Note d’information à l’intention des participants aux examens par les pairs

 

Soucieux de préserver la pertinence de son processus d’examen par les pairs pour les pays Membres, le CAD soumet celui-ci à des évaluations régulières. Veuillez noter qu'une mise à jour de ce texte sera bientôt disponible.

Le processus d’examen par les pairs du Comité d’aide au développement

Le Comité d’aide au développement (CAD) se veut une instance au sein de laquelle les donneurs bilatéraux peuvent échanger des données d’expérience et aborder des questions qui les intéressent ou les préoccupent tous. Son objectif fondamental est de contribuer à une amélioration permanente des efforts déployés par ses Membres dans tous les domaines de l’aide au développement, grâce à la mise en commun de pratiques optimales et au renforcement de la coordination et de la collaboration. Afin de favoriser l’apprentissage, le CAD procède à intervalles réguliers (tous les 3 à 4 ans en moyenne) à l’examen et l’évaluation du système de coopération pour le développement de chacun de ses Membres. Son but est en l’espèce de favoriser une amélioration continue des pratiques en matière de coopération pour le développement dans un environnement complexe en mutation rapide. Chaque examen débouche sur des recommandations et suggestions, et un suivi est prévu afin de s’assurer que les enseignements dégagés se traduisent effectivement par une amélioration des pratiques sous-tendant les programmes et politiques des Membres en matière de coopération pour le développement.

Les examens par les pairs ont pour principaux objectifs de :

  • permettre un suivi des politiques et programmes des Membres du CAD en matière de coopération pour le développement, et aussi en évaluer l’efficacité et apprécier les moyens mis en oeuvre et les résultats obtenus au regard des grands objectifs et principes convenus au sein du CAD ainsi que des objectifs fixés à l’échelon national ;
  • contribuer à améliorer la performance individuelle et collective en matière d’aide, sur un plan aussi bien qualitatif que quantitatif ;
  • mettre des rapports comparatifs et des analyses crédibles à la disposition du grand public dans les pays de l’OCDE, et de la communauté internationale ;
  • recenser des pratiques optimales, partager des données d’expérience et faciliter la coordination.

Le rôle des pairs

Pour chaque examen, le Secrétariat, en consultation avec le CAD, choisit deux Membres pour assumer le rôle d’« examinateurs ». Ceux-ci peuvent se faire représenter par leurs délégués au CAD ou par des agents des services centraux ou de missions locales de leur organisme d’aide. Les examinateurs font partie intégrante de l’équipe chargée de l’examen, laquelle englobe également des membres du Secrétariat et le Président du CAD. Ils sont considérés comme les représentants du CAD dans son ensemble et ont pour mission de contribuer au processus d’examen par les pairs et d’en retirer des enseignements. Ils sont supposés jouer un rôle actif à toutes les étapes du processus : planification, visites sur le terrain et dans la capitale du pays examiné, établissement du rapport d’examen, du document récapitulant les questions à approfondir à l’occasion de la réunion consacrée à l’examen et du communiqué de presse du Président. Ce sont également eux qui assurent la conduite des débats pendant la réunion consacrée à l’examen.

Calendrier

En moyenne, un examen par les pairs s’étale sur six mois, du stade de la planification et de la recherche d’informations jusqu’à la réunion consacrée à l’examen par les pairs proprement dit, qui se tient au siège de l’OCDE. Compte tenu du nombre d’acteurs que fait intervenir le processus et des problèmes logistiques qui en découlent, il n’est pas toujours possible de respecter exactement le calendrier estimatif préétabli. De ce fait, l’échéancier qui est fourni ici des différentes activités doit être regardé comme purement indicatif, l’ordre de ces activités et leur durée pouvant varier en fonction de la situation.

Déroulement d’un examen

Pour les représentants des examinateurs et du Membre examiné, le processus d’examen comprend sept phases bien distinctes : (i) la préparation, (ii) des visites sur le terrain, (iii) une visite dans la capital du pays examiné, (iv) la réunion consacrée à l’examen, (v) une séance de finalisation du texte, (vi) la publication, et (vii) le suivi. Les examinateurs, le pays examiné et le Secrétariat entretiennent des relations suivies tout au long du processus. Le calendrier type d’un examen par les pairs est récapitulé à la fin de la présente annexe.

i) Préparation

Dès que le pays qui fera l’objet d’un examen a été sélectionné et que la date de la réunion consacrée à cet examen a été arrêtée, les autorités compétentes en sont averties. Le Secrétariat choisit ensuite les examinateurs et une réunion est organisée entre l’équipe chargée de l’examen et des représentants du pays examiné pour étudier les dispositions à prendre.

Le pays examiné est invité à communiquer au Secrétariat tous les documents qui peuvent se révéler utiles, documents qui doivent être rédigés dans une des langues officielles de l’Organisation (anglais ou français). Tous les Membres du CAD remettent en outre un mémorandum chaque année, habituellement vers la mi-juillet. En lieu et place de mémorandum, ils peuvent transmettre leur rapport annuel, sous réserve que celui-ci respecte la présentation convenue par le CAD pour les mémorandums.

ii) Visites sur le terrain

Objet : Les visites sur le terrain visent à donner un aperçu de la manière dont les politiques sont mises en œuvre sur le terrain. Ces brèves missions n’ont pas pour but d’apprécier de façon approfondie la pertinence et l’efficacité du programme défini par le Membre examiné dans le pays en question, ni d’évaluer des projets particuliers. L’équipe chargée de l’examen ne doit pas chercher à cerner les problèmes spécifiques auxquels se heurte le pays visité et les moyens par lesquels le Membre examiné s’applique à y apporter des solutions adaptées mais tenter de mettre en évidence des caractéristiques générales ou systémiques, qui valent également ailleurs, et des méthodes de coopération pour le développement adoptées par le pays examiné.

Nombre : Actuellement, une ou deux visites sur le terrain sont effectuées dans le cadre de chaque examen, auxquelles participent habituellement deux membres du Secrétariat et un ou plusieurs représentants des pays examinateurs. Au moins une visite sur le terrain est prévue avant la visite dans la capitale du pays examiné afin que les examinateurs disposent d’éléments concrets pour alimenter leurs échanges de vues avec les services centraux du pays examiné.

Durée : Le temps imparti à chaque visite, habituellement environ une semaine, se répartit entre les voyages et des rencontres avec une multitude d’acteurs, parmi lesquels des fonctionnaires du pays partenaire, des bénéficiaires des projets, des représentants de la société civile et d’autres donneurs présents dans le pays. Souvent un compte rendu de mission, intégrant les conclusions de la visite sur le terrain, est établi par un ou plusieurs membres de l’équipe chargée de l’examen ; ce compte rendu est habituellement diffusé séparément ou inclus sous forme d’annexe au rapport publié de l’examen par les pairs. Lorsque deux visites sur le terrain sont effectuées, elles se déroulent généralement dans des régions différentes et sont structurées de manière à refléter le contenu du programme d’aide du pays examiné.

Séquence des opérations :

  • Choix du pays et financement : En consultation avec le Secrétariat, le Membre examiné choisit, sur la base de diverses considérations, le pays où sera effectuée une visite dans le cadre de l’examen, lequel doit être représentatif de son programme de coopération pour le développement. La participation du Secrétariat à des visites sur le terrain n’étant pas prévue dans le budget de l’OCDE, il est en outre demandé au pays examiné de prendre ces frais à sa charge.
  • Documentation : Une fois décidé le pays où sera effectuée une visite, le Membre examiné fournit aux examinateurs et au Secrétariat toutes les informations utiles sur son programme de coopération avec ce pays, notamment sa stratégie-pays, les accords bilatéraux conclus, les rapports réguliers, les rapports d’évaluation, les synthèses des rapports financiers. Il doit en outre s’efforcer d’assurer la traduction en anglais ou en français de tous ces documents.
  • Questionnaire : Un questionnaire est adressé au pays examiné à peu près un mois avant la mission, afin de lui faire savoir les questions qui seront abordées en priorité lors de la visite. La rédaction de ce questionnaire relève de la responsabilité du Secrétariat. Le questionnaire est ensuite communiqué aux examinateurs afin de recueillir leurs observations et suggestions avant d’être envoyé au Membre examiné. En même temps que le questionnaire, le représentant du pays examiné reçoit une lettre officielle lui rappelant brièvement en quoi consiste le processus et lui demandant d’organiser des rencontres avec divers acteurs, notamment des agents de sa mission locale, des bénéficiaires, des personnalités locales, et des représentants de la société civile.
  • Programme : Le questionnaire permet de mettre en évidence les domaines auxquels l’équipe chargée de l’examen entend s’intéresser en priorité et exerce donc une influence déterminante sur les dispositions que doit prendre le pays examiné pour l’organisation de la visite sur le terrain. Un projet de programme est soumis à l’équipe chargé de l’examen bien avant la date prévue de la visite afin que le Secrétariat et les examinateurs puissent donner leur avis et proposer d’éventuels ajustements.
  • Visite proprement dite : La mission locale du Membre examiné se charge de l’organisation pratique de la visite elle-même, en particulier de la fixation des rendez-vous avec les acteurs locaux, de la programmation des visites sur le site de projets, des réservations d’hôtel, du transport, etc.

Participation et coordination : Préalablement à la visite sur le terrain, l’équipe chargée de l’examen peut tenir une réunion préparatoire afin de définir le rôle qui reviendra à chacun de ses membres. Les tâches précises et le degré d’implication des examinateurs sont décidés au cas par cas en consultation avec le Secrétariat sur la base de diverses considérations telles que leurs compétences dans un domaine particulier, les contraintes de temps, etc. Les examinateurs peuvent être invités à prendre en charge un thème/domaine spécifique, et les questions correspondantes. A la fin de la visite, les conclusions sont débattues entres les membres de l’équipe. Les examinateurs jouent un rôle important dans ce processus auquel leur contribution active est encouragée. Ces conclusions préliminaires sont aussi communiquées au pays examiné, ce qui offre l’occasion de procéder à un échange de vues sur les aspects positifs du programme aussi bien que sur les problèmes qu’il soulève. Cette interaction et cette mise en commun des conclusions de manière ouverte constituent au fond partie intégrante du processus d’examen par les pairs et jouent un rôle essentiel dans la dynamique d’apprentissage sur laquelle est censé déboucher l’exercice.

iii) Visite dans la capitale du Membre examiné

Objet : La visite dans la capitale du pays examiné constitue la principale mission d’observation réalisée par l’équipe chargée de l’examen. Elle couvre tous les aspects du programme du Membre examiné et comporte des entretiens/réunions avec tout un éventail d’entités fonctionnelles au sein du ministère/organisme responsable de l’aide. Des rencontres avec des membres du Parlement, de même qu’avec les organismes de coordination des ONG sont également fréquentes à cette occasion. Il arrive aussi que des informations et des critiques utiles soient recueillies auprès d’universitaires et de centres de recherche.

Une seule visite dans la capitale est normalement prévue, mais deux peuvent se révéler nécessaires dans certains cas. Participent en règle générale à ces visites, qui sont habituellement conduites par le Directeur ou le Directeur adjoint et durent quatre à cinq jours, deux ou trois autres agents du Secrétariat et un ou deux représentants de chaque pays examinateur. Elles débutent et se terminent souvent par un entretien avec le responsable de l’organisme d’aide et comportent habituellement une rencontre avec le Ministre de la coopération pour le développement ou des affaires étrangères.


Séquence des opérations :

  • Documentation : Comme pour les visites sur le terrain, une documentation complète doit être fournie préalablement à la mission, en anglais ou français.
  • Questionnaire : La mission dans la capitale est préparée au moyen d’une série de questions établies par le Secrétariat et adressées au préalable au pays examiné. Là encore, les examinateurs sont consultés et ont la possibilité de faire valoir leur point de vue.
  • Programme : Le questionnaire permet de mettre en évidence les domaines et problèmes qui retiennent en priorité l’attention de l’équipe chargée de l’examen et doit donc servir de fil conducteur pour l’organisation de la visite. Un projet de programme est soumis à l’équipe chargée de l’examen suffisamment à l’avance pour que ses membres puissent donner leur avis et proposer d’éventuels ajustements.
  • Réunions préparatoires : Afin de préparer la visite dans la capitale, les agents intéressés du Secrétariat et les représentants des examinateurs se réunissent parfois pour débattre de considérations générales et de l’organisation de la mission et, si nécessaire, assigner des tâches précises à chaque membre de l’équipe.
  • Visite proprement dite : Les services centraux de l’organisme d’aide du Membre examiné se chargent de l’organisation pratique de la visite elle-même, en particulier de la fixation des rendez-vous avec les acteurs intéressés, des réservations d’hôtel, du transport, etc.
  • Participation et coordination : A l’issue de la visite, les premières conclusions à en tirer sont débattues entre les membres de l’équipe et présentées aux représentants du pays examiné lors d’une réunion de fin de mission au cours de laquelle celui-ci peut faire valoir son point de vue et apporter des éléments complémentaires.

Réunion consacrée à l’examen par les pairs, à Paris

Déroulement général : L’apogée du processus d’examen est constitué par la réunion consacrée à l’examen par les pairs proprement dit, qui se tient au siège de l’OCDE à Paris et au cours de laquelle l’équipe chargée de l’examen présente ses conclusions et le CAD formule des recommandations à l’intention du Membre examiné. Cette réunion dure une journée complète et est suivie d’une séance de finalisation du texte au cours de la matinée du lendemain. La note sur les principales questions pour l’examen sert de trame aux échanges de vues et énonce les questions auxquelles le Membre examiné sera appelé à répondre (en règle générale les délégués auprès du CAD assistent à la réunion, où ils peuvent poser d’autres questions). Le projet de Principales conclusions et recommandations du CAD, le projet de rapport du Secrétariat, les comptes rendus des visites sur le terrain et le projet de communiqué de presse y sont également débattus.

Préparation : Le Secrétariat tient une réunion préparatoire avec les examinateurs et le Président du CAD peu avant l’examen, habituellement la veille. Celle-ci a pour objet de régler les questions générales d’ordre pratique liées à l’organisation de la réunion consacrée à l’examen et de répartir entre les examinateurs la présentation des questions à examiner.

Rôle du Président du CAD : Le Président du CAD conduit la réunion consacrée à l’examen par les pairs.

Rôle des examinateurs : Les examinateurs sont chargés de présenter les problèmes et interrogations recensés dans le document sur les principales questions à examiner. Ils doivent se préparer soigneusement, sur la base de la documentation qui leur a été fournie et en se procurant des éléments d’information complémentaires auprès de leur capitale et de leurs missions locales, afin d’être en mesure de participer activement à plusieurs séries de questions-réponses.

Rôle du Secrétariat : Le Secrétariat étant représenté au sein de l’équipe chargée de l’examen, il apporte un soutien aux examinateurs qui présentent les questions au pays examiné.

Rôle du Membre examiné : La délégation du pays examiné est normalement conduite par le chef du ministère/organisme compétent ou son adjoint et englobe d’autres agents intéressés de cette institution, y compris son Délégué au CAD. Le Membre examiné doit communiquer au Secrétariat et aux examinateurs la liste de ses représentants avant la réunion. La tradition veut que le communiqué de presse soit débattu au cours du déjeuner offert par le Membre examiné au Président du CAD, aux examinateurs et aux représentants du Secrétariat le jour de l’examen.

Rédaction : Le Secrétariat assure la rédaction du rapport d’examen (qui comporte deux sections), des comptes rendus des visites sur le terrain, du document récapitulant les principales questions à examiner et du communiqué de presse du Président du CAD. Il arrive que les comptes rendus de visites sur le terrain soient établis par des examinateurs, et ceux-ci apportent régulièrement leur contribution au rapport, sous forme d’encadrés exposant leur opinion sur des points précis. Les examinateurs fournissent aussi une contribution substantielle pour l’élaboration du document récapitulant les questions à poser au Membre examiné lors de la réunion consacrée à l’examen. Dans l’idéal, les examinateurs devraient jouer le premier rôle dans la préparation du document sur les questions à examiner.

Avant la diffusion du projet de rapport du Secrétariat sur le système d’information en ligne de l’OCDE (trois à quatre semaines avant la réunion consacrée à l’examen), une première version en est présentée d’abord aux examinateurs (une semaine), puis aux autorités du Membre examiné pour vérification des informations d’ordre factuel (une semaine) et enfin au Chef de la Division des examens des politiques d’aide et au Directeur de la DCD pour approbation finale.

Documentation présentée à la réunion :
En résumé, la documentation présentée pour chaque examen se compose des éléments suivants :

  • Le mémorandum ou le dernier rapport d’activité/rapport annuel établi par le Membre du CAD examiné. Ce document, qui est soumis chaque année par chaque Membre du CAD, habituellement vers la mi-juillet, est une source importante d’information pour l’élaboration du rapport du CAD. Un plan indicatif, assorti d’une liste de questions à aborder, en est fourni dans l’annexe 1 au document DCD/DAC(96)25.
  • Le Rapport de l’examen par les pairs établi par le Secrétariat en consultation avec les examinateurs. Il comporte deux sections :
  • Projet des principales conclusions et recommandations du CAD, où sont résumées les principales conclusions de l’équipe chargée de l’examen et formulées des recommandations de principe au nom du CAD.
  • L’intégralité du rapport du Secrétariat.
  • Les comptes rendus des visites sur le terrain rédigés par le Secrétariat ou un examinateur. Ceux-ci peuvent être diffusés à part ou intégrés dans le rapport du Secrétariat sous forme d’encadrés.
  • La Note sur les principales questions pour l’examen élaborée par le Secrétariat et les examinateurs et préalablement avalisée par le Président du CAD. Elle sert de trame aux échanges de vues pendant la réunion et met noir sur blanc les questions auxquelles le Membre examiné est appelé à répondre. Elle est mise sur OLIS deux à trois semaines avant la réunion.
  • Le communiqué de presse diffusé par le Président du CAD à l’issue de la réunion consacrée à l’examen par les pairs proprement dit. Un projet de communiqué est établi une semaine environ avant la réunion. Il est ensuite débattu par les représentants du Membre examiné et les examinateurs au déjeuner qui a lieu le jour de la réunion et est éventuellement modifié pour tenir compte de ce qui est ressorti des échanges de vues après la réunion. Dès que la version finale a été mise au point et approuvée par le Président du CAD, elle est publiée et affichée sur le site Internet de l’OCDE.
  • L’ordre du jour, qui contient la liste des documents sous-tendant l’examen et expose l’organisation générale de la réunion.

v) Finalisation du texte

Après la réunion consacrée à l’examen par les pairs, se tient une séance de rédaction, généralement dans la matinée du lendemain, au cours de laquelle les observations éventuellement formulées pendant la réunion du CAD sont incorporées dans les principales conclusions et recommandations. Sont également apportées au Rapport du Secrétariat les corrections qui en résultent. Participent à cette séance de rédaction, les examinateurs, les représentants du Membre examiné et le Secrétariat.

La séance de rédaction n’est pas destinée à permettre la négociation du texte avec le Secrétariat et les examinateurs. Les changements apportés à quelque document que se soit doivent être d’ordre purement factuel. Toutes les autres modifications proposées sont certes examinées, mais pas forcément adoptées. Par souci de transparence, tout désaccord concernant le langage utilisé ou les conclusions et recommandations des examinateurs doit être exprimé pendant la réunion elle-même afin que seuls soient pris en considération les points que les autres Membres jugent bon de retenir.

vi) Publication

Le rapport final est publié dans Les dossiers du CAD et peut faire l’objet d’une publication distincte (prépublication). Les dossiers du CAD paraissent tous les trois mois. Les pré-publications sont réalisées à la demande. Il revient au Membre examiné de régler avec la Direction des relations extérieures et de la communication (PAC) de l’OCDE tous les détails de la commande de pré-publications, en précisant le nombre d’exemplaires qu’il souhaite dans chaque langue. Le traitement d’une telle commande demande environ six à huit semaines.

vii) Suivi

Six à dix-huit mois après la tenue de la réunion consacrée à l’examen, le Président du CAD, parfois accompagné de représentants du Secrétariat, se rend dans la capitale du pays examiné. Cette visite de suivi a pour but de faire le point sur la mise en œuvre des recommandations formulées lors de la réunion. Le Membre examiné se charge de l’organisation de la visite et doit présenter toutes les informations utiles sur les mesures prises ou prévues suite à l’examen.

 

 

 

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