Encourager la coordination horizontale entre les autorités chargées des L&P, mais aussi verticale entre différents niveaux de l’administration. Une coordination efficace suppose la participation des différents acteurs impliqués dans la délivrance des L&P, depuis les décideurs stratégiques jusqu’aux fonctions opérationnelles, et à tous les niveaux de l’administration. Cette coordination contribue à garantir la cohérence des approches, des méthodes et des exigences, tout en minimisant les doublons, les chevauchements ou les lacunes dans la collecte d’informations et la gestion des processus liés aux L&P. Les pouvoirs publics peuvent envisager de mettre en place des guichets uniques afin d’adopter une approche centralisée de la délivrance des permis, conformément aux Principes de bonne pratique de l’OCDE en matière de création de guichets uniques à l’usage des entreprises et des particuliers (OCDE, 2020[8]). En outre, la cohérence de la réglementation est mise à mal lorsque différentes institutions utilisent différents cadres d’évaluation des risques dans un même domaine réglementaire. Conformément au Principe 2, l’harmonisation des outils d’évaluation des risques entre les différents niveaux d’administration contribue à simplifier davantage encore les processus réglementaires.
Partager les informations utiles à la délivrance des L&P – quelle est la nature de l’activité, quels sont les risques qui peuvent en résulter, et qui peut être impacté. Une coordination efficace suppose que l’information circule entre les différentes autorités chargées d’un processus lié aux L&P. Il s’agit notamment des autorités de contrôle et d’inspection, des autorités qui délivrent des licences dans des domaines étroitement liés, et d’autres organismes publics qui gèrent des données et des informations utiles pour le système de L&P. Des accords institutionnels ou d’autres mécanismes peuvent être nécessaires pour créer un environnement de partage des données étayé par des mécanismes appropriés de communication et de collaboration. Le partage de l’information évite en outre que les personnes et les entités assujetties à la réglementation aient à communiquer deux fois les mêmes renseignements et garantit que les informations déjà diffusées par une autorité soient connues (et accessibles) – informations sur le type d’activité, le nombre de travailleurs, le type de produits utilisés, la localisation géographique, etc., mais aussi informations sur les risques, la conformité et les mesures d’atténuation des risques. Toutes les initiatives de partage des données doivent bien évidemment tenir compte des règles de protection des données applicables.
Suivre une logique fondée sur les événements de vie1 afin d’appréhender tout le vécu des personnes et des entreprises. L’adoption collective d’une logique fondée sur les événements de vie peut améliorer l’efficacité de la coordination entre les autorités chargées d’octroyer des licences. Selon cette logique, les activités administratives sont appréhendées sous l’angle de la vie quotidienne des personnes et entités assujetties à la réglementation. Citons à titre d’exemple la cartographie de « l’itinéraire » suivi par des personnes et des entreprises pour atteindre un certain objectif tel que l’ouverture d’un restaurant ou la construction d’une maison. Appliquée aux L&P, cette approche illustre les différentes procédures, mesures et informations obligatoires requises pour qu’une personne ou une entreprise puisse atteindre l’objectif visé (ex. autorisations d’urbanisme, évaluations environnementales pour garantir le démarrage d’opérations). La logique fondée sur les événements de vie suppose que toutes les autorités concernées collaborent — selon une approche à l’échelle de l’ensemble de l’administration — afin de cartographier l’itinéraire. En examinant les processus liés aux L&P du point de vue de la personne ou de l’entité assujettie à la réglementation, l’approche fondée sur les événements de vie peut améliorer l’expérience de l’usager en exigeant des autorités compétentes qu’elles collaborent en utilisant le même vocabulaire. Elle permet aussi de mettre en évidence les demandes d’informations en double faites pendant le processus lié aux L&P, tout en révélant les lacunes en termes d’informations ou de processus. En résumé, cette approche peut contribuer à réduire la complexité et à alléger la charge liée aux processus liés aux L&P, tout en mettant en lumière de nouvelles possibilités de clarifier, simplifier et transformer sa mise en œuvre pratique (y compris par des moyens numériques).