Licences et permis

Principe n^o 5 : Alléger les processus liés aux L&P et préserver une certaine souplesse

 

Définition du Principe
Il convient de réduire les contraintes et la complexité en rationalisant et normalisant les processus liés aux licences et permis, en s’appuyant sur une coordination renforcée entre les différents secteurs de l’administration. Dans le même temps, ces processus devraient être conçus, mis en œuvre et suivis avec une certaine souplesse afin de s’adapter aux circonstances changeantes et de promouvoir l’innovation, tout en faisant le meilleur usage des ressources disponibles.
Sous-principes	Critères
5.1 Assurer une coordination entre les différents secteurs de l’administration	Encourager la coordination horizontale entre les autorités chargées des L&P, mais aussi verticale entre différents niveaux de l’administration Partager les informations utiles à la délivrance des L&P – quelle est la nature de l’activité, quels sont les risques qui peuvent en résulter, et qui peut être impacté Suivre une logique fondée sur les événements de vie afin d’appréhender tout le vécu des personnes et des entreprises
5.2 Simplifier et normaliser les processus liés aux L&P afin de réduire la complexité	Ne conserver que les processus et les obligations de communication d’informations strictement nécessaires Normaliser les processus liés aux L&P à des fins de clarté et d’efficience
5.3 Faire en sorte que les processus liés aux L&P conservent une certaine souplesse et puissent être adaptés à l’évolution des besoins	Promouvoir des outils et des mécanismes de délivrance des L&P qui favorisent l’innovation Simplifier les procédures de modifications des permis dans la mesure du possible Mettre en œuvre des dispositions adaptables pour faire face aux situations d’urgence

Les processus liés aux L&P devraient être conçus pour réduire les contraintes et la complexité pour les personnes et entités assujetties à la réglementation tout en faisant le meilleur usage des ressources disponibles. Pour y parvenir, différents échelons de l’administration doivent se coordonner étroitement, en veillant à ce que les autorités chargées de la délivrance des licences coopèrent en vue d’éliminer les doublons et de simplifier les procédures.

Il est essentiel de normaliser et de simplifier les processus liés aux L&P pour créer un système plus homogène et accessible qui favorise la conformité et réduise la complexité administrative.

Un aspect tout aussi important est que les systèmes de L&P doivent être souples et pouvoir s’adapter à l’évolution des besoins et aux difficultés imprévues. En restant adaptables, les cadres réglementaires peuvent promouvoir l’innovation et rester agiles face aux nouvelles technologies et aux risques émergents.

5.1. Assurer une coordination entre les différents secteurs de l’administration

Encourager la coordination horizontale entre les autorités chargées des L&P, mais aussi verticale entre différents niveaux de l’administration. Une coordination efficace suppose la participation des différents acteurs impliqués dans la délivrance des L&P, depuis les décideurs stratégiques jusqu’aux fonctions opérationnelles, et à tous les niveaux de l’administration. Cette coordination contribue à garantir la cohérence des approches, des méthodes et des exigences, tout en minimisant les doublons, les chevauchements ou les lacunes dans la collecte d’informations et la gestion des processus liés aux L&P. Les pouvoirs publics peuvent envisager de mettre en place des guichets uniques afin d’adopter une approche centralisée de la délivrance des permis, conformément aux Principes de bonne pratique de l’OCDE en matière de création de guichets uniques à l’usage des entreprises et des particuliers (OCDE, 2020[8]). En outre, la cohérence de la réglementation est mise à mal lorsque différentes institutions utilisent différents cadres d’évaluation des risques dans un même domaine réglementaire. Conformément au Principe 2, l’harmonisation des outils d’évaluation des risques entre les différents niveaux d’administration contribue à simplifier davantage encore les processus réglementaires.

Partager les informations utiles à la délivrance des L&P – quelle est la nature de l’activité, quels sont les risques qui peuvent en résulter, et qui peut être impacté. Une coordination efficace suppose que l’information circule entre les différentes autorités chargées d’un processus lié aux L&P. Il s’agit notamment des autorités de contrôle et d’inspection, des autorités qui délivrent des licences dans des domaines étroitement liés, et d’autres organismes publics qui gèrent des données et des informations utiles pour le système de L&P. Des accords institutionnels ou d’autres mécanismes peuvent être nécessaires pour créer un environnement de partage des données étayé par des mécanismes appropriés de communication et de collaboration. Le partage de l’information évite en outre que les personnes et les entités assujetties à la réglementation aient à communiquer deux fois les mêmes renseignements et garantit que les informations déjà diffusées par une autorité soient connues (et accessibles) – informations sur le type d’activité, le nombre de travailleurs, le type de produits utilisés, la localisation géographique, etc., mais aussi informations sur les risques, la conformité et les mesures d’atténuation des risques. Toutes les initiatives de partage des données doivent bien évidemment tenir compte des règles de protection des données applicables.

Suivre une logique fondée sur les événements de vie1 afin d’appréhender tout le vécu des personnes et des entreprises. L’adoption collective d’une logique fondée sur les événements de vie peut améliorer l’efficacité de la coordination entre les autorités chargées d’octroyer des licences. Selon cette logique, les activités administratives sont appréhendées sous l’angle de la vie quotidienne des personnes et entités assujetties à la réglementation. Citons à titre d’exemple la cartographie de « l’itinéraire » suivi par des personnes et des entreprises pour atteindre un certain objectif tel que l’ouverture d’un restaurant ou la construction d’une maison. Appliquée aux L&P, cette approche illustre les différentes procédures, mesures et informations obligatoires requises pour qu’une personne ou une entreprise puisse atteindre l’objectif visé (ex. autorisations d’urbanisme, évaluations environnementales pour garantir le démarrage d’opérations). La logique fondée sur les événements de vie suppose que toutes les autorités concernées collaborent — selon une approche à l’échelle de l’ensemble de l’administration — afin de cartographier l’itinéraire. En examinant les processus liés aux L&P du point de vue de la personne ou de l’entité assujettie à la réglementation, l’approche fondée sur les événements de vie peut améliorer l’expérience de l’usager en exigeant des autorités compétentes qu’elles collaborent en utilisant le même vocabulaire. Elle permet aussi de mettre en évidence les demandes d’informations en double faites pendant le processus lié aux L&P, tout en révélant les lacunes en termes d’informations ou de processus. En résumé, cette approche peut contribuer à réduire la complexité et à alléger la charge liée aux processus liés aux L&P, tout en mettant en lumière de nouvelles possibilités de clarifier, simplifier et transformer sa mise en œuvre pratique (y compris par des moyens numériques).

5.2. Simplifier et normaliser les processus liés aux L&P afin de réduire la complexité

Ne conserver que les processus et les obligations de communication d’informations strictement nécessaires. Pour réduire au minimum les contraintes, la complexité et les répercussions négatives éventuelles sur la croissance, les processus et les obligations de communication d’informations en lien avec les L&P devraient être simplifiés autant que possible. La simplification devrait suivre une approche fondée sur les événements de vie, selon laquelle les autorités responsables des L&P s’intéressent à « l’itinéraire réglementaire » global des personnes et des entreprises (comme décrit au point 5.1 ci-dessus). La simplification repose aussi sur une approche fondée sur les risques. À cette fin, seules les procédures, approbations et obligations déclaratives rigoureusement nécessaires pour atteindre l’objectif voulu (garantir la sécurité intrinsèque d’une usine pour les travailleurs et l’environnement pour éviter qu’elle n’explose dès sa mise en service, par exemple) devraient s’appliquer. Les doublons et chevauchements sont à proscrire.

Normaliser les processus liés aux L&P à des fins de clarté et d’efficience. Les processus, formats, langues et canaux de communication devraient être simples et harmonisés entre les différentes autorités chargées des L&P et des différents niveaux de l’administration. La collecte d’informations, leur traitement ainsi que le processus de prise de décision des autorités chargées des L&P pourront ainsi être efficaces. En outre, les entreprises et les citoyens qui sollicitent une licence ou un permis pourront ainsi suivre une procédure claire et simple. Les autorités chargées des L&P ne devraient adopter une approche différenciée que si l’évaluation des risques et des objectifs révèle que c’est la meilleure option. En pareils cas, les différences éventuelles dans les processus liés aux L&P devraient reposer sur une évaluation des risques et sur des éléments probants.

5.3. Faire en sorte que les processus liés aux L&P conservent une certaine souplesse et puissent être adaptés à l’évolution des besoins

Promouvoir des outils et des mécanismes liés aux L&P qui favorisent l’innovation. Pour gérer efficacement les risques inconnus résultant de l’innovation, la réglementation doit évoluer au rythme des technologies émergentes et des nouveaux modèles économiques. La Recommandation du Conseil en faveur d’une gouvernance réglementaire agile permettant de mettre l’innovation à profit [OECD/LEGAL/0464] propose aux pouvoirs publics des bonnes pratiques à cet égard. Les autorités peuvent adopter des outils pour tester les exigences et cadres applicables aux L&P sur de nouveaux marchés, par exemple en mettant en place des « bacs à sable » réglementaires. Ces approches innovantes permettent aux entreprises et aux personnes d’opérer dans un cadre maîtrisé où elles peuvent tester de nouveaux produits, services ou modèles opérationnels dans des conditions réglementées. Cette flexibilité permet aux autorités de réunir des données, de comprendre l’état des risques et de mesurer le respect des obligations en temps réel. Par conséquent, les exigences en matière de L&P peuvent être actualisées en tant que de besoin, dès lors que les données empiriques le justifient. En favorisant ce cadre réglementaire dynamique, les autorités peuvent s’adapter rapidement aux transformations du marché, encourager l’innovation et faire en sorte que les cadres relatifs aux licences et permis restent pertinents et efficaces. L’entrée sur le marché de nouveaux acteurs s’en trouvera facilitée.

Simplifier les procédures de modifications des permis dans la mesure du possible. Les modifications ou améliorations graduelles de projets approuvés peuvent s’avérer difficiles pour les entreprises, surtout dans le cas de projets qui évoluent dans la durée et qui nécessitent des ajustements périodiques. Les autorités devraient mener une évaluation des risques et simplifier les procédures s’agissant des modifications posant peu de risques, par exemple en mettant en place des seuils de modification prédéfinis ou des approbations conditionnelles. Des instructions claires devraient être rédigées sur les circonstances dans lesquelles les règles de délivrance peuvent être modifiées après l’octroi d’une autorisation initiale sans devoir déposer une demande entièrement nouvelle.

Mettre en œuvre des dispositions adaptables pour faire face aux situations d’urgence. Les situations d’urgence telles que la récente crise du COVID-19 soulignent la nécessité de pouvoir déployer rapidement des services et produits essentiels au moment où la population en a le plus besoin. En établissant des processus de délivrance accélérée des autorisations, des permis temporaires et des cadres réglementaires évolutifs, les autorités peuvent autoriser rapidement des prestataires qualifiés en situation d’urgence. Cette souplesse permet d’augmenter rapidement l’offre de ressources critiques, comme les services de santé, l’approvisionnement d’urgence et le soutien aux infrastructures, tout en continuant d’exercer la surveillance nécessaire pour garantir la sécurité et le respect des règles (voir par exemple (OCDE, 2021[23])). Par conséquent, ces régimes adaptatifs liés aux L&P permettent aux autorités compétentes de répondre plus efficacement aux crises, d’en atténuer les effets et de soutenir les efforts de reprise en temps voulu.

Note

← 1.  Événement de la vie : changement de situation d’un usager qui génère un besoin d’utilisation d’un ou de plusieurs services administratifs publics, et qui peut nécessiter une coordination et une intégration entre différents prestataires de services (OCDE, 2024[29]).