenantes peuvent demander des informations hydrologiques afin de contrôler le degré de conformité au regard de la pollution associé à un permis minier.

4.2. Mettre en place des procédures numériques afin d’améliorer l’efficience et l’accès

Faire de la transformation numérique un levier d’efficience. Le passage au numérique des processus liés aux L&P constitue une étape importante pour améliorer l’accessibilité géographique et la facilité avec laquelle les entités encadrées peuvent soumettre les documents et informations requis pour les L&P. Cela peut réduire considérablement la charge administrative pesant sur les particuliers et les entreprises, notamment le temps qui, sinon, serait passé à se rendre dans les bureaux des autorités publiques et à y attendre. Le passage au numérique améliore aussi la circulation de l’information entre les organismes publics. La prise de décision et l’évaluation des risques peuvent être améliorées par un partage des données plus rapide, une approche commune de la gestion des données entre les autorités chargées de délivrer des licences, et des formats numériques, qui facilitent le traitement des grands ensembles de données. Le partage d’informations entre les autorités chargées des licences contribue en outre à réduire les chevauchements de processus et les doublons au niveau des obligations d’information. Les données peuvent également être collectées pour des raisons statistiques ou inférentielles, et elles peuvent ensuite servir à mieux informer les décideurs.

Ne pas passer au numérique sans avoir au préalable simplifié. La première étape du passage au numérique devrait être la simplification. En effet, les principaux obstacles à l’efficience concernant les L&P résident généralement dans les complexités juridiques ou procédurales, le manque de coordination des institutions et l’utilisation d’un langage trop technique et complexe. Ces obstacles ne disparaîtront pas simplement en passant au numérique. En réalité, si les processus sont inefficients, le passage au numérique peut au contraire entraîner une bureaucratie encore plus lourde, un accroissement de l’inefficience et des obstacles encore plus importants à la conformité. Les technologies émergentes, telles que l’intelligence artificielle ou la technologie de blockchain, peuvent soutenir les processus liés aux L&P, par exemple grâce à l’identification des entreprises ne disposant pas de licence ou à l’évaluation ou l’anticipation des risques. Les outils d’IA peuvent analyser de vastes ensembles de données afin de détecter des schémas de non-conformité et d’améliorer le contrôle réglementaire. Toutefois, avant que l’IA ne soit pleinement intégrée dans les systèmes de L&P, elle doit faire l’objet de tests et d’évaluations rigoureux – par exemple dans le cadre d’un projet pilote – afin de garantir la fiabilité, l’exactitude et le respect des normes éthiques et juridiques.

Adopter une approche du passage au chiffrage numérique de bout en bout. Grâce à un passage au numérique de bout en bout, toutes les activités et toutes les étapes d’un processus lié aux L&P, du début jusqu’à la fin, sont gérées numériquement. Avec l’adoption de cette approche, le processus administratif peut voir son efficience améliorée sur deux plans : premièrement, les tâches qui nécessitent des ressources humaines substantielles sont éliminées, ce qui accélère la procédure et supprime les obstacles. Deuxièmement, cela réduit les erreurs induites par une intervention ou une exécution manuelles (et donc les ressources nécessaires pour y remédier).

Établir une stratégie numérique à long terme pour les L&P. Si les pouvoirs publics ont généralement des objectifs et des calendriers ambitieux, il est fondamental de reconnaître que le passage au numérique est un projet de longue durée, qui se concrétisera au mieux grâce à des efforts graduels. Pour chaque étape du passage au numérique, il peut être plus efficace de déployer des projets (ou des fonctionnalités) numériques bien définis, à court terme et progressifs, plutôt que d’attendre longtemps pour lancer un grand projet. Cela réduit le risque lié à la mise en œuvre et augmente la probabilité de réussite et d’obtention d’une maturité suffisante pour l’adoption d’outils numériques. De manière plus générale, l’adoption d’une stratégie collective de passage au numérique pour les différents organismes publics peut faciliter l’utilisation de technologies et de formats communs et promouvoir un plus vaste partage des données.

4.3. Rendre les processus liés aux L&P clairs et accessibles aux usagers

Employer des formulations simples, claires, concises et compréhensibles dans les cadres réglementaires liés aux L&P. Les cadres réglementaires liés aux L&P sont souvent rédigés dans un vocabulaire technique difficile à comprendre. Adopter une approche centrée sur l’humain ou sur l’entreprise signifie être conscient des obstacles potentiels à l’accès que peut générer, pour les entités encadrées et les parties prenantes, un langage ou un processus trop complexe. Pour ce qui concerne les L&P, cela implique d’utiliser un langage simple et clair à la fois dans les processus liés aux L&P et les cadres juridiques, mais aussi dans les mécanismes connexes tels que les procédures de réclamation et de recours. On facilite ainsi l’amélioration de l’engagement à l’égard des L&P, notamment une plus grande conformité, une meilleure compréhension des risques et une confiance accrue dans les autorités compétentes. C’est également un moyen important d’atteindre les parties prenantes souvent marginalisées qui peuvent être directement touchées par les processus liés aux L&P, comme les microentreprises ou les usagers vulnérables.

Se servir des canaux et formats de communication les plus adaptés pour communiquer et donner accès aux processus liés aux L&P. Une approche centrée sur l’humain et sur l’entreprise implique également de prendre en compte les lacunes technologiques et les fractures numériques qui peuvent avoir une incidence sur l’accessibilité. Au nombre des mesures ciblées que peuvent prendre les autorités chargées des L&P pour remédier à ce problème, on peut citer les guichets uniques ou les portails centraux en ligne, faciles à consulter et à utiliser par les parties prenantes. Il convient toutefois de noter que les outils numériques peuvent ne pas convenir aux investisseurs étrangers ou aux particuliers ou personnes ayant un accès limité à l’internet, une faible culture numérique ou un handicap. Par conséquent, en plus des canaux numériques, il convient de proposer des solutions en personne adaptées au contexte du processus lié aux L&P, au secteur et à la population concernée. En outre, les autorités chargées des L&P peuvent mener des consultations avec les parties prenantes afin de mieux comprendre la langue et les canaux qui devraient être utilisés pour publier et communiquer sur les processus et les exigences liés aux L&P. Cela peut aider à hiérarchiser les besoins d’information des parties prenantes et à garantir plus avant l’accessibilité et la facilité d’utilisation des outils en ligne et des sites web.

Associer des parties prenantes à la définition des outils, processus, critères et conditions relatifs aux L&P. Lorsqu’elles définissent leur approche des L&P, les autorités devraient dialoguer avec les parties prenantes, les entités encadrées et toute autre partie intéressée ou affectée (y compris les citoyens et les entreprises) tout au long du processus. Les processus de dialogue devraient être proportionnés aux caractéristiques du projet (par exemple sa taille, sa sensibilité politique, son impact environnemental, la population concernée) (Addison, 2024[21]). Il s’agit de comprendre et de limiter les conséquences négatives qui peuvent découler des risques et de l’incertitude que ces parties prenantes peuvent connaître. Ainsi, il faudrait redoubler d’efforts pour associer les parties prenantes aux principaux processus liés aux L&P, à savoir ceux qui concernent les infrastructures et les industries extractives. Il est crucial d’associer les parties prenantes à un stade précoce des processus liés aux L&P et de manière significative (Addison, 2024[21]). L’une des approches adoptées par certaines autorités locales sur les questions d’action publique consiste à recourir à des processus délibératifs représentatifs. Dans ce cas, un groupe de personnes globalement représentatif évalue les données factuelles, délibère pour trouver un terrain d’entente puis élabore des recommandations d’action détaillées ou des mesures d’intervention (OCDE, 2022[22]).