Notice de protection des données personnelles pour les événements de l’OCDE

L’OCDE recueille les données relatives aux inscriptions des participants afin d’organiser et d’administrer les événements. Il peut s’agir du nom, des coordonnées, de l’affiliation et d’autres informations contextuelles, ainsi que des choix de participation à l’événement et des exigences alimentaires ou d’accessibilité.

Pour les intervenants, les modérateurs ou les membres des panels, des données personnelles supplémentaires telles que des biographies, des photographies, des affiliations et des supports de présentation peuvent être collectées et utilisées pour la préparation des ordres du jour, des supports et des communications connexes.

Lorsque cela est nécessaire pour l’événement, les données d’inscription peuvent également inclure des informations sur les voyages, les passeports et les autres informations connexes afin de faciliter l’organisation des voyages et l’obtention des visas, ainsi que de contribuer à la sécurité de l’événement et aux contrôles d’accès. Ces informations ne sont collectées que lorsqu’elles sont pertinentes pour les modalités spécifiques de l’événement et utilisées uniquement à ces fins.

Les données d’inscription peuvent être partagées avec les co-organisateurs, les hôtes et les prestataires de services sous contrat lorsque cela est nécessaire pour la gestion des événements, le contrôle d’accès, le soutien aux participants, la communication ou les dispositions connexes relatives aux événements. 

Les données relatives aux inscriptions sont traitées par l’intermédiaire de systèmes et de plateformes événementielles gérés par l’OCDE, y compris des plateformes gérées par des prestataires de services pour le compte de l’Organisation. Il s’agit notamment d’Inwink (France), de Microsoft (Irlande) et de Zoom (Allemagne). Dans le cas d’événements virtuels ou hybrides, les données d’activité des participants sur la plateforme peuvent être traitées pour permettre l’accès au contenu de l’événement et l’interaction avec d’autres participants.

Les données personnelles relatives à la participation à l’événement sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour organiser l’événement et mener les activités de suivi correspondantes, conformément aux politiques de conservation de l’OCDE.

L’OCDE réalise des enregistrements audios de certains événements afin d’aider le personnel à préparer les comptes rendus de réunions. L’accès à ces enregistrements est limité au personnel concerné. Certains événements sont enregistrés en vidéo pour être diffusés sur le web ou conservés pour être visionnés ultérieurement à la demande. L’objectif de ces enregistrements est d’élargir l’accès à un public plus large. Pour certaines réunions, des photos sont prises pour faciliter la communication et la publicité. Lorsqu’une réunion est enregistrée ou photographiée, les organisateurs peuvent en informer les participants inscrits en leur fournissant des informations complémentaires. Les enregistrements et les photos sont conservés aussi longtemps que nécessaire, en fonction de l’objectif poursuivi, conformément aux politiques de conservation de l’OCDE.

En vertu des Règles, vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles et de les rectifier, ainsi que de vous opposer à leur traitement et de demander leur effacement dans certaines circonstances. Pour exercer ces droits en lien avec les données liées à l’événement, contactez l’organisateur de l’événement.

Si vous avez d’autres questions ou réclamations liées au traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le Délégué à la protection des données. Si vous avez besoin d’une assistance supplémentaire pour résoudre des réclamations liées à la protection des données personnelles, vous pouvez contacter le Commissaire à la protection des données. Des informations supplémentaires sur la protection des données personnelles sont disponibles ici.