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Monitoring and evaluation within DGDC
Monitoring and evaluation are intended to guarantee the quality of development cooperation. Both help to reach as effectively as possible the objectives of our interventions. Drawing on past experiences can improve decision-making and future practices. Effective monitoring and evaluation enable DGDC to function as well as possible and to justify its activities to its stakeholders (e.g. ministers, parliament, the general public).
Monitoring
The OECD's Development Assistance Committee (DAC) defines monitoring as: a continuing function that uses systematic collection of data on an ongoing development and on specified indicators to provide management and the main stakeholders with indications of the extent of progress and achievement of objectives and progress in the use of allocated funds. Although DGDC itself does not implement the interventions that it finances or co-finances, DGDC has a political responsibility as a donor institution. DGDC has a duty to ensure that projects and their results are monitored, as monitoring is a part of the management of the interventions, which are implemented by the partners of DGDC.
Evaluation
The OECD/DAC defines evaluation as: a systematic, maximally objective assessment of an on-going or completed project, programme or policy and of its design, implementation and results whose aim is to determine the relevance and fulfilment of objectives, development efficiency, effectiveness, impact and sustainability. An evaluation must provide information that is credible and useful, enabling the incorporation of lessons learned into decision-making by both recipients and donors.
The Monitoring and Evaluation Department
The Monitoring and Evaluation (M&E) Department, which was restructured in 2003 and 2006, is an internal department that reports directly to DGDC's Director-General. Its main aim is to enhance DGDC's ability to learn from previous experience. The M&E Department also supports efforts of DGDC managers to focus more on results by boosting the organisation's monitoring and evaluation capacities and encouraging the active use of evaluation results.
The M&E Department cooperates closely with the Special Evaluation Unit (S0.4), an external unit created by Royal Decree in 2003 to evaluate strategies and policies relating to all types of cooperation projects and programmes carried out within the framework of Official Development Assistance (ODA).
As well as participating in evaluations organised by other DGDC departments, the M&E Department also manages the evaluations that it organises with independent consultants, who are hired through tenders at European level in accordance with the Belgian regulations for public contracts. Consultants are selected on the basis of their skills and their experience in evaluation and cooperation. Often tenders are awarded to consortia of consultancies with multidisciplinary teams from both the North and South. The M&E Department does the quality control of the evaluations. Furthermore, evaluations are organised in a participatory way, which means that various actors are involved at various levels, such as preparing the Terms of Reference, evaluating the offers, and monitoring the evaluation process. A multi-partner committee is also set up to offer guidance and ensure that the evaluation process runs smoothly.
Evaluation reports are communicated to the stakeholders, and the M&E Department organises feedback sessions. All the reports are posted on the intranet of the Federal Public Service Foreign Affairs. The main transversal evaluation reports produced by the department since 2003 can be consulted on this site. The M&E Department also initiates the management response in reaction to the conclusions and recommendations put forward in evaluation reports. It is the responsibility of the managers and stakeholders to ensure that these conclusions and recommendations are validated and used.
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Les fonctions de suivi et d'évaluation au sein de la DGCD
Le suivi et l'évaluation tendent tous deux à garantir la qualité de la coopération au développement. Ils contribuent à la réalisation la plus efficace possible des objectifs poursuivis au niveau des interventions. En tirant les leçons du passé on peut améliorer les pratiques futures et les prises de décisions. Un suivi et une évaluation efficaces aident la DGCD à remplir sa fonction de manière optimale et à justifier ses activités vis-à-vis de son environnement (ministre, parlement, opinion publique).
Le suivi
Conformément à la définition du Comité d'aide au développement (CAD) de l'OCDE, le suivi peut être considéré comme: un processus continu de collecte systématique d'informations, sur une action de développement en cours, selon les indicateurs choisis pour fournir aux gestionnaires et parties prenantes des éléments sur les progrès réalisés, les objectifs atteints et l'utilisation des fonds alloués. Bien que la DGCD ne mette pas elle-même en œuvre les interventions qu'elle finance ou cofinance, une responsabilité politique lui incombe en tant que bailleur de fonds. Elle se doit d'assurer le suivi des réalisations et des résultats de celles-ci. Le suivi réalisé par la DGCD fait partie de la gestion globale des interventions mises en œuvre par ses partenaires.
L'évaluation
L'OCDE/CAD définit l'évaluation comme étant une appréciation systématique et aussi objective que possible, d'un projet, d'un programme ou d'une politique en cours ou terminé(e), de sa conception, de sa mise en œuvre et de ses résultats, le but est de déterminer la pertinence, l'accomplissement des objectifs, l'efficience en matière de développement, l'efficacité, l'impact et la durabilité. Une évaluation doit fournir des informations crédibles et utiles permettant d'intégrer les leçons de l'expérience dans le processus de prise de décision des bénéficiaires et des bailleurs de fonds.
Le service de suivi et d'évaluation
Restructuré en 2003 et en 2006, le service suivi et évaluation (S&E) est un service interne qui dépend directement du Directeur Général de la DGCD. Sa mission principale est de contribuer à faire de la DGCD une entreprise apprenante qui sache tirer profit des leçons du passé. En participant au renforcement des capacités en suivi et en évaluation de la DGCD et en encourageant l'utilisation des résultats des évaluations, le service S&E appuie le management dans sa gestion axée sur les résultats.
Le service de S&E travaille en collaboration avec le service de l'Evaluateur Spécial (S0.4). Ce service externe créé par Arrêté Royal en 2003 est chargé de l'évaluation des stratégies et politiques de tout type de programmes et projets de coopération de l'Aide Publique au Développement (APD/ODA).
Outre sa participation à des évaluations organisées par d'autres services de la DGCD, le service S&E dirige des évaluations dont il confie l'exécution à des consultants indépendants. L'appel à la concurrence se fait au niveau européen dans le respect des procédures de marchés publics. Les consultants sont sélectionnés sur base de leurs compétences et expérience en évaluation et en coopération. Le plus souvent il est fait appel à des consortia de bureaux d'études regroupant des équipes multi-disciplinaires du Nord et du Sud. Le service S&E assure le contrôle de la qualité des évaluations. De plus, les évaluations se veulent participatives. Cela signifie que les acteurs concernés sont impliqués, à des niveaux divers, dans la préparation des Termes de Référence, dans la sélection des offres et dans le suivi du processus d'évaluation. Un comité inter partenaires est mis en place afin de suivre et de piloter le bon déroulement de l'évaluation.
Les rapports d'évaluation sont diffusés à qui de droit et le service S&E organise des séances de restitution (rétrocession). Tous les rapports sont disponibles sur le site intranet du Service Public Fédéral des Affaires étrangères. Les rapports des principales évaluations transversales menées par le service depuis 2003 sont disponibles sur ce site.
Le service S&E initie également la réaction du management sur les conclusions et recommandations des évaluations. Il revient ensuite au management et acteurs concernés de veiller à la validation et l'utilisation de celles-ci (rétroaction).
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DAC Criteria for Evaluating Development Assistance
Guidance For Managing Joint Evaluations
